Jak po 1 stycznia wystawiać faktury dla gminnych jednostek

Każda faktura sprzedażowa wystawiona gminnym jednostkom organizacyjnym, musi teraz zawierać podwójne dane.

Publikacja: 17.01.2017 01:00

Jak po 1 stycznia wystawiać faktury dla gminnych jednostek

Foto: 123RF

Do końca 2016 roku prawidłowe było wystawianie faktur na sprzedane towary i usługi gminnym jednostkom organizacyjnym (tj. jednostkom lub zakładom budżetowym gminy), tylko i wyłącznie z danymi tych jednostek. Czyli wyłącznie z danymi np. szkoły, przedszkola, Gminnego Ośrodka Opieki Społecznej (GOPS), Ośrodka Sportu i Rekreacji (OSiR), Zakładu Usług Komunalnych (ZUK) i innych.

Od 1 stycznia 2017r., tj. po wprowadzeniu na podstawie art. 3 specustawy o centralizacji (patrz podstawa prawna) obowiązkowej centralizacji rozliczeń VAT w gminach, jest to już nieprawidłowe. Od tego bowiem momentu faktury wystawiane tym jednostkom i im doręczane, muszą podawać głównie dane ich jednostki macierzystej (tj. gminy), z dodatkowym tylko umieszczeniem danych tych jednostek.

Oznacza to, iż od 1 stycznia 2017r. każda faktura sprzedażowa wystawiona gminnym jednostkom organizacyjnym, musi zawierać dubeltowe (podwójne) dane.

Czyli przed wszystkim pełne dane identyfikacyjne gminy jako nabywcy i jako podatnika VAT, tj.: jej nazwę, jej adres i jej NIP. Dodatkowo pewne tylko dane identyfikacyjne jej jednostki organizacyjnej, jako podmiotu działającego w imieniu gminy, czyli: nazwę i adres tej jednostki. Te dodatkowe dane jednostki muszą być określane na fakturze inaczej niż „nabywca". Zwykle są one określane jako dane „odbiorcy" towarów i usług. Czasem występują też w „uwagach dodatkowych". Przy czym podawanie NIP jednostki gminnej jest na fakturach wykluczone (niedozwolone).

Faktury dotyczące sprzedaży dokonywanej na rzecz jednostek lub zakładów budżetowych gminy, muszą zawierać przede wszystkim dane ich jednostki macierzystej, na czele z jej NIP. Dane jednostek lub zakładów budżetowych gminy są podawane w fakturze tylko dlatego, iż bezpośrednio (faktycznie) ich dotyczą. Są przez te jednostki otrzymywane oraz przez nie księgowane. Stąd konieczność podawania dodatkowo na fakturach danych ich dotyczących.

Należy tu zwrócić szczególną uwagę na art. 106e ust. 1 pkt 4 i 5 ustawy o VAT wymieniający niezbędne dane na fakturze dotyczące „NIP sprzedawcy" i „NIP nabywcy".

Mianowicie przepisy te stanowią, iż faktura powinna zawierać:

„4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,

5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi".

Zatem dane nabywcy, a szczególnie jego NIP, zawarte w fakturze, zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 4 i 5 ustawy o VAT, to wyłącznie dane podatnika zarejestrowanego w urzędzie skarbowym jako „podatnik VAT czynny", składającego comiesięczne deklaracje VAT-7.

A takim podatnikiem jest bezspornie gmina.

Zatem na fakturze w pozycji „nabywca" mogą widnieć tylko i wyłącznie dane gminy, gdyż to ona jest podatnikiem VAT zarejestrowanym w urzędzie skarbowym jako „czynny podatnik VAT" i to tylko ona posiada NIP dla celów VAT. Natomiast w pozycjach inaczej nazwanych, np. „odbiorca", mogą i powinny być wymienione tylko i wyłącznie dane jednostki lub zakładu budżetowego gminy. Jednakże bez podania NIP tej jednostki.

UWAGA!

Nazwa, adres i NIP nabywcy, to na fakturze dane wyłącznie gminy. Natomiast nazwa i adres odbiorcy (adresata faktury), to na fakturze dane wyłącznie jednostki lub zakładu budżetowego gminy.

Zatem z danych identyfikacyjnych gminy na fakturze powinny być obowiązkowo podane takie dane, jak:

- nazwa gminy oraz jej adres, a także

- NIP gminy (wykluczone jest podawanie NIP jednostki lub zakładu budżetowego gminy).

Natomiast z danych identyfikacyjnych jednostki lub zakładu budżetowego gminy, powinny być obowiązkowo podane wyłącznie takie dane, jak:

- nazwa jednostki lub zakładu budżetowego gminy,

- adres jednostki lub zakładu budżetowego gminy.

Faktura sprzedaży na rzecz jednostek lub zakładów budżetowych, powinna wyglądać następująco:

- Nabywca – gmina (jej NIP, nazwa i adres)

- Odbiorca – jednostka org. gminy (jej nazwa i adres)

Powyższe dotyczy faktur wystawionych nie tylko na rzecz gminnych, ale także powiatowych i wojewódzkich, jednostek budżetowych i zakładów budżetowych.

Przykład

Dyrektor gminnej szkoły w dniu 9 stycznia 2017 r. uczestniczył w szkoleniu nt. zasad centralizacji rozliczeń podatku VAT w gminie. Została mu wystawiona faktura potwierdzająca fakt uczestnictwa w tym szkoleniu, tj. z tytułu nabycia usługi „kształcenia zawodowego". W fakturze tej w rubryce „nabywca" zostały przez firmę szkoleniową wpisane dane jednostki macierzystej szkoły, tj. Gmina w (..), jej adres i jej NIP. Zaraz obok w rubryce „odbiorca" zostały wpisane dane szkoły składające się tylko z jej nazwy i z jej adresu. Mimo iż szkoła posiada NIP, to od 1 stycznia 2017r. nie może go podawać (używać) ani do celów faktur otrzymywanych, ani do celów faktur przez nią wystawianych. NIP szkoły będzie jej nadal służył ale wyłącznie w innych celach podatkowych, czyli innych niż rozliczanie podatku VAT. Może i powinien być użyty np. w celach rozliczenia PIT czy ZUS.

podstawa prawna: Ustawa z 5 września 2016 r. o szczególnych zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług oraz dokonywania zwrotu środków publicznych przeznaczonych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub od państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu przez jednostki samorządu terytorialnego (DzU z 2016 r., poz. 1454)

- Elżbieta Rogala, niezależny ekspert i wykładowca VAT

Podwójne nazwy i adresy

W wystawianych fakturach na rzecz jednostek lub zakładów budżetowych powinny być podawane podwójne nazwy i podwójne adresy (przede wszystkim gminy, a dodatkowo także jednostki lub zakładu budżetowego gminy). Także obowiązkowo NIP, ale wyłącznie gminy. Wykluczone jest podawanie na fakturze NIP jednostki lub zakładu budżetowego. Podanie jednak NIP jednostki na fakturze – wystawionej po 1 stycznia 2017r. i dotyczącej świadczeń wykonanych też po tej dacie – czyni z tej faktury dokument niepoprawnie wystawiony. Może być to nawet zagrożone sankcją karno-skarbową.

Do końca 2016 roku prawidłowe było wystawianie faktur na sprzedane towary i usługi gminnym jednostkom organizacyjnym (tj. jednostkom lub zakładom budżetowym gminy), tylko i wyłącznie z danymi tych jednostek. Czyli wyłącznie z danymi np. szkoły, przedszkola, Gminnego Ośrodka Opieki Społecznej (GOPS), Ośrodka Sportu i Rekreacji (OSiR), Zakładu Usług Komunalnych (ZUK) i innych.

Od 1 stycznia 2017r., tj. po wprowadzeniu na podstawie art. 3 specustawy o centralizacji (patrz podstawa prawna) obowiązkowej centralizacji rozliczeń VAT w gminach, jest to już nieprawidłowe. Od tego bowiem momentu faktury wystawiane tym jednostkom i im doręczane, muszą podawać głównie dane ich jednostki macierzystej (tj. gminy), z dodatkowym tylko umieszczeniem danych tych jednostek.

Pozostało 88% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Prawo karne
CBA zatrzymało znanego adwokata. Za rządów PiS reprezentował Polskę
Spadki i darowizny
Poświadczenie nabycia spadku u notariusza: koszty i zalety
Podatki
Składka zdrowotna na ryczałcie bez ograniczeń. Rząd zdradza szczegóły
Ustrój i kompetencje
Kiedy można wyłączyć grunty z produkcji rolnej
Sądy i trybunały
Sejm rozpoczął prace nad reformą TK. Dwie partie chcą odrzucenia projektów