Nowa osoba zatrudniona zostaje „zapisana” do PPK przez dany podmiot (czyli zostaje - w jej imieniu i na jej rzecz - zawarta umowa o prowadzenie PPK), jeżeli ma wymagany do tego okres zatrudnienia. Okres ten musi wynosić co najmniej 14 dni. Nową osobę zatrudnioną należy „zapisać” do PPK najpóźniej do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynęły 3 miesiące (90 dni) jej zatrudnienia. Należy jednak pamiętać, że do okresu zatrudnienia, potrzebnego dla „zapisania” osoby zatrudnionej do PPK, wlicza się także okresy zatrudnienia z poprzednich 12 miesięcy, które miały miejsce w obecnym podmiocie zatrudniającym, oraz okresy zatrudnienia w innych podmiotach zatrudniających, jeżeli z mocy odrębnych przepisów (np. art. 23[1] kodeksu pracy) obecny podmiot zatrudniający jest następcą prawnym w stosunkach prawnych nawiązanych przez podmiot, który poprzednio zatrudniał tę osobę.
Po powrocie danej osoby do pracy w podmiocie, w którym była już wcześniej zatrudniona, ale nie została wówczas „zapisana” do PPK, należy zatem sprawdzić, czy to wcześniejsze zatrudnienie miało miejsce w ciągu poprzednich 12 miesięcy. Do okresu zatrudnienia, wymaganego dla „zapisania” danej osoby do PPK, wlicza się jednak tylko te okresy poprzedniego zatrudnienia, podczas których miała ona status „osoby zatrudnionej” w rozumieniu ustawy o PPK (np. zleceniobiorca ma taki status tylko wtedy, gdy podlega z tytułu tego zlecenia obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym).
Przykład
Spółka ma zatrudnić pracownika 20 maja br. - na czas nieokreślony. Osoba ta była wcześniej zatrudniona w spółce na podstawie dwóch umów zlecenia: od 2 listopada do 31 grudnia 2023 r. (z tytułu tego zlecenia podlegała dobrowolnie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym) oraz od 1 marca do 30 kwietnia 2024 r. (z tytułu tego zlecenia podlegała obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym). Spółka przyjęła zasadę, że „zapisuje” osoby zatrudnione do PPK w najpóźniejszym dopuszczalnym terminie. W przypadku osoby, o której mowa powyżej, okresu od 2 listopada do 31 grudnia 2023 r. nie wlicza się do okresu zatrudnienia, wymaganego dla zawarcia umowy o prowadzenie PPK, gdyż osoba ta (jako zleceniobiorca) nie była wówczas „osobą zatrudnioną” w rozumieniu ustawy o PPK. Należy natomiast uwzględnić okres zatrudnienia od 1 marca do 30 kwietnia 2024 r. (61 dni). Oznacza to, że pracodawca może „zapisać” pracownika do PPK już 20 maja, przy czym ma obowiązek zrobić to nie później niż 10 lipca br.
WAŻNE
