Zagraniczne podróże służbowe i delegacje a składki ZUS

Pracownik, którego wysłano za granicę w celu czasowego wykonywania tam obowiązków, nie przebywa w podróży służbowej. Gdy nadal będzie ubezpieczony w Polsce, składki za niego trzeba liczyć na odmiennych zasadach.

Publikacja: 30.11.2012 02:00

Żadne przepisy nie zawierają definicji zagranicznej podróży służbowej. Nie limitują też czasu trwania zagranicznego wyjazdu pracownika w celach służbowych. Należy jednak odróżnić podróż służbową od wysłania podwładnego do pracy za granicę.

Jeśli wykonuje on pracę za granicą, w miejscowości określonej w umowie o pracę, to mamy do czynienia z pracą świadczoną w stałym miejscu pracy, a pobyt pracownika poza krajem nie ma cech podróży służbowej. W takim przypadku nie przysługują mu diety ani inne należności, które wypłaca się z tytułu takiej podróży.

Część pensji z ulgą

W przypadku osób przebywających za granicą, które są tam zatrudnione przez polskich pracodawców i z tego tytułu uzyskują przychody, obowiązują nieco odmienne zasady w zakresie wpłat na ZUS.

Część ich wynagrodzenia jest bowiem zwolniona ze składek. Ustala się ją w wysokości stanowiącej równowartość diety przysługującej z tytułu podróży służbowej do docelowego kraju, za każdy dzień pobytu, określonej w przepisach w sprawie należności z tytułu zagranicznych wyjazdów służbowych przysługujących osobom zatrudnionym w sferze budżetowej.

Przy czym miesięczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia tych osób, po odliczeniu tej nieoskładkowanej części nie może być niższa od kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej. W 2012 r. jest to kwota 3526 zł.

Wobec tego, jeżeli przychód pracownika po odjęciu równowartości diet jest niższy od tej kwoty, składki trzeba opłacić od tego dolnego limitu.

Przykład

W listopadzie 2012 r. pracodawca wypłacił panu Januszowi, który czasowo pracuje na terenie Niemiec, wynagrodzenie za listopad.

Aby ustalić podstawę wymiaru składek na jego ubezpieczenia społeczne za listopad, od przychodu ze stosunku pracy podlegającego oskładkowaniu trzeba odjąć kwotę wynikającą z przemnożenia liczby dni pobytu pracownika poza granicami kraju i stawki diety w wysokości przewidzianej rozporządzeniem (42 euro za dobę).

Po odjęciu diet od wynagrodzenia i przeliczeniu wyniku na złotówki, otrzymana kwota okazała się wyższa od 3526 zł.

Od niej więc pracodawca opłacił składki społeczne i przyjął jako bazę do naliczenia składki zdrowotnej (tu musiał jeszcze odjąć składki społeczne w części finansowanej przez zatrudnionego). Gdyby wynik okazał się niższy od przeciętnej płacy, pracodawca musiałby naliczyć składki od minimalnego limitu, tj. 3526 zł.

Przychody pracownika osiągane w walutach obcych, które stanowią podstawę wymiaru składek, przelicza się na złote w sposób przyjęty w przepisach o podatku dochodowym od  osób fizycznych.

Oznacza to, że przelicza się je według kursu średniego walut obcych ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu (art. 11 a ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych; tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 361 ze zm.).

Urlop i choroba zmienia podstawę

Równowartości diety nie można odliczyć za dni urlopu wypoczynkowego pracownika (nawet jeśli spędza go za granicą) ani za dni otrzymywania przez niego wynagrodzenia za czas choroby lub zasiłku z tytułu niezdolności do pracy.

Jednak w sytuacji, gdy podwładny przez część miesiąca jest chory lub przebywa na urlopie bezpłatnym i osiągnął przychód niższy niż przeciętne wynagrodzenie, również kwotę minimalnej podstawy wymiaru składek trzeba proporcjonalnie zmniejszyć na podstawie art. 18 ust. 9 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

W myśl tego przepisu, jeśli ubezpieczenia trwały tylko przez część miesiąca, kwotę najniższej podstawy wymiaru składek ustala się dzieląc miesięczną minimalną stawkę przez liczbę dni kalendarzowych miesiąca i mnożąc przez liczbę dni podlegania ubezpieczeniom.

Omówione zasady ustalania podstawy wymiaru składek nie dotyczą członków służby zagranicznej, dla których oblicza się ją według odrębnych reguł.

Brak usprawiedliwienia lub przestój

Okres nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia, jest okresem ubezpieczenia. Taka nieobecność nie daje więc podstawy do proporcjonalnego obniżenia najniższej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Składki za taki miesiąc muszą zatem zostać naliczone od kwoty nie niższej niż przeciętne wynagrodzenie. Tak samo dzieje się w sytuacji, gdy pracownik zatrudniony za granicą przez część miesiąca nie wykonuje pracy z przyczyn dotyczących pracodawcy i otrzymuje za ten czas np. 60 proc. wynagrodzenia.

Żadne przepisy nie zawierają definicji zagranicznej podróży służbowej. Nie limitują też czasu trwania zagranicznego wyjazdu pracownika w celach służbowych. Należy jednak odróżnić podróż służbową od wysłania podwładnego do pracy za granicę.

Jeśli wykonuje on pracę za granicą, w miejscowości określonej w umowie o pracę, to mamy do czynienia z pracą świadczoną w stałym miejscu pracy, a pobyt pracownika poza krajem nie ma cech podróży służbowej. W takim przypadku nie przysługują mu diety ani inne należności, które wypłaca się z tytułu takiej podróży.

Pozostało 86% artykułu
Nieruchomości
Jak kwestionować niezgodne z prawem plany inwestycyjne sąsiada? Odpowiadamy
Praca, Emerytury i renty
Krem z filtrem, walizka i autoresponder – co o urlopie powinien wiedzieć pracownik
Podatki
Wykup samochodu z leasingu – skutki w PIT i VAT
Nieruchomości
Większe odległości od działki sąsiada. Jakie zmiany się szykują
Materiał Promocyjny
Mała Księgowość: sprawdzone rozwiązanie dla małych i średnich przedsiębiorców
Nieruchomości
Wywłaszczenia pod inwestycje infrastrukturalne. Jakie mamy prawa?