Trzynastkę, podobnie jak inne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy roczne, można uwzględnić w podstawie wymiaru zasiłku pod warunkiem, że jest zmniejszana za czas niezdolności do pracy. Powinno to jasno wynikać z przepisów wewnątrzzakładowych.

Taki roczny składnik wynagrodzenia uwzględnia się przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku w wysokości 1/12 kwoty wypłaconej za rok kalendarzowy poprzedzający miesiąc powstania niezdolności do pracy (art. 42 ust. 3 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa; tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 77, poz. 512 ze zm.; dalej ustawa zasiłkowa).

Jeśli przepisy zakładowe nie mówią, czy roczny składnik pensji jest zmniejszany za czas absencji zdrowotnej, przyjmuje się, że nie przysługuje on za takie okresy nieobecności. Tym samym uznaje się, że powinien zwiększać podstawę zasiłkową. Jednak gdy trzynastka nie została wypłacona w pełnej wysokości za miniony rok, nie można uzupełnić jej wysokości przed liczeniem zasiłku. Przyjmuje się ją wtedy w równowartości 1/12 faktycznie wypłaconej kwoty.

Jeśli jednak, mimo braku odpowiednich postanowień w przepisach płacowych, pracownik zachowuje prawo do nagrody również za czas niezdolności do pracy, nie ma podstaw, by ten składnik uwzględniać ustalając wysokość zasiłku z ubezpieczenia społecznego.

Do uzupełnienia

Gdy pracownik otrzymał niepełną trzynastkę za poprzedni rok, ponieważ np. korzystał ze zwolnień lekarskich, uwzględnia się ją w obliczeniach zasiłku w wysokości:

- uzupełnionej – gdy za czas nieobecności została ona proporcjonalnie zmniejszona,

- faktycznie wypłaconej – gdy została obniżona, ale w inny sposób niż proporcjonalny (np. kwotowo bądź procentowo).

Przykład 1

Autopromocja
PRENUMERATA 2022

Znacznie więcej o biznesie, finansach oraz prawie

Zaprenumeruj

Pani Teresa, pracownica urzędu, otrzymała w styczniu br. trzynastkę za 2012 r. w wysokości 8,5 proc. sumy jej wynagrodzenia z poprzedniego roku. Za 2012 r. otrzymała to świadczenie w niższej wysokości (3034,50 zł, a po odliczeniu składek 2618,47 zł), bo przez 43 dni przebywała na zwolnieniu lekarskim opiekując się w tym czasie chorym dzieckiem.

Przepracowała 209 z 252 obowiązujących ją dni roboczych. Jej trzynastka jest proporcjonalnie zmniejszana za czas niezdolności do pracy, bo nalicza się ją procentowo od odpowiednio obniżonych poborów. Jeśli pani Teresa uzyska prawo do zasiłku w 2013 r., nagrodę roczną trzeba będzie uzupełnić przed jej uwzględnieniem w podstawie wymiaru świadczenia. Można to zrobić na dwa sposoby:

- na ogólnych zasadach:

2618,47 zł : 209 dni = 12,53 zł,

12,53 zł x 252 dni = 3157,56 zł,

1/12 uzupełnionej nagrody rocznej: 3157,56 zł : 12 = 263,13 zł.

- według zasad uzupełniania stałych składników pensji – tj. przyjąć, że uzupełnioną kwotą jest 8,5 proc. sumy wynagrodzenia, jakie pracownica otrzymałaby, gdyby nie chorowała w 2012 r.

Gdy nie było wypłaty

Pracownik, który zaczyna chorować na początku roku, najczęściej dopiero czeka na wypłatę trzynastki. Do jej otrzymania nie można jednak wstrzymywać wypłaty zasiłku. W takiej sytuacji do podstawy wymiaru świadczenia należy wliczyć nagrodę za poprzedni rok. Po wypłaceniu tej właściwej nie przelicza się już wówczas wypłaconego świadczenia, bez względu na to, czy późniejsza trzynastka była wyższa czy niższa od poprzedniej (art. 42 ust. 5 ustawy zasiłkowej).

Inaczej jest w sytuacji, gdy nagroda roczna przysługuje, ale nie została wypłacona ani za zakończony rok ani za ten poprzedni. Wtedy podstawę zasiłku należy ustalić bez uwzględniania tego składnika, a dopiero po dokonaniu jego wypłaty przeliczyć świadczenie i wyrównać jego wysokość.

Zdarzają się zakłady pracy, które przed ustaleniem ostatecznej wysokości rocznej nagrody wypłacają jakąś jej część zaliczkowo. W takiej sytuacji należy tę zaliczkę uwzględnić przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku, a po dopełnieniu wysokości nagrody, przeliczyć wysokość świadczenia i wypłacić wyrównanie.

Niepełny rok pracy

Jeżeli pracownik był zatrudniony u pracodawcy, który wypłacił mu trzynastkę, przez część roku, to w podstawie wymiaru zasiłku nie należy uwzględnić tego składnika w proporcji 1/12. W ten sposób doszłoby do zaniżenia wysokości świadczenia. Nagrodę wlicza się wówczas proporcjonalnie do liczby pełnych kalendarzowych miesięcy zatrudnienia.

Zasada ta ma zastosowanie również wtedy, gdy pracownik przebywał na urlopie wychowawczym lub bezpłatnym.

Przykład 2

Pan Michał pracuje w gminie od 1 czerwca 2012 r. Za ten rok otrzyma nagrodę roczną w wysokości 1547 zł brutto (2600 zł x 7 m-cy x 8,5 proc.). Jeśli pan Michał uzyska prawo do wynagrodzenia chorobowego albo zasiłku w 2013 r., w podstawie jego wymiaru pracodawca uwzględni (poza przeciętnym miesięcznym wynagrodzeniem), nagrodę roczną za 2012 r. w wysokości 1/7 jej kwoty brutto po odliczeniu składek społecznych finansowanych przez pracownika.

Zdarza się, że pracownik podjął pracę w trakcie miesiąca. Zgodnie z ogólną zasadą także wówczas otrzymaną nagrodę roczną należy wliczyć w proporcji do pełnych kalendarzowych miesięcy ubezpieczenia (np. 1/7 z pełnej kwoty trzynastki, choć pracownik przepracował 7,5 miesiąca). W praktyce można jednak spotkać się ze stanowiskiem, że najpierw należy ustalić kwotę trzynastki należną za te pełne miesiące pracy (tj. pomniejszyć o część przypadającą na pierwszy niepełny miesiąc zatrudnienia). Zastosowanie tej metody wydaje się możliwe i właściwe, gdy da się ustalić kwotę trzynastki, jaka przysługuje za pierwszy niepełny miesiąc zatrudnienia. Często jednak nagroda roczna to wynik pracy w całym roku i nie ma przyporządkowania kwot do poszczególnych okresów.

Zmiana etatu

Najwięcej kłopotów przy ustalaniu części trzynastki, jaką należy wliczyć do podstawy wymiaru zasiłku, jest sytuacja, gdy nastąpiła zmiana wymiaru czasu pracy. Jeżeli taka zmiana nastąpiła w miesiącu powstania niezdolności do pracy albo w miesiącach, z których ustala się podstawę wymiaru zasiłku, to świadczenie należy obliczyć od wynagrodzenia przeliczonego do nowego etatu (art. 40 ustawy zasiłkowej). Ta regulacja ma przełożenie na wliczanie nagrody rocznej.

W praktyce trzeba przeliczyć nagrodę roczną do nowego etatu, jeśli zmiana wymiaru czasu pracy nastąpiła po zakończeniu roku poprzedzającego niezdolność do pracy, ale nie później niż w miesiącu uzyskania prawa do zasiłku. W tym celu mnoży się kwotę nagrody przez współczynnik odpowiadający proporcji aktualnego etatu do poprzedniego wymiaru czasu pracy.

Przykład 3

Pani Halina, sprzątaczka w urzędzie, do 31 grudnia 2012 r. pracowała na pół etatu, a od 1 stycznia 2013 r. jest zatrudniona na pełny etat. Oprócz wynagrodzenia zasadniczego, określonego w stałej miesięcznej wysokości (obecnie 2200 zł), otrzymuje trzynastkę.

Nagrodę za 2012 r. otrzyma w styczniu 2012 r. w kwocie 1224 zł (po pomniejszeniu o składki społeczne przez nią finansowane – 1056,19 zł). Jeśli kobieta zachoruje w 2013 r., pracodawca wliczy do podstawy świadczenia trzynastkę za 2012 r. w wysokości 1/12 kwoty przeliczonej do pełnego etatu, tj. przez 2 (1 etat : 1/2 etatu = 2):

- 1056,19 zł x 2 = 2112,38 zł,

- 2112,38 zł : 12 = 176,03 zł.

Nieco trudniej przelicza się wysokość nagrody rocznej w sytuacji, gdy pracownik tylko przez część roku, za który została wypłacona ta nagroda, pracował w innym niż aktualny wymiarze czasu pracy.

Przykład 4

Pan Henryk, portier zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, przez trzy zimowe miesiące 2012 r. (styczeń – marzec) pracował na połówkę etatu. W lutym 2013 r. otrzyma nagrodę roczną za 2012 r. w kwocie 1540 zł (po pomniejszeniu o składki przez niego finansowane – 1328,87 zł).

Jeśli pracownik zachoruje w 2013 r., to podstawę wymiaru należnego mu świadczenia stanowić będzie przeciętne wynagrodzenie z pełnych miesięcy kalendarzowych zatrudnienia po zmianie wymiaru czasu pracy (od kwietnia 2012 r.) oraz 1/12 trzynastki. Ale nagrodę roczną trzeba będzie wcześniej przeliczyć do aktualnego wymiaru czasu pracy. W tym celu można posłużyć się wzorem:

N x W

PN = (X etatu x Lm + Y etatu x Lm) : Lp,

gdzie poszczególne symbole oznaczają:

PN – przeliczona kwota nagrody,

N – wypłacona nagroda roczna,

W – aktualny wymiar czasu pracy,

X – wymiar czasu pracy w poprzednim roku przed zmianą etatu,

Y – wymiar czasu pracy w poprzednim roku po zmianie etatu,

Lm – liczba miesięcy,

Lp – liczba przepracowanych miesięcy.

Kwota nagrody rocznej po przeliczeniu do aktualnego wymiaru czasu pracy wynosi 2531,17 zł, zgodnie z wyliczeniem:

(1328,87 x 1) : [(1/2 etatu x 3 + 1 etat x 9) : 12] = 1328,87 zł : 0,875 = 1518,71 zł.

W podstawie wymiaru świadczenia trzeba uwzględnić 1/12 tej przeliczonej kwoty.

Jeśli zmiana etatu nastąpiła w trakcie roku poprzedzającego niezdolność do pracy, nagrodę roczną można też wliczać proporcjonalnie do liczby pełnych kalendarzowych miesięcy po zmianie wymiaru czasu pracy.

Uwaga!

Gdy etat zmieni się w trakcie pobierania świadczenia, nagrody rocznej nie należy przeliczać.