Od listopada 2013 r. obowiązywać zaczną zmienione wzory druków ubezpieczeniowych – zgłoszeniowych i rozliczeniowych. Zmienią się też niektóre kody wykorzystywane przy wypełnianiu tych dokumentów. Te modyfikacje związane są przede wszystkim z wprowadzeniem urlopów rodzicielskich oraz urlopów w związku ze sprawowaniem opieki nad dzieckiem przez okres 3 lat. Inna nowość to wprowadzenie pól do wykazania należnych składek według wszystkich źródeł ich finansowania w dokumentach rozliczeniowych.
Nowe formularze i kody wprowadza rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 9 września 2013 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (DzU z 2013 r., poz. 1101). Zasadniczo wejdzie ono w życie 1 listopada 2013 r. Równocześnie wprowadza jednak okres przejściowy, umożliwiający składanie dotychczasowych formularzy do 31 grudnia 2013 r. oraz wcześniejszy okres obowiązywania dla niektórych kodów tytułu ubezpieczenia.
Celem wprowadzanych zmian jest umożliwienie płatnikom składek prawidłowego wypełniania dokumentów ubezpieczeniowych, a tym samym właściwego zgłaszania do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego oraz rozliczania składek. Nowe formularze umożliwią także zwiększenie weryfikacji dokumentów rozliczeniowych, dokonywanej w ZUS-owskich narzędziach informatycznych (program Płatnik, aplikacja e-Płatnik).
Wzory zgłoszeń
Rozporządzenie wprowadza nowe i zmienione wzory formularzy ubezpieczeniowych. Po pierwsze dostosowuje wzory dokumentów zgłoszeniowych: ZUS ZUA, ZUS ZCNA, ZUS ZZA, ZUS ZIUA, ZUS ZWUA, ZUS ZSWA do zmian wprowadzonych ustawą z 29 lipca 2011 r. o zmianie ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników oraz niektórych innych ustaw (DzU nr 171, poz. 1016).
Zmiany te polegają przede wszystkim na usunięciu etykiety (opisu) dla pól, w których wpisywany był numer NIP ubezpieczonego. Pola te zaciemniono i nie należy ich wypełniać. Powyższa ustawa wprowadziła bowiem przepisy, zgodnie z którymi odstąpiono od obowiązku posiadania numeru NIP przez osoby fizyczne objęte rejestrem PESEL, jeżeli nie prowadzą działalności gospodarczej lub nie są zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług. Płatnicy składek nie są zobowiązani do podawania numeru NIP osoby ubezpieczonej już od 1 września 2011 r., ale dopiero teraz rozporządzenie dostosowano do zmienionego stanu prawnego.