Niższe składki ZUS za delegowanych pracowników

Pracownicy i zleceniobiorcy zatrudnieni w polskiej firmie, którzy zostali oddelegowani do pracy za granicą, np. w Niemczech, ale nadal podlegają polskim ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu, mają prawo do składkowej ulgi. Podstawą danin do ZUS jest wypracowany przez nich przychód po odliczeniu równowartości diet za każdy dzień pobytu za granicą. Taki model rozliczeń przewiduje § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn. DzU z 2015 r., poz. 2236; dalej: rozporządzenie składkowe). Odlicza się kwoty równe diecie, choć faktycznie delegowanym nie przysługuje prawo do tego świadczenia. Diety należą się bowiem tylko wtedy, gdy mamy do czynienia z podróżą służbową.

Stawki diet określa rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU z 2013 r., poz. 167).

Minimalna podstawa

ZUS uważa, że w ostatecznym rozrachunku podstawa wymiaru składek społecznych za cały miesiąc pobytu za granicą nie może być niższa niż prognozowane na dany rok miesięczne wynagrodzenie. To oznacza, że w 2016 r. oczekuje danin naliczanych przynajmniej od kwoty 4055 zł, nawet jeśli delegowany nie osiągnął tak wysokiego przychodu. Jako podstawę prawną wskazuje właśnie § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia składkowego.

Zasada najniższej kwoty, od której trzeba płacić składki, dotyczy również zleceniobiorców. Choć do końca 2016 r. nie mogą liczyć na minimalną, gwarantowaną pensję, to wyznaczono im najniższy limit, poniżej którego nie wolno za nich regulować składek za całomiesięczną pracę za granicą. Może się więc zdarzyć, że daniny trzeba naliczać od kwoty wyższej niż osiągnięte zarobki.

Błędne założenia

Problemy interpretacyjne związane z § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia składkowego trwają od lat. Przepis z pozoru przyjazny – zarówno ubezpieczonemu, jak i płatnikowi – w praktyce okazał się mocno kontrowersyjny. Zasada pozwalająca na obniżenie podstawy wymiaru składek o  równowartość diet jest przecież bardzo korzystna. I byłoby tak w rzeczywistości, gdyby nie ostatnie zastrzeżenie wynikające z tego przepisu. Stanowi ono, że miesięczna podstawa wymiaru składek po dokonaniu tych rachunków (pomniejszeniu przychodu o równowartość diet za wszystkie dni pobytu za granicą) nie może być niższa niż prognozowane na dany rok przeciętne miesięczne wynagrodzenie.

Na początku wątpliwości interpretacyjne dotyczyły jedynie pracowników zatrudnionych np. na część etatu lub uzyskujących minimalne pobory. Jeśli zarabiali mniej niż przeciętna miesięczna płaca, musieli opłacać składki od wynagrodzenia, którego nie było... Odkąd przepisy rozporządzenia stosuje się do zleceniobiorców, problem ten dotknął także ich rozliczeń.

Sąd Najwyższy gani ZUS

Już trzy lata temu Sąd Najwyższy zajmował się sprawą błędnego rozliczania składkowego oddelegowanych. Okazało się wtedy, że ZUS ułatwił sobie zadanie i, nie sprawdzając faktycznych zarobków oddelegowanych pracowników, nakazał za każdego opłacać miesięcznie składki od kwoty równej przeciętnej płacy (wyroki Sądu Najwyższego: z 10 października 2013 r., II UK 104/13 oraz z 22 listopada 2013 r., II UK 204/13).

SN wskazywał, że podstawą składek za wszystkich zatrudnionych na etacie jest osiągnięty przychód. Nie może więc być mowy o ryczałtowo określonej stawce, do tego bez ustalenia rzeczywiście osiągniętych zarobków. Żaden przepis nie uprawnia do sztucznego zawyżania podstawy składek. A tak właśnie jest, gdy ZUS, powołując się na § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia składkowego, wymusza na płatnikach, żeby składki naliczali od kwoty nie niższej niż przeciętne wynagrodzenie w gospodarce narodowej.

Jak wskazał Sąd Najwyższy, § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia ma zastosowanie wyłącznie do osób, które zarobiły więcej niż średnia płaca, ale odliczenie od zarobków równowartości diet spowodowałoby obniżenie podstawy składek poniżej tej stawki. Wtedy przychód do oskładkowania można obniżyć tylko do przeciętnej płacy. W wyroku z 2 października 2013 r. (II UK 78/13) SN wskazał, że celem rozporządzenia składkowego jest m.in. uregulowanie zasad obniżania podstawy wymiaru składek, a nie jej podwyższania. Przepisy wykonawcze mają służyć sprecyzowaniu kwestii uregulowanych w ustawie. Nie mogą zmieniać zasad ustalania podstawy wymiaru składek.

Na bakier z konstytucją

Błędne zasady rozliczeń z rozporządzenia składkowego zakwestionował Trybunał Konstytucyjny. W wyroku z 28 października 2015 r. (SK 9/14) TK orzekł o niezgodności § 2 ust. 1 pkt 16 tego rozporządzenia z konstytucją, właśnie w zakresie, w jakim przewidywał on mechanizm podwyższania składek należnych od wynagrodzenia polskiego pracownika zatrudnionego za granicą do poziomu przeciętnego wynagrodzenia, nawet jeśli zarobił znacznie mniej.

Resort pracy opracował nowe zasady rozliczeń składkowych dla delegowanych. Zgodnie z projektem nowelizacji rozporządzenia składkowego zmiany mają obowiązywać od 1 października 2016 r. W przepisach zostanie możliwość odliczania od przychodu pracownika kosztów związanych z jego delegowaniem za granicę, ale tylko do poziomu przeciętnego wynagrodzenia. Jeśli jednak zatrudniony zarobi za granicą mniej, zapłaci składki od kwoty faktycznego wynagrodzenia.

Zdaniem eksperta

Andrzej Radzisław, radca prawny, współpracuje z kancelarią LexConsulting.pl

Szansa na odzyskanie nadwyżek

U pracowników, a także zleceniobiorców podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi przychód, jaki uzyskują oni w związku z zatrudnieniem, z wyłączeniem wynagrodzenia za czas choroby oraz zasiłków. Ta zasada dotyczy też osób zatrudnionych za granicą, do których stosuje się polskie ustawodawstwo. W rozporządzeniu ministra pracy dotyczącym podstawy wymiaru składek wskazane zostały przychody, które z różnych względów są wyłączone od składek.

Stosowanie przepisów rozporządzenia nie powinno burzyć podstawowej zasady, że składki są naliczane i opłacane od przychodu, jaki uzyskuje ubezpieczony. To bowiem wynika z przepisów ustawy systemowej i rozporządzenie, jako akt prawny niższego rządu, nie może tego zmienić.

Interpretacja, jaką przyjął ZUS, a która wynikała z literalnego brzmienia przepisu, oznaczała, że składki mogły być opłacane od podstawy wyższej niż faktyczne wynagrodzenie ubezpieczonego.

Zastosowanie przepisu rozporządzenia powodowało w istocie podwyższenie podstawy wymiaru składek, a nie ograniczenie jej wysokości. Nowelizacja to naprawia i powoduje, że wyłączenie określone w § 2 ust. 1 pkt 16 będzie odnosiło się wyłącznie do osób, których wynagrodzenie będzie niższe od przeciętnego. Tę zasadę będzie się także odpowiednio stosować do zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia. Jeśli zatem wynagrodzenie, jakie zleceniobiorca uzyska w miesiącu, będzie niższe od przeciętnego, składki będą naliczane od tego wynagrodzenia, a nie od wynagrodzenia przeciętnego.

Mimo że nowelizacja zacznie obowiązywać od 1 października 2016 r., to moim zdaniem płatnicy, którzy za wcześniejsze lata opłacali składki od wyższej podstawy, stosując interpretację przyjętą przez ZUS, mogą te należności odzyskać. Podkreślić bowiem należy, że już przed orzeczeniem Trybunału Konstytucyjnego zapadały rozstrzygnięcia negujące interpretację ZUS.

Jakie są konsekwencje wyroku Trybunału Konstytucyjnego

Wyrok Trybunału Konstytucyjnego otworzył płatnikom drogę do ubiegania się o zwrot nadpłaconych składek za delegowanych pracowników. Oczywiście mogą się o niego ubiegać jedynie ci, którzy za pracę za granicą płacili podwładnym poniżej średniej krajowej w Polsce. Takich przedsiębiorców nie ma zbyt wielu, gdyż etatowcom pracującym w krajach unijnych trzeba płacić przynajmniej tyle, ile wynosi minimalne wynagrodzenie w tym kraju. Większą grupę beneficjentów orzeczenia TK stanowić będą ci płatnicy, którzy wysyłali za granicę zleceniobiorców albo delegowali poza Unię Europejską. Ich minimalne granice poborów nie obowiązywały.

Jak upomnieć się o pieniądze z ZUS? Drogi są różne i zależą od sytuacji prawnej konkretnego płatnika. Ważne jest to, czy przedsiębiorca nie ma składkowych długów, czy negował wcześniej składkowe rozliczenia ZUS, czy jego sprawę rozpatrywał sąd. Trzeba też pamiętać, że TK dał 12 miesięcy na wygaśnięcie niekonstytucyjnego przepisu. W tym czasie pozostaje on w mocy i można go stosować, mimo że nie ma domniemania jego zgodności z konstytucją.

Jeśli płatnik do tej pory opłacał składki zgodnie z rozporządzeniem składkowym i zaleceniami ZUS i nie wdawał się w polemikę z organem rentowym, teraz może po prostu złożyć korektę złożonej dokumentacji. Jeżeli ZUS uzna, że póki co nie ma podstaw prawnych, aby rozstrzygnąć na korzyść płatnika, sprawę trzeba będzie wnieść do sądu. Jest duża szansa, że ten wyda korzystny dla płatnika wyrok, zważywszy na orzeczenie TK i brak domniemania zgodności z konstytucją § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia składkowego. Jeśli jednak rozstrzygnięcie będzie po myśli ZUS, próbę odzyskania nadpłaty trzeba będzie ponowić po 4 listopada. Wówczas bowiem wejdzie w życie wyrok TK z 28 października 2015 r. orzekający o niezgodności z konstytucją rozporządzenia składkowego w omawianym zakresie.

Płatnicy, którzy otrzymali niekorzystną decyzję wymiarową i nie zaskarżyli jej do sądu, będą mogli skorzystać z możliwości wznowienia postępowania na podstawie art. 145a § 2 kodeksu postępowania administracyjnego. Przepis ten pozwala na wznowienie postępowania, gdy Trybunał orzekł o niezgodności aktu normatywnego z konstytucją w terminie miesiąca od dnia wejścia w życie orzeczenia TK. W tym czasie płatnik musi wystąpić do ZUS, który wydał niekorzystną decyzję, z wnioskiem o wznowienie postępowania – sprawy te nie są wszczynane z urzędu.

O składkową nadpłatę trzeba będzie się upomnieć. ZUS nie wypłaci jej bez interwencji płatnika. Można się o nią ubiegać do 5 lat wstecz. Gdyby ZUS nie był skłonny do rozliczenia się z nadpłaty za ten dłuższy okres, twierdząc np. że nadpłata jest do zwrotu, ale począwszy od miesiąca, w którym otrzymał wniosek o wznowienie postępowania (w trybie art. 145a k.p.a.), lecz nie wcześniej niż od daty wejścia w życie wyroku TK, argumentując, że dopiero od tego dnia § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia składkowego został uznany za niezgodny z konstytucją. Gdyby tak się stało, przedsiębiorca powinien domagać się sądownie zwrotu składkowej nadpłaty. Występując do sądu o stwierdzenie nieważności decyzji, ma pewność wygranej. Postępowanie sądu w takiej sprawie jest bowiem ograniczone wyłącznie do kontroli zgodności z prawem decyzji, bez możliwości ponownego merytorycznego rozpoznania i rozstrzygnięcia sprawy administracyjnej będącej przedmiotem zaskarżonej decyzji.