Dokumentację dostarczyła do ZUS była pracownica tej spółdzielni z wnioskiem o ponowne ustalenie kapitału początkowego. Akta osobowe i płacowe, przechowywane w workach w garażu, na strychu oraz w piwnicy wynajmowanej w przeszłości przez Spółdzielnię, były nieuporządkowane, zawilgocone, zagrzybione i uszkodzone. Przepis (art. 51z) ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i i archiwach przewiduje, że NDAP może nakazać złożenie dokumentacji, która należała do pracodawcy wykreślonego z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej, na odpłatne przechowywanie we wskazanym archiwum państwowym, jeżeli istnieje zagrożenie jej zniszczeniem (...), a brak jest podstaw prawnych do jej przekazania innemu podmiotowi do dalszego przechowywania. Spór między ZUS a Archiwami dotyczył interpretacji tego przepisu.

Dyrektor Archiwów Państwowych odmówił decyzji nakazującej złożenie dokumentacji osobowej i płacowej i jej zabezpieczenie we wskazanym archiwum państwowym. Stwierdził, że nie ma do tego podstaw, bo z trzech ustawowych wymogów spełniony został tylko jeden: zagrożenie zniszczeniem dokumentacji osobowej i płacowej Spółdzielni z powodu złych warunków przechowywania. Nie wystąpiła natomiast przesłanka wykreślenia FSP z Krajowego Rejestru Sądowego.

ZUS uznał to za błędną interpretację wspomnianego przepisu. W jego ocenie nie było też podstaw prawnych do przekazania dokumentacji do dalszego przechowywania innemu podmiotowi. Wprawdzie Krajowa Rada Spółdzielcza jest zobowiązana ją przyjąć od spółdzielni, ale tylko od likwidatora spółdzielni lub syndyka masy upadłości.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie uwzględnił skargę ZUS i uchylił decyzję NDAP. Sędzia Danuta Kania zwróciła uwagę, że możliwość wydania decyzji dotyczy sytuacji wyjątkowej i jest uzależniona od łącznego wystąpienia następujących przesłanek: wykreślenia pracodawcy z właściwego rejestru; zagrożenia zniszczeniem dokumentacji; braku podstaw prawnych do przekazania tej dokumentacji innemu podmiotowi do dalszego przechowywania. WSA ustalił, że spółdzielnia powinna być traktowana jako podmiot wykreślony z KRS. Oczywiste jest też zagrożenie zniszczeniem dokumentacji przechowywanej w nieodpowiednich warunkach. Wreszcie brak podstaw prawnych do jej przekazania innemu podmiotowi.

Wyrok jest nieprawomocny.

Sygnatura akt: II SA/Wa 365/20