Płatnik odpowie za błędy na zwolnieniu lekarskim

Jeśli pracodawca wykryje, że zatrudniony dostarczył mu zwolnienie lekarskie zawierające nieprawidłowe dane, nie powinien wypłacać zasiłku, tylko zwrócić dokument do skorygowania.

Publikacja: 14.11.2017 05:10

Płatnik odpowie za błędy na zwolnieniu lekarskim

Foto: 123RF

Pracodawcy zgłaszający do ubezpieczenia chorobowego na 30 listopada danego roku kalendarzowego powyżej 20 osób, mają obowiązek przez cały następny rok wypłacać zatrudnionym zasiłki w imieniu ZUS. O wartość wypłaconych świadczeń pomniejszają wówczas zobowiązania z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne. Ci, którzy na ten dzień nie zgłaszali nikogo do ubezpieczenia chorobowego, ustalają ten stan na pierwszy miesiąc, w którym dokonali takiego zgłoszenia.

Obowiązkiem firm zatrudniających mniej osób na 30 listopada, jest z kolei przekazywanie do ZUS prawidłowej dokumentacji pracowników, na podstawie, której Zakład ustala prawo do zasiłków i je wypłaca.

Poprawne dane

Niezależnie zatem, czy pracodawca wypłaca świadczenia, czy przekazuje dokumenty do ich wypłaty przez ZUS, powinien analizować poprawność otrzymanych zwolnień lekarskich i zaświadczeń. Tylko prawidłowo wypełnione druki umożliwiają ustalenie prawa do zasiłku.

W przypadku ewentualnej kontroli ZUS, to pracodawca odpowiada za błędy. Brak nadzoru może się wiązać z koniecznością korekty dokumentów ubezpieczeniowych i rozliczenia z pracownikiem. Z kolei niesłuszne wypłacenie zasiłku wymusza uiszczenie niedopłaty składek wraz z odsetkami.

Najczęściej popełniane błędy

Osoby zgłoszone do ubezpieczenia chorobowego, uprawnione do zasiłku bądź wynagrodzenia za czas choroby, bardzo często nie zwracają uwagi na dokument otrzymany od lekarza. Nierzadko bywa zaś, że na zwolnieniu brakuje np. podpisu lekarza, jego pieczątki czy pieczątki przychodni, o przystawienie której chory zapomniał poprosić w rejestracji. Częste są również błędy w danych osobowych oraz datach niezdolności do pracy.

Płatnik nie powinien przyjąć takiego zwolnienia. Ma obowiązek zweryfikować poprawność otrzymanego dokumentu. Jeżeli stwierdzi jakąkolwiek nieprawidłowość, musi go zwrócić do korekty.

W przypadku błędnie wystawionego zaświadczenia, pracodawca powinien wstrzymać wypłatę należnego świadczenia za okres choroby do momentu dostarczenia poprawionego druku. Zarówno w przypadku wypłaty przez pracodawcę, jak i bezpośrednio przez ZUS, tylko prawidłowo wystawione dokumenty uprawniają chorego do świadczenia.

Przykład

Zakład X jest uprawniony do wypłaty zasiłków. Jeden z pracowników dostarczył zwolnienie lekarskie bez pieczątki przychodni. Pracodawca poprosił o uzupełnienie braku, jednak do momentu naliczania wynagrodzeń za dany miesiąc nie otrzymał poprawnego zaświadczenia. Za okres zwolnienia lekarskiego nie wypłacił również pensji, ponieważ pracownik nie wykonywał w tym czasie pracy. Dopiero po otrzymaniu poprawionego zaświadczenia ZLA od lekarza powinien przygotować wypłatę świadczenia.

Czasem wystarczy korekta ZUS

Jeśli błąd pracodawcy polega tylko na tym, że nieprawidłowo zaewidencjonował absencję chorobową, wykazując jednocześnie prawidłową kwotę świadczenia, może się okazać, że korektę trzeba wykonać wyłącznie na dokumentach rozliczeniowych ZUS, bez konieczności korygowania rozliczenia ze świadczeniobiorcą.

Przykład

Pracownik był nieobecny w pracy z powodu choroby od 1 do 10 października 2017 r. Pracodawca przez omyłkę zarejestrował absencję do 11 października, przy jednoczesnym zaznaczeniu 10 dni kalendarzowych nieobecności. Pracownikowi została rozliczona prawidłowa liczba dni. Nieprawidłowo zostały natomiast wykazane daty w programie Płatnik. Firma powinna skorygować tylko daty w raporcie RSA. Rozliczenie z pracownikiem jest poprawne.

Dopłata z odsetkami

W przypadku nieprawidłowo ustalonej kwoty zasiłku, płatnik powinien skorygować świadczenia zarówno w deklaracjach rozliczeniowych ZUS, jak również w rozliczeniu ze świadczeniobiorcą.

Jeżeli kwota świadczenia powoduje niedopłatę składek do ZUS, należy ustalić, czy trzeba je uzupełnić wraz z odsetkami za zwłokę.

Korekta w systemie ZUS musi w takim przypadku mieć odzwierciedlenie w płatności zobowiązań wobec Zakładu. Jeżeli płatnik nie skoryguje nieprawidłowości, może zostać do tego zmuszony podczas ewentualnej kontroli.

Przykład

Pracownica dostarczyła zwolnienie od 1 do 10 października 2017 r. Przebywała na zwolnieniu w związku z opieką nad dzieckiem. Pracodawca zaewidencjonował zwolnienie jako absencję w okresie ciąży i wypłacił jej zasiłek chorobowy w wysokości 100 proc. Po naliczeniu wynagrodzenia pracownica dostarczyła druk Z-15a do zaświadczenia lekarskiego. Pracodawca w wyniku nieprawidłowej kwalifikacji świadczenia nadpłacił zasiłek chorobowy. Powinien zatem wykonać dwie korekty – kodu absencji z choroby na opiekę oraz wypłaconej kwoty zasiłku ze 100 proc. na 80 proc. podstawy wymiaru. Musi też sprawdzić, czy konieczne jest doliczenie odsetek (które musi sfinansować z własnych środków).

Magdalena Ciałkowska, menedżer ds. Zarządzania Zasobami Ludzkimi i Administracji Kadrowo-Płacowej w Dziale Usług Księgowych BDO

Pracodawcy zgłaszający do ubezpieczenia chorobowego na 30 listopada danego roku kalendarzowego powyżej 20 osób, mają obowiązek przez cały następny rok wypłacać zatrudnionym zasiłki w imieniu ZUS. O wartość wypłaconych świadczeń pomniejszają wówczas zobowiązania z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne. Ci, którzy na ten dzień nie zgłaszali nikogo do ubezpieczenia chorobowego, ustalają ten stan na pierwszy miesiąc, w którym dokonali takiego zgłoszenia.

Pozostało 90% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Nieruchomości
Trybunał: nabyli działkę bez zgody ministra, umowa nieważna
Materiał Promocyjny
Wykup samochodu z leasingu – co warto wiedzieć?
Praca, Emerytury i renty
Czy każdy górnik może mieć górniczą emeryturę? Ważny wyrok SN
Prawo karne
Kłopoty żony Macieja Wąsika. "To represje"
Sądy i trybunały
Czy frankowicze doczekają się uchwały Sądu Najwyższego?
Materiał Promocyjny
Jak kupić oszczędnościowe obligacje skarbowe? Sposobów jest kilka
Sądy i trybunały
Łukasz Piebiak wraca do sądu. Afera hejterska nadal nierozliczona