Płatnik jest zobowiązany rozliczać i opłacać składki za każdy miesiąc kalendarzowy, w którym w ubezpieczeniach pozostawał choć jeden ubezpieczony lub płatnik dokonywał wypłat stanowiących podstawę wymiaru składek już po ustaniu tytułu do ubezpieczeń. Tak stanowi art. 41 ust. 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=184677]ustawy systemowej[/link]. A chodzi o składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych za ubezpieczonych. Za każdy miesiąc składamy do ZUS komplet dokumentów rozliczeniowych za swoich ubezpieczonych, a więc m.in. za pracowników, zleceniobiorców, osoby, którym wypłacamy zasiłek macierzyński, oraz osoby, którym udzieliliśmy urlopu wychowawczego.

[srodtytul]Data zależy od statusu[/srodtytul]

Powinniśmy je przekazywać i jednocześnie opłacać składki nie później niż:

- do 5 następnego miesiąca, gdy mamy status jednostki budżetowej, zakładu budżetowego, gospodarstwa pomocniczego, w rozumieniu art. 20 ust. 1, art. 24 ust. 1 i art. 26 ust. 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=180304]ustawy z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (DzU nr 249, poz. 2104 ze zm.)[/link]; od 1 stycznia 2011 r. – jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, bo tego dnia wchodzi w życie art. 41 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=325301]ustawy z 27 sierpnia 2009 r. Przepisy wprowadzające ustawę o finansach publicznych (DzU nr 157, poz. 1241)[/link],

- do 10 następnego miesiąca, gdy jesteśmy osobą fizyczną opłacającą składkę wyłącznie za siebie,

- do 15 następnego miesiąca, jeżeli należymy do grupy pozostałych płatników, niewymienionych w poprzednich punktach.

[srodtytul]Wymiar z urzędu[/srodtytul]

Jeżeli nie złożymy deklaracji rozliczeniowej w terminie, nie będąc z tego obowiązku zwolnionymi, czekają nas konsekwencje. ZUS sam dokona wymiaru składek z urzędu w wysokości wynikającej z ostatnio złożonej deklaracji, zawiadamiając nas o tej czynności. Nie uwzględni przy tym wypłaconych zasiłków oraz zasiłków rodzinnych i pielęgnacyjnych (art. 48 ust. 1 ustawy systemowej).

To nie powoduje, że nie możemy już złożyć deklaracji rozliczeniowej. Możemy to zrobić, ZUS skoryguje wymiar składek do wysokości wynikającej ze złożonej deklaracji rozliczeniowej, z uwzględnieniem wykazanych w deklaracji zasiłków oraz zasiłków rodzinnych i pielęgnacyjnych.

Autopromocja
Nowość!

Trzy dostępy do treści rp.pl w ramach jednej prenumeraty

ZAMÓW TERAZ

[ramka][b]Gdzie zaznaczamy[/b]

Termin przesyłania dokumentów rozliczeniowych zaznaczamy w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA. W bloku I „dane organizacyjne” w pole 01 wpisujemy:

1 – jeżeli obowiązuje nas termin do 5 następnego miesiąca,

2 – jeżeli do 10 następnego miesiąca,

3 – jeżeli do 15 następnego miesiąca (kodu nie stosują płatnicy, dla których ma zastosowanie kod 4),

4 – gdy jesteśmy wspólnikami spółek (cywilnych, jawnych, komandytowych, partnerskich, jednoosobowych z ograniczoną odpowiedzialnością), będącymi płatnikami na własne ubezpieczenia i rozliczającymi w deklaracji rozliczeniowej składki wyłącznie za siebie, jeżeli za pracowników i innych ubezpieczonych płatnikiem jest spółka; gdy obowiązuje nas termin do 15 następnego miesiąca, a opłacamy składki wyłącznie za siebie na dobrowolne ubezpieczenie zdrowotne oraz gdy podlegamy dobrowolnym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym (np. z tytułu kontynuowania ubezpieczeń) i jednocześnie dobrowolnemu ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Cyfrę 5 wpisują sądy i prokuratury składające dokumenty rozliczeniowe za sędziów, prokuratorów, żołnierzy lub funkcjonariuszy, za których istnieje obowiązek opłacania składek na ubezpieczenia społeczne po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku służbowego. [/ramka]

[srodtytul]KOMPLET FORMULARZY MUSI BYĆ GOTOWY PO KAŻDYM MIESIĄCU[/srodtytul]

[b]Są tylko cztery obowiązujące druki, jednak ich wypełnienie może zająć sporo czasu. Bo większość sporządza się odrębnie dla każdego pracownika[/b]

Dokumenty rozliczeniowe to:

[b]- deklaracja rozliczeniowa ZUS DRA[/b], która jest zbiorczym zestawieniem informacji zawartych w raportach. Co do zasady składamy jedną deklarację, w której rozliczamy składki za wszystkie osoby, za które pełnimy obowiązki płatnika;

[b]- imienny raport miesięczny ZUS RCA[/b] o należnych składkach na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne za danego ubezpieczonego. Raport ten składamy za osobę, która podlega (obowiązkowo i dobrowolnie) ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu, np. co miesiąc za każdego pracownika;

[b]- imienny raport miesięczny ZUS RZA[/b] o należnych składkach na ubezpieczenie zdrowotne, gdy dana osoba podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu. Raport ten składamy np. za zleceniobiorcę, który z umowy-zlecenia podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu, bo równocześnie w innej firmie wykonuje inną umowę-zlecenie;

[b]- imienny raport miesięczny ZUS RSA[/b] o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek.

[srodtytul]Co wpisujemy[/srodtytul]

W dokumentach rozliczeniowych podajemy swoje dane jako płatnika (NIP, REGON, nazwę skróconą), dane osoby ubezpieczonej (imię, nazwisko, PESEL, NIP lub numer dowodu osobistego albo paszportu, gdy nie ma nadanego NIP), a także kod tytułu ubezpieczenia (01 10 00 w przypadku pracowników) oraz należne za ubezpieczonego składki na ubezpieczenia społeczne w rozbiciu na składki finansowane przez płatnika i ubezpieczonego.

[b]W dokumentach rozliczeniowych wykazujemy:[/b]

- należne składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne za ubezpieczonych,

- okresy przerw w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne (np. okres udzielonego urlopu bezpłatnego, wychowawczego) oraz

- wypłacone świadczenia (np. wynagrodzenia za czas choroby, zasiłki chorobowe, zasiłki macierzyńskie).

W przypadku pracowników w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA wykazujemy wynagrodzenie (stanowiące podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne), jakie zostało pracownikowi wypłacone lub postawione do jego dyspozycji, od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca, za który składany jest raport. Przykładowo: rozliczając składki za wrzesień 2009 r., w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne uwzględniamy wynagrodzenie, jakie pracownik otrzymał w okresie od 1 do 30 września.

[b]Czasem podstawa zerowa[/b]

Możliwa jest taka sytuacja, że ubezpieczony (np. pracownik albo zleceniobiorca), mimo że pracował, może:

- nie osiągnąć w danym miesiącu przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składek (nie mieć pensji za pracę) i równocześnie

- nie pobierać przez cały miesiąc świadczenia lub korzystać z innej przerwy wykazanej w raporcie RSA, która nie trwała cały miesiąc.

W takim wypadku składamy za niego raport RCA, w którym wykazujemy zerową podstawę wymiaru składek i zerową kwotę składek.

[ramka][b]Przykład[/b]

Zakład pracy z powodu trudności finansowych nie wypłacił pani Monice wynagrodzenia za wrzesień. W tym miesiącu nie miała więc żadnego przychodu, bo innych wypłat też nie było. Pracodawca w sporządzanych za nią imiennych raportach miesięcznych za wrzesień wykazał zerową podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz zerowe kwoty tych składek.[/ramka]

[srodtytul]Pamiętaj o numeracji[/srodtytul]

Wszystkich ubezpieczonych rozliczamy w jednym komplecie dokumentów, które oznaczamy numerem 01 – 39 (odrębna numeracja dotyczy m.in. ośrodków pomocy społecznej, ZUS), gdzie numer 01 oznacza deklarację pierwszorazową składaną za dany miesiąc, a numery 02 – 39 przeznaczone są do sporządzania korekt rozliczeń za dany miesiąc.

Numerem opatrujemy:

- deklaracje rozliczeniowe i imienne raporty miesięczne,

- deklaracje rozliczeniowe korygujące i imienne raporty miesięczne korygujące,

- dokumenty płatnicze.

[ramka][b]Przykład[/b]

Płatnik składał dokumenty rozliczeniowe za wrzesień 2009 r. W takim razie w pole „identyfikator raportu” wpisał 01.09.2009. W ten sam sposób oznaczył deklarację rozliczeniową. [/ramka]

[srodtytul]Do weryfikacji[/srodtytul]

Informacje zawarte w raportach miesięcznych przekazujemy pracownikowi na piśmie w celu ich weryfikacji. Tu wpisujemy także symbol wojewódzkiego oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia, do którego należy ubezpieczony. Nie powinniśmy zapominać o umieszczeniu daty jej sporządzenia i złożeniu podpisu (płatnika składek lub osoby przez niego upoważnionej).

Jeżeli ubezpieczony stwierdzi, że dane zawarte w otrzymanej informacji są niezgodne ze stanem faktycznym, zgłasza na piśmie lub do protokołu wniosek o sprostowanie, w terminie trzech miesięcy od otrzymania informacji. Gdy nie uwzględnimy jego reklamacji w ciągu jednego miesiąca od daty jej wpływu, na wniosek ubezpieczonego ZUS po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego wydaje decyzję.

Jeśli ubezpieczony nie zakwestionuje otrzymanej informacji w terminie trzech miesięcy od jej otrzymania, to dane zawarte w raporcie uważa się za zgodne ze stanem faktycznym, chyba że informacje dotyczące okresu objętego raportem zakwestionuje ZUS, wydając decyzję.

[ramka][b]Przechowuj dziesięć lat[/b]

Kopie złożonych dokumentów rozliczeniowych oraz dokumentów je korygujących płatnik składek zobowiązany jest przechowywać przez okres dziesięciu lat od dnia przesłania ich do terenowej jednostki organizacyjnej ZUS w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego. [/ramka]

[srodtytul]CHOĆ ZATRUDNIONEGO NIE MA W FIRMIE, RAPORTOWAĆ TRZEBA[/srodtytul]

[b]Przerwy w opłacaniu składek – np. urlop bezpłatny lub choroba – nie zwalniają nas z obowiązku ich wykazywania w formularzach zusowskich[/b]

Pracownik podlega ubezpieczeniom od dnia nawiązania do dnia ustania stosunku pracy. Nie oznacza to jednak, że za cały ten okres musimy regulować składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Między zatrudnieniem a jego ustaniem występują bowiem przerwy w opłacaniu składek, o których musimy jednak poinformować ZUS.

[srodtytul]Dwie pierwsze zasady[/srodtytul]

Czynimy to w raporcie ZUS RSA, gdzie wykazujemy wypłacone ubezpieczonemu wynagrodzenie za czas choroby, zasiłki chorobowe, macierzyńskie oraz inne przerwy w opłacaniu składek, np. okres przebywania przez pracownika na urlopie bezpłatnym.

Aby prawidłowo wypełnić imienny raport miesięczny ZUS RSA, musimy pamiętać o kilku zasadach. Pierwsza: nie wypełniać pola „liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat”, jeżeli nie wypłacamy ubezpieczonemu zasiłku/świadczenia (tzn. pole „kwota” jest puste lub wpisane jest 0,00). Według drugiej, gdy wypłacamy zasiłki i wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy (kody 212, 214, 311, 312, 313, 314, 331, 332), w polu „liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat” wykazujemy liczbę dni wynikającą z wyliczenia „okresu od i okresu do”, a w przypadku wypłaty świadczeń rehabilitacyjnych (kody 321, 322), w polu „liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat” wykazujemy liczbę świadczeń.

I jeszcze jedno: wykazujmy świadczenia chorobowe w ZUS RSA składanym za miesiąc, w którym nastąpiła ich wypłata, a ta nie może mieć miejsca później niż w ostatnim dniu miesiąca, za który jest składany raport RSA. Oznacza to, że daty wykazane w raporcie mogą być wcześniejsze niż pierwszy dzień miesiąca, za który raport jest składany, nie mogą być natomiast późniejsze. Wobec tego składając raport RSA np. za październik, pracodawca może wykazać w nim wynagrodzenie wypłacone pracownikowi w październiku za okres przed 1 października (np. za wrzesień), nie może natomiast wykazać okresu po 31 października.

[srodtytul]Kody wyrównań[/srodtytul]

Od 1 października 2003 r. wprowadzone zostały i nadal obowiązują kody wyrównań: 215, 216, 315, 316, 317, 318, 323, 324, 335 i 336. Ale uwaga:

– kod świadczenia/przerwy 216 może być wykazywany w dokumentach rozliczeniowych składanych za okres od października 2003 r., a służy do wykazywania świadczenia/przerwy za okres od 1 stycznia 2003 r.,

– kody świadczenia/przerwy 215, 315, 316, 317, 318, 323, 324, 335, 336 mogą być wykazywane w dokumentach rozliczeniowych składanych za okres od października 2003 r., a służą do wykazywania świadczenia/przerwy za okres od 1 stycznia 1999 r.

Kody te musimy stosować do sporządzania raportu ZUS RSA w związku z dokonaniem dopłaty do wcześniej wypłaconego świadczenia danego rodzaju. Wiąże się z nimi trzecia zasada. Jeśli bowiem wyrównujemy zasiłki i wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy (kody 215, 216, 315, 316, 317, 318, 335, 336), to w polu „liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat” wykazujemy liczbę dni wynikającą z wyliczenia „okresu od i okresu do”, a w przypadku wypłaty wyrównania świadczeń rehabilitacyjnych (kody 323, 324) w polu „liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat” – liczbę świadczeń.

[srodtytul]W ramach miesiąca…[/srodtytul]

Okres przerw w opłacaniu składek o kodach 111, 121, 122, 151, 152 wykazujemy w obrębie miesiąca kalendarzowego, za który jest składany raport ZUS RSA (tj. „data od” i „data do” nie może wykraczać poza pierwszy i ostatni dzień miesiąca kalendarzowego, za który jest sporządzany raport). Tak brzmi zasada czwarta sporządzania raportu ZUS RSA.

Teraz zasada piąta. Okres, za który wypłaciliśmy świadczenie w razie choroby i macierzyństwa albo z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych lub wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy (kody 212, 214, 311, 312, 313, 314, 321, 322, 331, 332), oraz okres, za który dokonaliśmy wyrównania świadczenia (kody 215, 216, 315, 316, 317, 318, 323, 324, 335 i 336), nie może wykraczać poza ostatni dzień kalendarzowy miesiąca, za który jest sporządzany raport ZUS RSA. Oznacza to, że „data od” i „data do” mogą być wcześniejsze niż pierwszy dzień kalendarzowy miesiąca, za który sporządzany jest raport, i nie mogą być późniejsze niż ostatni dzień miesiąca kalendarzowego, którego raport dotyczy.

[srodtytul]…i roku kalendarzowego[/srodtytul]

Okres „data od” i „data do” podawany na raporcie ZUS RSA nie może wykraczać poza rok kalendarzowy. Jeżeli okres wypłacanego w danym miesiącu kalendarzowym świadczenia wykraczałby poza rok kalendarzowy, w raportach ZUS RSA składanych za miesiąc, w którym dokonaliśmy wypłaty, wykazujemy okres i kwotę wypłaconego świadczenia w rozbiciu na dwa raporty:

- w pierwszym wykazujemy okres do 31 grudnia i kwotę świadczenia przypadającą na ten okres,

- w drugim wykazujemy okres od 1 stycznia następnego roku i kwotę świadczenia przypadającego na ten okres.

Pamiętajmy jednak, że data w polu „data do”, wykazana w tym raporcie, nie może wykraczać poza ostatni dzień miesiąca kalendarzowego, za który jest sporządzany raport (i w którym nastąpiła wypłata). Tyle zasada szósta.

[wyimek]Pracownik ma trzy miesiące, by wnieść o sprostowanie informacji[/wyimek]

[ramka][b]Przykład 1 [/b](Zobacz druki [link=http://www.rp.pl/galeria/378553,2,378597.html]nr 1[/link] i [link=http://www.rp.pl/galeria/378553,3,378597.html]nr 2[/link])

Pracodawca w październiku wypłacił pracownikowi Tomaszowi Janowskiemu wynagrodzenie chorobowe za okres od 21 do 30 września w kwocie 800 zł. Oprócz wynagrodzenia chorobowego pracownik otrzymał w tym miesiącu wynagrodzenie w wysokości 2000 zł. Pracodawca powinien za niego złożyć raporty RCA i RSA. W raporcie RSA – sporządzanym za październik z kodem tytułu do ubezpieczeń 01 10 00 i kodem świadczenia przerwy 331 – w bloku III B „rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek” pracodawca wpisuje w pole:

01 kod tytułu ubezpieczenia – 01 10 00

02 kod świadczenia/przerwy – 331

03 okres od do – 21.09-30.09

05 liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat – 10

06 kod choroby – z ZUS ZLA (zaświadczenie lekarskie)

07 kwota – 800 zł

Natomiast w raporcie RCA składki na ubezpieczenia społeczne zostaną naliczone od podstawy 2000 zł, a na ubezpieczenie zdrowotne od podstawy 2525,80 zł (2000 zł – 274,20 zł + 800 zł); 274,20 zł to składki na ubezpieczenia społeczne finansowane ze środków ubezpieczonego. Ten dokument jest składany, aby wykazać, że w tym miesiącu pracownik podlegał ubezpieczeniom.[/ramka]

[ramka][b]Przykład 2 [/b](Zobacz [link=http://www.rp.pl/galeria/378553,4,378597.html]druk nr 3[/link])

Maria Nowicka jest chora od 25 września do 31 października. 30 października otrzyma od pracodawcy zasiłek chorobowy w wysokości 2400 zł. Sporządzając dokumenty rozliczeniowe za wrzesień, pracodawca nie przygotowuje raportu RSA za ten miesiąc z kodem świadczenia przerwy 313, bo we wrześniu nie wypłacił tego zasiłku. Zasiłek chorobowy za okres od 25.09 do 31.10.2009 powinien być wykazany w raporcie RSA składanym za październik, bo w tym miesiącu nastąpi wypłata. W bloku III „rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek” tego raportu pracodawca wpisuje w pole:

01 kod tytułu ubezpieczenia – 01 10 00

02 kod świadczenia/przerwy – 313

03 okres od do – 25.09-10.10

05 liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat – 37

06 kod choroby – z ZUS ZLA (zaświadczenie lekarskie)

07 kwota – 2400 zł

Jeżeli pani Maria w październiku nie otrzymała żadnych innych wypłat, nie należy za nią składać raportu RCA.[/ramka]

[ramka][b]Przykład 3 [/b](Zobacz druki [link=http://www.rp.pl/galeria/378553,5,378597.html]nr 4[/link] i [link=http://www.rp.pl/galeria/378553,6,378597.html]nr 5[/link])

Piotr Prokop był nieobecny w pracy z powodu choroby w okresie od 1 do 30 września. Natomiast od 1 do 31 października był zdrowy i pracował, jednak w tym miesiącu nie otrzyma wynagrodzenia. 31 października pracodawca wypłaci mu zasiłek chorobowy w wysokości 1500 zł. Sporządzając dokumenty rozliczeniowe za październik, pracodawca powinien złożyć za pana Piotra raport RSA. W bloku III „rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek” tego raportu pracodawca wpisuje w pole:

01 kod tytułu ubezpieczenia – 01 10 00

02 kod świadczenia/przerwy – 313

03 okres od do – 01.09-30.09

05 liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat – 30

06 kod choroby – z ZUS ZLA (zaświadczenie lekarskie)

07 kwota – 1500 zł

Za tego pracownika pracodawca powinien również złożyć za październik raport ZUS RCA z kodem tytułu do ubezpieczeń 01 10 00, gdzie w pola dotyczące podstawy wymiaru i kwoty składek wpisze 0,00.[/ramka]

[srodtytul]WYSTARCZY JEDNA DEKLARACJA ZA WSZYSTKICH UBEZPIECZONYCH[/srodtytul]

[b]ZUS DRA jest zbiorczym zestawieniem informacji zawartych w imiennych raportach składanych za osoby, wobec których pełnimy obowiązki płatnika[/b]

Rozliczenia należnych składek za wszystkich ubezpieczonych ze wszystkich tytułów dokonujemy w jednej deklaracji rozliczeniowej.

[srodtytul]Różne należności[/srodtytul]

W ZUS DRA wykazujemy:

- składki na ubezpieczenia społeczne za dany miesiąc kalendarzowy oraz potrącane z nich w wypłaconych przez nas w tym samym miesiącu kwoty zasiłków z ubezpieczeń społecznych (jeżeli to my jako płatnik jesteśmy uprawnieni do wypłacania tych świadczeń),

- wynagrodzenie dla płatnika za wykonywanie zadań związanych z ustalaniem prawa i wysokości świadczeń z ubezpieczenia chorobowego oraz ich wypłatę,

- składki na ubezpieczenie zdrowotne,

- składki na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

[srodtytul]Zbiór danych[/srodtytul]

W deklaracji zawieramy co następuje:

- dane identyfikacyjne płatnika składek,

- liczbę ubezpieczonych,

- informacje o uprawnieniu do wypłaty przez płatnika zasiłków,

- zestawienie należnych składek na poszczególne rodzaje ubezpieczeń społecznych z uwzględnieniem podziału na składki finansowane przez ubezpieczonego i przez płatnika oraz budżet państwa i PFRON,

- kwoty wypłaconych zasiłków oraz zasiłków potrącanych ze składek na ubezpieczenia społeczne oraz kwoty wynagrodzeń z tytułu niezdolności do pracy,

- należne składki na ubezpieczenie zdrowotne, z uwzględnieniem podziału na podmioty, które finansują składki, składki na FP i FGŚP,

- zestawienie zbiorcze i wynikowe należnych składek i składek na ubezpieczenie zdrowotne oraz kwot do zapłaty,

- dla osób, które w całości opłacają składki na ubezpieczenia z własnych środków – tytuł ubezpieczenia i podstawę wymiaru,

- oświadczenie płatnika składek, że dane zawarte w deklaracji są zgodne ze stanem faktycznym, potwierdzone podpisem płatnika składek lub osoby przez niego upoważnionej albo podpisem elektronicznym.