Za pracownika na urlopie wychowawczym pracodawca nie odprowadza do ZUS ani złotówki. Wszystkie daniny zasilające konto emerytalno-rentowe finansuje budżet państwa. Zakład ma za to mnóstwo papierkowej roboty. Czasem wynikają z tego wątpliwości związane z poprawnym ustaleniem, czy dana osoba w ogóle z wychowawczego podlega ubezpieczeniom, a jeśli tak, to jaką składkową podstawę należy za nią wykazać.

Nowe kody, stare druki

Osoba na urlopie wychowawczym to odrębny od pracowniczego tytuł do ubezpieczeń społecznych. Każdy pracodawca, który udzielił swojemu podwładnemu takiej rodzicielskiej pauzy, musi go rozliczać w ZUS właśnie z tego nowego tytułu. Nie oznacza to jednak, że ma wcześniej wyrejestrować etatowca z pracowniczego tytułu.

Gdy podwładny idzie na wychowawczy, płatnik nie składa za niego zgłoszenia ZUS ZUA, a po zakończeniu wolnego nie wypełnia wyrejestrowania na ZUS ZWUA. Za zgłoszenie do ubezpieczeń rodzica służy wykazanie ubezpieczonego w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczeń 12 11 xx.

Płatnik za osobę, której udzielił urlopu, musi też składać raport ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczeń 01 10 xx. Wykazuje tam okres urlopu i kod świadczenia/przerwy 121 (urlop wychowawczy). Ten raport składa także wtedy, gdy pracownik z urlopu wychowawczego nie spełnia warunków do podlegania ubezpieczeniom i nie jest za niego składany raport z kodem 12 11 xx.

Konieczne oświadczenie

Oczywiście zanim szef przystąpi do rozliczania składek, musi ustalić, czy pracownik spełnia warunki do podlegania z urlopu wychowawczego ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Musi odebrać od podwładnego oświadczenie, że nie ma on innych tytułów rodzących obowiązek ubezpieczeń w ZUS ani nie jest emerytem czy rencistą.

Od 1 stycznia 2015 r. pojawi się nowy tytuł do ubezpieczeń społecznych – składki na ZUS odprowadzać trzeba będzie do przychodu członka rady nadzorczej wynagradzanego z tytułu pełnienia tej funkcji.

Odebranie takiego oświadczenia przed rozpoczęciem rozliczania składek za podwładnego opiekującego się dzieckiem jest szalenie ważne, bo każdy inny tytuł powoduje, że składek z urlopu się nie nalicza. Ponieważ to pracodawca zawsze odpowiada za poprawne rozliczenia z organem rentowym, powinien maksymalnie zabezpieczyć się przed ewentualnymi błędami w dokumentacji, powodującymi konieczność korekty. W tym celu warto zamieścić w oświadczeniu pouczenie, że gdy zmieni się sytuacja ubezpieczeniowa takiej osoby (np. otworzy własny biznes czy podejmie pracę na zlecenie), to w ciągu siedmiu dni poinformuje o tym firmę. Co prawda ten obowiązek wynika wprost z ustawy, ale warto o nim poinformować podwładnego, aby uniknąć w przyszłości ewentualnych korekt.

Autopromocja
FIRMA.RP.PL

Sprawdzona, pogłębiona i kompleksowa wiedza dla MŚP

CZYTAJ WIĘCEJ

Podstawa z ograniczeniem

Urlop wychowawczy to tytuł do ubezpieczeń emerytalnego, rentowych, a także do ubezpieczenia zdrowotnego – jeśli jest to jedyny tytuł do tego ubezpieczenia. Jednak płatnicy nie są obciążeni kosztami tych składek – finansuje je bowiem budżet państwa. Obowiązek pracodawcy kończy się na wykazaniu należnych danin w raportach rozliczeniowych.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe osób przebywających na urlopie wychowawczym stanowi kwota przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego za 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających to wolne. Jednak są dwie graniczne kwoty, które trzeba wziąć pod uwagę przy jej ustalaniu. Baza do rozliczeń nie może być:

? wyższa niż równowartość 60 proc. prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalenia kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, ani

? niższa niż 75 proc. stawki minimalnego wynagrodzenia.

W 2014 r. podstawy te stanowią odpowiednio kwoty: 2247,60 zł i 1260 zł. Natomiast zgodnie z obwieszczeniem ministra pracy i polityki społecznej z 3 grudnia 2014 r. w sprawie kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w 2015 r. oraz przyjętej do jej ustalenia kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia (MP poz. 1137) przeciętna prognozowana płaca na przyszły rok wynosi 3959 zł. A to oznacza, że od stycznia do grudnia 2015 r. maksymalna podstawa wymiaru składek za osobę na wychowawczym stanowić będzie 2375,40 zł. Natomiast najniższa – 75 proc. przyszłorocznego minimum płacowego wynoszącego 1750 zł – to 1312,50 zł.

Przykład

Pracownica zarabiająca miesięcznie 4000 zł, od kwietnia 2014 r. przebywa na urlopie wychowawczym. W styczniu 2015 r. pracodawca, sporządzając za nią dokumenty rozliczeniowe za grudzień 2014 r., musi wykazać składki od maksymalnej podstawy obowiązującej w 2014 r. – czyli 2247,60 zł. Składki te odpowiednio wyniosą:

- na ubezpieczenie emerytalne – 438,73 zł (2247,60 zł x 19,52 proc.),

- na ubezpieczenia rentowe – 179,81 zł (2247,60 zł x 8 proc.).

Natomiast rozliczając za kobietę składki za styczeń 2015 r., musi zadeklarować kwoty naliczone od nowej podstawy:

- na ubezpieczenie emerytalne – 463,48 zł (2375,40 zł x 19,52 proc.),

- na ubezpieczenia rentowe – 190,03 zł (2375,40 zł x 8 proc.).

Stawka zdrowotnego

Podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne dla osób na wychowawczym – bez względu na wymiar etatu – stanowi kwota świadczenia pielęgnacyjnego. Obecnie jest to 520 zł. Od niej płatnik nalicza 9-proc. składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Podstawy tej – w przeciwieństwie do podstawy składek emerytalno-rentowych – nie ustala się proporcjonalnie do okresu podlegania ubezpieczeniom w danym miesiącu.

Kolejność działań

Aby prawidłowo wyznaczyć podstawę wymiaru składek, pracodawca w pierwszej kolejności musi ustalić średnie miesięczne wynagrodzenie pracownika wypłacone mu za 12 miesięcy poprzedzających miesiąc startu urlopu. Następnie porównuje je z obowiązującą w danym roku równowartością 60 proc. przeciętnej płacy.

Jeżeli wynagrodzenie pracownika nie przekroczy tego poziomu, tak ustalona kwota będzie stanowiła podstawę wymiaru składek emerytalnej i rentowej. Gdy wypracowana stawka okaże się wyższa lub równa 60 proc. przeciętnej płacy, szef musi naliczać składki od 60 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia na dany rok.

Przeciętna kwota

Aby ustalić wysokość przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia, należy podzielić zarobki osiągnięte przez rodzica przez liczbę miesięcy, za które je wypłacono. Należy pominąć przy tym miesiąc, w którym rozpoczęła się wychowawcza pauza.

Gdy ubezpieczony wystartował z wychowawczym przed upływem 12 miesięcy kalendarzowych zatrudnienia, uwzględnia się zarobki uzyskane u tego samego płatnika za pełne miesiące kalendarzowe zaangażowania.

Wyłączenia i uzupełnienia

Jeżeli w ciągu roku przed wychowawczym zdarzyły się miesiące, w których pracownik nie otrzymał pełnego wynagrodzenia, ponieważ np. chorował albo z innych, usprawiedliwionych przyczyn nie przepracował części miesiąca, to ustalając podstawę składkową, należy:

- wyłączyć wynagrodzenie za te miesiące, w których przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy,

- przyjąć – po uzupełnieniu – wynagrodzenie za miesiące, w których przepracował co najmniej połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy.

Jeśli w danym miesiącu rodzic nie pracował, bo był na urlopie wypoczynkowym i otrzymał wynagrodzenie urlopowe, należy je uwzględnić w rachunkach jak normalną pensję. Tak samo zresztą trzeba traktować inne dni nieobecności w pracy, za które zachował prawo do wynagrodzenia. Gdy rozpoczął pracę w trakcie miesiąca, to zarobek z tego miesiąca trzeba pominąć przy ustalaniu podstawy składkowej.

Jeśli w okresie przyjmowanym do ustalenia podstawy wymiaru składek pracownik w każdym miesiącu przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy z przyczyn usprawiedliwionych, przyjmuje się zarobki za wszystkie te miesiące, po odpowiednim uzupełnieniu. Jednak podstawa nie może być wyższa niż 60 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w danym roku kalendarzowym.

Dezercja nie popłaca

Jeśli zatrudniony nie uzyskał pensji za część miesiąca z przyczyn nieusprawiedliwionych, do podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych za czas urlopu wychowawczego przyjmuje się wynagrodzenie za ten miesiąc – ale bez uzupełniania jego wysokości za dni tej absencji.

Przy obliczaniu wynagrodzenia za pełny miesiąc w liczbie dni, którą pracownik musiał przepracować, trzeba pomijać dni nieusprawiedliwionej nieobecności w firmie.

Suma przychodów

Dokonując stosownych obliczeń, trzeba pamiętać, że w zakresie ubezpieczeń społecznych (a w konsekwencji również zdrowotnego) za pracownika uważa się także osobę, która z własnym pracodawcą zawiera zlecenie czy umowę o dzieło. Jeśli więc strony oprócz etatowej współpracy łączyła także cywilnoprawna, to w podstawie wymiaru za czas urlopu wychowawczego należy uwzględnić wynagrodzenie uzyskane z tych umów, ale bez uzupełniania.

Składniki zarobków

Ustalając przeciętne wynagrodzenie bierzemy pod uwagę wszystkie składniki uzyskane, które nie zostały wyłączone z podstawy wymiaru składki chorobowej pracownika. Przesądza o tym art. 18 ust. 2 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2014 r., poz. 1442 ze zm.) oraz § 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.). Oznacza to, że należy wliczać w szczególności:

- nagrody uznaniowe,

- dodatki stażowe,

- dodatki służbowe i funkcyjne,

- nagrody za ukończenie przez pracownika szkoły (studiów),

- jednorazowe nagrody z okazji ślubu pracownika lub z okazji urodzenia się dziecka pracownika,

- koszty wynajmu przez podwładnego mieszkania sfinansowanego lub dofinansowanego przez pracodawcę,

- dopłaty pracodawcy do dodatkowego ubezpieczenia pracownika,

- bony lub wypłaty w gotówce przyznawane w jednakowej wysokości lub jednakowym wskaźnikiem procentowym w stosunku do płacy pracownika, określonej w umowie o pracę, wszystkim pracownikom lub grupom pracowników, z okazji uroczystych dni, świąt, rocznicy powstania firmy,

- abonamenty medyczne,

- składniki wynagrodzenia, nieuzależnione bezpośrednio od indywidualnego wkładu pracy pracownika, ale od wyników grupy pracowników lub całego zakładu.

Premie, nagrody i inne elementy pensji przysługujące za okresy miesięczne uwzględnia się w podstawie wymiaru składek za czas urlopu wychowawczego w kwocie wypłaconej pracownikowi za miesiące kalendarzowe, z których pensję przyjmuje się do ustalenia podstawy wymiaru tych składek z wychowawczego.

Gdy takie składniki płacy przysługują za okresy kwartalne, wlicza się je do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w wysokości 1/12 kwot wypłaconych rodzicowi za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym rozpoczął się urlop wychowawczy. Natomiast jeśli przysługują za okresy roczne, trzeba je wliczyć w stawce stanowiącej 1/12 kwoty wypłaconej za rok poprzedzający miesiąc, w którym rozpoczął się urlop. Zasady te stosuje się odpowiednio do składników płacy wypłacanych za inne okresy.

Jeżeli składniki wynagrodzenia uwzględniane w podstawie wymiaru składek przysługują, ale nie zostały wypłacone, do podstawy wymiaru składek z wychowawczego przyjmuje się je w stawce wypłaconej za poprzednie okresy. Ich wypłata po ustaleniu podstawy wymiaru składek za czas urlopu nie powoduje obowiązku jej przeliczania.

Gdy w trakcie urlopu wychowawczego wygaśnie prawo do określonego składnika płacy, który był uwzględniony w przeciętnym miesięcznym wynagrodzeniu, przysługującego na podstawie umowy o pracę lub innego aktu nawiązującego stosunek pracy do określonego terminu (np. dodatek służbowy) albo gdy pracodawca zaprzestanie wypłaty takiego elementu pensji, nie trzeba ponownie ustalać podstawy wymiaru składek z racji przebywania na urlopie wychowawczym. Nie ma też znaczenia, czy składnik pensji został włączony w całości lub w części do innego elementu płacy albo zamieniony na inny składnik wynagrodzenia.

Najlepiej żądać nowego oświadczenia

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby po pierwszym stycznia 2015 r. odebrać od osób już przebywających na wychowawczych kolejne oświadczenie do celów ubezpieczeń społecznych. Podstawą do takiej prośby jest zmiana przepisów i objęcie obowiązkowym ubezpieczeniem emerytalnym i rentowymi nowej grupy ubezpieczonych – członków rad nadzorczych. Może być bowiem tak, że podwładny korzystający z rodzicielskiego uprawnienia, który w grudniu 2014 r. nie ma innego tytułu do ubezpieczeń społecznych, taki tytuł będzie posiadać od początku 2015 r. Aby zabezpieczyć się, przed ewentualnymi korektami, warto w styczniu zaktualizować informacje o sytuacji ubezpieczeniowej podwładnego na wychowawczym.