Członkowie rad nadzorczych ze sładkami ZUS

Od stycznia przybyło osób objętych obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi. Chodzi o pełniących funkcję w organach stanowiących osób prawnych, tj. w radach nadzorczych.

Artykuł 6 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2015 r., poz. 121, dalej: ustawa o sus) wydłużył się o jeden tytuł do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych. Jest nim pełnienie funkcji w radzie nadzorczej za wynagrodzeniem (pkt 22). Oznacza to, że osoba, która na obszarze Polski jest członkiem rady nadzorczej (RN) pełniącym funkcję odpłatnie, obowiązkowo podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Nie dotyczy jej jednak ubezpieczenie chorobowe ani wypadkowe.

Wszystkie osoby prawne, w których działa RN jako organ stanowiący, np. spółki kapitałowe (z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjne), są od początku roku płatnikami składek za członków swoich rad.

Start rozliczeń

Obowiązek ubezpieczeń powstaje od dnia powołania do rady i trwa do dnia zaprzestania pełnienia tej funkcji. Skoro jednak ubezpieczenia dotyczą tylko członków wynagradzanych za pracę w radzie, to – jak wyjaśnia ZUS – wymóg zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych powstaje nie wcześniej niż od dnia nabycia przez członka RN prawa do zapłaty. Może się bowiem zdarzyć, że nadzorca zostanie powołany, ale nie od razu za wynagrodzeniem. Może być ono ustanowione dla niego dopiero po pewnym czasie od powołania. Wtedy obowiązek ubezpieczeń społecznych powstaje dopiero od przyznania pensji.

Dopóki nie pojawi się prawo do gratyfikacji, członek rady mający miejsce zamieszkania w Polsce podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu. Jako nadzorca objęty jest nim od dnia powołania, niezależnie od tego, czy otrzymuje wynagrodzenie >patrz przykład 1.

Inny tytuł nie pomoże

Ustawodawca zadbał o to, aby ZUS dostał składki za członka rady w każdej sytuacji, tzn. bez względu na to, czy ma on jeszcze inne tytuły do ubezpieczeń emerytalno-rentowych (umowa o pracę, działalność gospodarcza). Przesądza o tym art. 9 ust. 9 ustawy o sus. Zgodnie z nim członkowie rad nadzorczych spełniający warunki do objęcia ubezpieczeniami emerytalno-rentowymi z innych tytułów podlegają ubezpieczeniom również jako członkowie tych organów. W praktyce oznacza to, że nie ma potrzeby rozpatrywania zbiegu tytułów, aby ustalić, który z nich jest przymusowy.

Przed ściągnięciem składek z racji członkostwa w radzie nie uchroni nadzorcy również status emeryta czy rencisty.

Z wynagrodzeniem...

Ubezpieczeniom społecznym podlega członek rady nadzorczej wynagradzany z tytułu pełnienia tej funkcji. Podstawą wymiaru składek emerytalno-rentowych, a tym samym i zdrowotnej, jest przychód – łącznie z kosztami uzyskania i kwotą podatku, o których mowa w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Pod pojęciem przychodu rozumie się bowiem przychody w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych m.in. z działalności wykonywanej osobiście przez osoby należące do składu RN, niezależnie od sposobu ich powoływania. A przepisy podatkowe mówią, że przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość świadczeń otrzymanych w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Przychód nie ogranicza się zatem tylko do wynagrodzenia. Są nim również inne świadczenia – np. zwrot kosztów związanych z udziałem w pracach rady, który przysługuje członkom RN spółek akcyjnych na podstawie art. 392 § 3 kodeksu spółek handlowych (wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 27 grudnia 2012 r., IIISA/Wa 1229/12).

...lub bez pensji

Należy jednak zwrócić uwagę, że do członków RN odpowiednio stosuje się rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm., dalej: rozporządzenie), które określa składniki przychodu zwolnione ze składek. Tak wyjaśnia ZUS na swojej stronie internetowej. Zostało ono zmienione rozporządzeniem ministra pracy i polityki społecznej z 22 grudnia 2014 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU z 2014 r., poz. 1967). Teraz ulgi nie ograniczają się tylko do przychodów pracowników czy zleceniobiorców, ale dotyczą też członków rad nadzorczych.

Często członkowie RN otrzymują wyłącznie przychód zwolniony z oskładkowania, a więc nie uzyskują wynagrodzenia sensu stricto. Jeśli są to np. świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych czy zwrot kosztów podróży, dojazdów na posiedzenia rady nieprzekraczające limitów i stawek przysługujących pracownikom sfery budżetowej (określonych w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, DzU z 2013 r., poz. 167, dalej: rozporządzenie delegacyjne), członek RN podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu. Właściwy kod tytułu ubezpieczenia to 2240xx. Osobę tę traktuje się wtedy tak, jakby pełniła funkcję nieodpłatnie.

Konieczne zgłoszenie

Ci, których według poprzedniego stanu prawnego w ogóle nie obejmowało ubezpieczenie zdrowotne, od 1 stycznia 2015 r. podlegają emerytalno-rentowym. Płatnicy składek muszą ich zgłosić do  ubezpieczeń w ciągu siedmiu dni od daty powstania tego wymogu. Natomiast w odniesieniu do osób, u których zmienił się tzw. schemat ubezpieczeń, a w związku z tym również kod tytułu, płatnik najpierw musi złożyć  wyrejestrowanie z ubezpieczeń, a następnie nowe zgłoszenie do odpowiednich ubezpieczeń zawierające prawidłowe dane.

Przykładowo, gdy członek rady nadzorczej, który do 31 grudnia 2014 r. był zgłoszony wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego z kodem tytułu 2240 xx, a od 1 stycznia 2015 r. trzeba go zgłosić do  ubezpieczeń emerytalno-rentowych, podlega wyrejestrowaniu z ubezpieczenia zdrowotnego (z dotychczasowym kodem) i zgłoszeniu do właściwych ubezpieczeń z odpowiednim nowym kodem tytułu ubezpieczenia.

PIT – zaliczka lub ryczałt

Przychód członków RN należy do osiągniętych z działalności wykonywanej osobiście, o których mówi art. 13 pkt 7 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 361 ze zm., dalej: updof). Są to przychody otrzymywane przez osoby – niezależnie od sposobu ich powoływania – należące do składu zarządów, rad nadzorczych, komisji lub innych organów stanowiących osób prawnych. Zalicza się do nich również zwrot kosztów używania prywatnego samochodu przez członka RN w związku z dojazdami na posiedzenia organu. Jednak taki zwrot może być zwolniony z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit.b updof. Przepis ten zwalnia diety i inne należności z tytułu podróży osoby niebędącej pracownikiem, jeżeli:

- nie przekraczają limitów obowiązujących pracowników sfery budżetowej z tytułu podróży służbowych, określonych w rozporządzeniu delegacyjnym,

- zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów,

- członek RN nie zaliczył ich do kosztów uzyskania przychodów (ten warunek jest zawsze spełniony, gdyż członkowie rad nie mogą odliczać sobie kosztów wyższych niż ustawowe, zryczałtowane).

Ministerstwo Finansów uważa, że podróżą m.in. członków rad nadzorczych jest wykonywanie zadania poza miejscowością, w której znajduje się siedziba spółki bądź stałe miejsce wykonywania zadań jako członka RN. Zatem ta ulga obejmuje tylko zwrot kosztów za używanie prywatnego samochodu w jazdach zamiejscowych, a nie lokalnych (w obrębie tej samej miejscowości).

Z kolei organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych wyjaśniają, że termin „podróż" bez określenia „służbowa", który dotyczy tylko pracowników, jest szerszy. Taki też jest zakres tego zwolnienia. Nie ogranicza się ono jedynie do podróży służbowych, ale obejmuje wszelkie podróże osób niebędących pracownikami, pod warunkiem, że zostały spełnione pozostałe przesłanki. Zatem zwolnienie odnosi się do diet i innych świadczeń wypłacanych członkom RN odbywającym wszelkie podróże (rozumiane jako wyjazd zamiejscowy), w tym np. na szkolenia, dojazdy na posiedzenia >patrz przykład 2.

Dochód/przychód członka rady nadzorczej podlega opodatkowaniu:

- na ogólnych zasadach – pobór 18-proc. zaliczki PIT od przychodu pomniejszonego o koszty jego uzyskania, w wysokości 111,25 zł miesięcznie, oraz o pobrane przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia emerytalno-rentowe; zaliczkę pomniejsza się o pobraną składkę zdrowotną, tj. 7,75 proc. (art. 41 updof),

- podatkiem zryczałtowanym – pobór 18-proc. podatku naliczonego bezpośrednio od przychodu (bez odliczania kosztów i składek), jeżeli kwota należności określona w akcie powołania czy uchwale nie przekracza 200 zł, a nadzorca nie jest jednocześnie pracownikiem płatnika (art. 30 ust. 1 pkt 5a updof).

Zmiana w kodach

Odmienny schemat składkowy dla członków rad nadzorczych wymusił wprowadzenie nowych kodów ubezpieczeniowych, z którymi wykazuje się te osoby w zgłoszeniach oraz w miesięcznych raportach rozliczeniowych. Od 1 stycznia br. członków RN dotyczą aż trzy różne kody, w zależności od miejsca zamieszkania i zasad wynagradzania za pełnienie funkcji w radzie.

Pierwszy kod jest już znany, bo identyfikował członków rady do końca 2014 r. i też oznaczał podleganie wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu. Jednak teraz do opisu kodu weszła informacja o nieodpłatnym, czyli honorowym pełnieniu funkcji. Dwa kolejne kody są zupełnie nowe i dostosowane do zmian polegających na objęciu członków RN ubezpieczeniami społecznymi.

Zdrowotna bez obniżania

Do członków RN nie stosuje się zasady, że gdy obliczona według stawki 9 proc. składka zdrowotna jest wyższa od zaliczki na podatek, to składkę tę obniża się do poziomu zaliczki. Płatnik rozliczający składki za członków RN nie został bowiem wymieniony w art. 85 ust. 1–13 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, DzU z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.), a tylko tam wskazani płatnicy mogą dokonywać takiego obniżenia (art. 83 ust. 1 ustawy zdrowotnej).

Przykład 1

Od dnia przyznania pensji

Członka rady nadzorczej działającej w spółce z o.o. powołano do tej funkcji uchwałą wspólników 20 stycznia 2015 r. Początkowo pełnił ją nieodpłatnie. Od 10 lutego br. będzie miał prawo do wynagrodzenia. Od 20 stycznia br. podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu, bo w radzie zasiada gratisowo. Natomiast obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z racji uczestniczenia w tym gremium będzie podlegać od 10 lutego 2015 r.