Przedsiębiorstwo zatrudnia 60 osób w przeliczeniu na pełne etaty. Wszyscy zatrudnieni pracują w warunkach normalnych. Zgodnie z przepisami firma tworzy zfśs. Odpis w 2018 roku wyniesie:
60 osób x 1185,66 zł = 71 139,60 zł Miesięcznie będzie to kwota: 5928,30 zł (71 139,60 zł / 12).
Cel wykorzystania środków
Utworzenie w firmie funduszu powoduje, że zgromadzone w nim środki muszą być odpowiednio wydatkowane. Ustawa o zfśs precyzuje, że pieniądze z zakładowego funduszu mogą być przeznaczone wyłącznie na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego.
Zasady przyznawania świadczeń finansowanych z funduszu są określone w ustawie o zfśs. Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu powinno być każdorazowo uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Dla przykładu, świąteczne prezenty finansowane z zfśs powinny być zróżnicowane co do wartości i przyznane według kryteriów socjalnych i materialnych. Dokładne warunki przyznawania dopłat z funduszu – w tym m.in. procedurę przyznania, warunki do spełnienia przez pracownika, konieczne dokumenty do przedstawienia – powinny zostać określone w regulaminie zfśs. Środki funduszu niewykorzystane w danym roku kalendarzowym przechodzą na następny rok. Pracodawcy zatrudniający mniej niż 50 pracowników, nieobjęci układem zbiorowym pracy oraz nieobowiązani do wydania regulaminu wynagradzania lub pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników, bez względu czy są objęci układem zbiorowym pracy, mogą nie tworzyć ZFŚS. Powyższe wymaga jednak przekazania takiej informacji pracownikom w pierwszym miesiącu roku kalendarzowego, zawarcie odpowiedniego postanowienia w układzie zbiorowym pracy lub zawarcie postanowienia w regulaminie wynagradzania.
W dokumentacji księgowej
Tworzenie funduszu, dopłaty oraz wydatkowanie środków na nim zgromadzonych należy uwzględnić w księgach rachunkowych jednostki. Ustawa o rachunkowości (uor) przewiduje, że zakładowy fundusz świadczeń socjalnych oraz inne fundusze tworzone na podstawie odrębnych regulacji prawnych, niezaliczone do kapitałów (funduszy) własnych, wykazuje się w pasywach bilansu, w grupie zobowiązań, jako fundusze specjalne.
Odpis na zfśs dotyczy całego roku. Artykuł 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości reguluje, aby takie wydatki rozliczać w czasie, poprzez czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów. Z takiego ujęcia w księgach można zrezygnować, jeśli w ocenie jednostki kwota odpisu nie jest wartością istotną (w praktyce zwykle jest to jednak znaczna kwota). Możliwość stosowania uproszczeń wynika z art. 4 ust. 4 uor – jednostka może w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie jej sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego.
