uzyskiwania informacji o jednostce od jej kontrahentów, w tym banków i doradców oraz biegłego rewidenta badającego sprawozdanie finansowe jednostki za poprzedni rok obrotowy.
Podstawowe dane
Dokumenty identyfikujące jednostkę, o które w formie kopii (papierowych lub elektronicznych) prosi biegły rewident, to: umowa (statut) wraz z aneksami lub inny dokument będący podstawą utworzenia i funkcjonowania jednostki, potwierdzenie prawidłowej rejestracji w KRS lub w innej ewidencji (działalności gospodarczej CEIDG, jednostek kultury RIK), a także rejestracji podatkowej (NIP) oraz statystycznej (REGON). W przypadku prowadzenia działalności gospodarczej, która wymaga stosownych zezwoleń, należy także przygotować biegłemu rewidentowi kopie uzyskanych koncesji i pozwoleń. W zakresie dokumentów wewnętrznych jednostki biegły rewident oczekuje na przekazanie mu kopii dokumentu opisującego strukturę organizacyjną jednostki oraz potwierdzonej przez jej kierownika informacji o strukturze grupy kapitałowej, jeżeli jednostka wchodzi w jej skład. Dokumenty, z którymi biegły rewident chce się jedynie zaznajomić, obejmują księgi udziałowców (akcjonariuszy) oraz protokoły z posiedzeń zarządu i rady nadzorczej, jeżeli jest powołana, oraz aktualne wypisy z ksiąg wieczystych nieruchomości, będących w posiadaniu jednostki.
Podpisane kontrakty i polityka rachunkowości
Drugą grupę dokumentów, będących przedmiotem zainteresowania biegłego rewidenta, stanowią umowy: kredytowe i pożyczkowe, leasingowe, faktoringowe, handlowe (istotne), z właścicielami oraz z członkami zarządu i rady nadzorczej, a także ze stronami powiązanymi w rozumieniu wynikającym z MSR 24.
Trzecią grupą dokumentów są natomiast zasady (polityka) rachunkowości, przyjęte do stosowania w jednostce oraz wiążące się z tymi zasadami:
? instrukcje – obiegu dokumentów, w tym kasowych, inwentaryzacyjna
? regulaminy – kontroli wewnętrznej wraz z opisem stosowanych procedur, organizacyjny, pracy, w tym zarządu i rady nadzorczej, wynagradzania oraz istniejących w jednostce funduszy specjalnych, w tym w szczególności ZFŚS.
W skład tej grupy dokumentów wchodzą także, jeżeli są w posiadaniu jednostki, certyfikaty: systemu informatycznego i ISO oraz dokumentacja cen transferowych.
Biegły rewident oczekuje również przekazania mu, przynajmniej do wglądu, protokołów kontroli, jakie miały miejsce w jednostce w okresie objętym badanym sprawozdaniem finansowym i do dnia sporządzenia sprawozdania z badania. Jeśli firma audytorska, w imieniu której działa biegły rewident, przeprowadza badanie sprawozdania finansowego jednostki po raz pierwszy, to bez wątpienia oczekuje on, że otrzyma sprawozdanie finansowe jednostki za rok poprzedni oraz sprawozdanie z badania, jeżeli takowe zostało przeprowadzone.
Dane z poprzedniego sprawozdania
Biegły rewident, bez względu na to czy bada sprawozdanie finansowe po raz pierwszy, czy za kolejny rok obrotowy, powinien otrzymać, przynajmniej do wglądu, uchwały (decyzje) stosownych organów jednostki o: zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za rok poprzedni, podziale zysku netto lub pokryciu straty netto za rok poprzedni oraz potwierdzenie złożenia we właściwym KRS: tego sprawozdania finansowego wraz z odpisami określonych uchwał (decyzji), sprawozdania z działalności, jeżeli jednostka – zgodnie z art. 49 uor – jest zobowiązana do jego sporządzania i sprawozdana z badania, jeżeli składane sprawozdanie mu podlegało. Obowiązek złożenia wymienionych dokumentów we właściwym KRS, wynikający z art. 69 uor, odnosi się do jednostek podlegających rejestracji w KRS. Pozostałe jednostki, których sprawozdania finansowe podlegały obowiązkowi badania, wynikającemu z art. 64 uor, obowiązane są złożyć do KRS do ogłoszenia dokumenty wymienione wcześniej, za wyjątkiem dodatkowych informacji i objaśnień, stanowiących część informacji dodatkowej.
Wymienione dokumenty lub ich kopie oraz zgody jednostki do kontaktowania się z jej kontrahentami biegły rewident powinien uzyskać niezwłocznie po podpisaniu przez jednostkę umowy z firmą audytorską, którą reprezentuje. Dokumenty te stanowią podstawę do rozpoczęcia przez biegłego rewidenta przygotowań do przeprowadzenia, najlepiej jeszcze w trakcie roku obrotowego, za który sporządzone sprawozdanie finansowe będzie podlegało badaniu, badania wstępnego. Badanie właściwe biegły rewident przeprowadza w roku następnym, po otrzymaniu sprawozdania finansowego za badany rok obrotowy wraz ze sprawozdaniem z działalności, jeżeli jest sporządzane. Badanie właściwe ma na celu potwierdzenie prawidłowości poszczególnych stwierdzeń zawartych w sprawozdaniu finansowym.
Jak działa firma
Działania biegłego rewidenta, określane zwyczajowo jako badanie wstępne, mają na celu:
? poznanie jednostki oraz jej otoczenia, a zwłaszcza jednostek i stron powiązanych; poznanie procesów, składających się na prowadzoną przez jednostkę działalność, wraz z oceną zagrożenia jej kontynuacji; poznanie odwzorowania tych procesów w systemie rachunkowości, a w szczególności dokonywanych szacunków; poznanie sposobów utrwalania przebiegu tych procesów w systemie informacyjnym jednostki; określenie ryzyka możliwego oszustwa;
? zaplanowanie badania w zakresie: zgodności odwzorowania w systemie rachunkowości procesów, składających się na prowadzoną przez jednostkę działalność; wiarygodności stwierdzeń, zawartych w sprawozdaniu finansowym, przy uwzględnieniu ustalonej istotności.
Badania zgodności (testy kontroli) często są wykonywane podczas badania wstępnego. Ich wyniki służą biegłemu rewidentowi do początkowego określenia stopnia (wysoki, średni, niski) zaufania do skuteczności działania kontroli. Ten początkowo określony stopień zaufania pozwala biegłemu rewidentowi na dobranie właściwego stopnia szczegółowości odpowiednich do zastosowania procedur badania wiarygodności w trakcie badania właściwego. Wyniki badań wiarygodności precyzują także początkowo określony stopień zaufania do skuteczności działania kontroli. Zmniejszenie tego stopnia zaufania w trakcie badań wiarygodności powoduje konieczność zwiększenia ich szczegółowości. Uzyskane dowody badania stwierdzeń, zamieszczonych w sprawozdaniu finansowym, powinny dawać pewność (wynoszącą najczęściej 95 proc.), że zbadane sprawozdanie finansowe przedstawia rzetelnie, we wszystkich istotnych aspektach, sytuację finansową jednostki na dzień bilansowy oraz jej wynik finansowy i przepływy pieniężne, jeżeli sporządza rachunek przepływów pieniężnych, za rok zakończony w tym dniu – zgodnie ze stosowanymi przez nią przepisami prawa (uor lub MSR).
Tylko elektroniczne
Zgodnie z obowiązującymi od 1 października 2018 r. zapisami art. 45 ust. 1f-1h uor, sprawozdania finansowe jednostek od tego dnia sporządzane są w postaci elektronicznej oraz opatrywane podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Przy czym sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS sporządzane są w strukturze logicznej oraz formacie udostępnionym w BIP Ministerstwa Finansów. Sprawozdania finansowe, przygotowane zgodnie z MSR, sporządzane będą w ten sposób dopiero po opublikowaniu ich struktur logicznych oraz formatów w BIP Ministerstwa Finansów. W momencie publikacji artykułu na stronie Ministerstwa Finansów znajduje się informacja, że struktury logiczne oraz format sprawozdań finansowych, sporządzanych zgodnie z MSR, nie będą opublikowane w BIP (www.mf.gov.pl/ministerstwo-finansow/dzialalnosc/rachunkowosc/struktury-e-sprawozdan).
Zgodnie z obowiązującym także od 1 października 2018 r. zapisem art. 49 ust. 7 uor, sprawozdania z działalności jednostek, zobowiązanych do ich sporządzania, jeżeli jednostki te wpisane są do rejestru przedsiębiorców KRS, sporządzane są w postaci elektronicznej oraz opatrywane podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.
Wszystkie jednostki są zobowiązane do przekazania biegłemu rewidentowi sprawozdania finansowego i ewentualnie sprawozdania z działalności we właściwej formie według opisanych zasad.
Andrzej Skórzewski jest biegłym rewidentem, członkiem i wykładowcą rachunkowości Stowarzyszenia Księgowych w Polsce; współpracuje z firmą audytorską FINANS-SERVIS Zespół Doradców Finansowo-Księgowych sp. z o.o. GRUPA FINANS-SERVIS.
>Niezatwierdzone sprawozdanie też należy złożyć w KRS
Jednostki podlegające rejestracji w KRS są zobowiązane do złożenia tam wymaganych dokumentów w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Jeżeli sprawozdanie finansowe jednostki nie zostanie zatwierdzone w ciągu sześciu miesięcy od dnia bilansowego, to jest ona zobowiązana złożyć je w KRS w ciągu 15 dniu po tym terminie. Po jego zatwierdzeniu jednostka ma obowiązek złożenia w ciągu 15 dni ponownie sprawozdania finansowego wraz z pozostałymi wymaganymi dokumentami.
