Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości (dalej: uor) zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają przechowywaniu przez okres co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło ich zatwierdzenie (art. 74 ust. 1 uor).
Co ważne, takiemu obowiązkowi podlegają tylko i wyłącznie zatwierdzone sprawozdania finansowe. Zatwierdzenia dokonują oczywiście odpowiednio do tego uprawione organy spółki, czyli takie, które zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutem, umową lub na mocy prawa własności są uprawnione do zatwierdzania sprawozdania finansowego jednostki.