Poprawne przygotowanie się do przeprowadzenia spisu usprawni proces i umożliwi ograniczenie błędów.
Przed przystąpieniem do jakichkolwiek czynności związanych z planowaniem spisu, należy ustalić, w jakich terminach możemy go przeprowadzić. Co do zasady, inwentaryzację zapasów przeprowadza się na dzień bilansowy. Zgodnie z art. 26 u. 1 ustawy o rachunkowości (dalej: uor), spółki mają jednak możliwość rozłożenia czynności inwentaryzacyjnych w czasie, co jest szczególnie użyteczne, jeśli dokonanie przeliczeń jest czasochłonne, a termin na sporządzenie sprawozdania finansowego jest bardzo krótki (np. ze względu na wymagania koncernowe). Z kolei na podstawie art. 26 ust. 3 pkt 1 uor, roczną inwentaryzację rozpocząć można na trzecim kwartale roku obrotowego i zakończyć do 15 dnia kolejnego roku.