Jak ująć w księdze wydatki na obiad z klientem

Właściwym miejscem do zaewidencjonowania VAT od nabycia usług gastronomicznych jest kolumna 13 pkpir. W tym samym miejscu przedsiębiorca powinien wpisać także kwotę netto wynikającą z faktury potwierdzającej ich zakup.

Publikacja: 23.07.2015 06:00

Foto: 123RF

Prowadzę działalność gospodarczą opodatkowaną podatkiem liniowym. Jestem podatnikiem VAT czynnym wykonującym wyłącznie czynności opodatkowane VAT. Zaprosiłem kontrahenta (potencjalnego klienta) na obiad do restauracji. Nabycie usług gastronomicznych zostało udokumentowane fakturą z 17 lipca 2015 r., nr 176/07/2015 na łączną kwotę 105,84 zł, w tym VAT 7,84 zł. Czy i gdzie powinienem zaewidencjonować poniesiony koszt VAT od nabytych usług gastronomicznych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów? – pyta czytelnik.

Z interpretacji wydawanych przez organy podatkowe wynika, że zaakceptowały już one to, iż wydatki poniesione na podjęcie kontrahenta poczęstunkiem w restauracji nie są kosztami reprezentacji i mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów na zasadach ogólnych.

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT). Nie uważa się natomiast za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych (art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT).

Tylko w dwóch przypadkach

VAT od nabywanych towarów i usług generalnie nie jest kosztem uzyskania przychodów. Jednak zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 43 lit. a ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów podatku od towarów i usług, z tym że jest kosztem uzyskania przychodów podatek naliczony:

- jeżeli podatnik jest zwolniony od podatku od towarów i usług lub nabył towary i usługi w celu wytworzenia albo odsprzedaży towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku od towarów i usług,

- w tej części, w której zgodnie z przepisami o VAT podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług – jeżeli naliczony podatek od towarów i usług nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej.

Związek ze sprzedażą opodatkowaną

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że przedsiębiorca jest podatnikiem VAT i wykonuje wyłącznie czynności opodatkowane tym podatkiem. Można zatem przyjąć, że nabycie przedmiotowych usług gastronomicznych ma przynajmniej pośredni związek ze sprzedażą opodatkowaną VAT, co jest podstawowym warunkiem skorzystania z prawa do odliczenia VAT naliczonego.

Jednak w myśl art. 88 ust. 1 pkt 4 lit. b ustawy o VAT obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób.

Oznacza to, że przedsiębiorca nie może odliczyć podatku naliczonego od nabytych usług gastronomicznych (sprzeciwia się temu art. 88 ust. 1 pkt 4 lit. b ustawy o VAT), a co za tym idzie – stosownie do art. 23 ust. 1 pkt 43 lit. a tiret drugie w zw. z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT – zapłacony przez niego VAT od nabycia usług gastronomicznych może być kosztem uzyskania przychodów.

Zawsze w dacie poniesienia

Z przedstawionego stanu faktycznego nie wynika, czy przedsiębiorca prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą kasową czy metodą memoriałową. W obu przypadkach poniesiony wydatek z tytułu nabycia usługi gastronomicznej wraz z kosztem VAT należy jednak potrącić w dacie jego poniesienia.

Jeżeli przedsiębiorca prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą kasową, to wynika to z zasady ogólnej zawartej w art. 22 ust. 4 ustawy o PIT. Zgodnie z tym przepisem koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione (art. 22 ust. 4 ustawy o PIT).

Jeżeli natomiast przedsiębiorca prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą memoriałową, to wynika to z art. 22 ust. 5c w zw. z ust. 6 ustawy o PIT, gdyż mamy tutaj do czynienia z tzw. kosztem pośrednim.

Koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, to w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą (art. 22 ust. 5c ustawy o PIT). Zasada ta na mocy art. 22 ust. 6 ustawy o PIT ma zastosowanie również do podatników prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów, pod warunkiem że stale w każdym roku podatkowym księgi te będą prowadzone w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania przychodów odnoszących się tylko do tego roku podatkowego.

Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu (zob. art. 22 ust. 6b ustawy o PIT).

Oznacza to, że niezależnie od sposobu prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (kasowo albo memoriałowo) przedsiębiorca powinien potrącić koszty tych usług (kwota netto i VAT) w dacie ich poniesienia, tj. 17 lipca 2015 r.).

Wystarczy jeden wpis

Właściwym miejscem do zaewidencjonowania kosztu VAT od nabycia usług gastronomicznych jest kolumna 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W kolumnie tej przedsiębiorca powinien zaewidencjonować także kwotę netto wynikającą z faktury potwierdzającej nabycie tej usługi. Może to zatem uczynić jednym wpisem, wykazując w kolumnie 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów łączną wartość brutto nabytej usługi gastronomicznej, tj. 105,84 zł.

Zakładam, że zakup tej usługi gastronomicznej będzie zaksięgowany pod pozycją 48/05/2015.

Fakturę nr 176/07/2015 przedsiębiorca powinien opatrzyć numerem wpisu do podatkowej księgi przychodów i rozchodów, tj. 48/07/2015.

Autor jest doradcą podatkowym

Prowadzę działalność gospodarczą opodatkowaną podatkiem liniowym. Jestem podatnikiem VAT czynnym wykonującym wyłącznie czynności opodatkowane VAT. Zaprosiłem kontrahenta (potencjalnego klienta) na obiad do restauracji. Nabycie usług gastronomicznych zostało udokumentowane fakturą z 17 lipca 2015 r., nr 176/07/2015 na łączną kwotę 105,84 zł, w tym VAT 7,84 zł. Czy i gdzie powinienem zaewidencjonować poniesiony koszt VAT od nabytych usług gastronomicznych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów? – pyta czytelnik.

Z interpretacji wydawanych przez organy podatkowe wynika, że zaakceptowały już one to, iż wydatki poniesione na podjęcie kontrahenta poczęstunkiem w restauracji nie są kosztami reprezentacji i mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów na zasadach ogólnych.

Pozostało 88% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Prawo karne
CBA zatrzymało znanego adwokata. Za rządów PiS reprezentował Polskę
Spadki i darowizny
Poświadczenie nabycia spadku u notariusza: koszty i zalety
Podatki
Składka zdrowotna na ryczałcie bez ograniczeń. Rząd zdradza szczegóły
Ustrój i kompetencje
Kiedy można wyłączyć grunty z produkcji rolnej
Sądy i trybunały
Sejm rozpoczął prace nad reformą TK. Dwie partie chcą odrzucenia projektów