- zidentyfikowanie posiadanego majątku trwałego, jego kompletności i użyteczności – aktywa trwałe (park maszynowy) są eksploatowane w procesie produkcji dóbr i usług, których sprzedaż przynosi korzyści ekonomiczne w postaci rzeczywistych wpływów środków pieniężnych;
- przegląd zasobów obrotowych pod kątem ich faktycznej użyteczności – prawidłowo przeprowadzona inwentaryzacja powinna wykryć materiały, które utraciły swoje właściwości i nie nadają się do wykorzystania w procesie produkcyjnym (są uszkodzone lub wadliwe), a zidentyfikowanie wyrobów gotowych nienadających się do sprzedaży jest przesłanką ich odpisania;
- możliwość bardziej efektywnego sposobu gospodarowania zapasami – poziom i skala ujawnionych różnic inwentaryzacyjnych ujawnia niedoskonałości funkcjonowania magazynu oraz realność prowadzonej ewidencji.
Nie można oczywiście założyć, że różnice inwentaryzacyjne nigdy nie wystąpią. Należy ustalić oczekiwany poziom niezgodności, które nie są zawinione na żadnym etapie procesu produkcyjnego czy rozliczeniowego. Natomiast wszelkie istotne odchylenia powinny być sygnałem dla zarządzających o nieprawidłowościach na którymś z etapów produkcji albo samej inwentaryzacji.
Dobry plan to podstawa efektywnej inwentaryzacji
Małgorzata Roman, starszy konsultant w Dziale Rewizji Finansowej BDO, biuro w Poznaniu
Planowanie inwentaryzacji należy rozpocząć od ustalenia terminu jej przeprowadzenia. Punktem odniesienia jest oczywiście dzień bilansowy. Im wcześniej, tym lepiej? Niekoniecznie. Ustalając datę inwentaryzacji, należy zastanowić się nad metodami, które należy zastosować dla określonych składników aktywów i pasywów. Bez wątpienia metoda spisu z natury jest najbardziej absorbująca i czasochłonna, zwłaszcza jeśli majątek spółki składa się ze znacznej liczby środków trwałych lub dużych zapasów (ogółem aktywów rzeczowych), które muszą zostać zliczone i zakwalifikowane według rodzaju. Trzeba być świadomym, że zajmie to więcej czasu oraz zaangażuje więcej pracowników niż na przykład inwentaryzacja aktywów finansowych w postaci należności czy środków pieniężnych. Nakład czasu potrzebny na przygotowanie i przeprowadzenie inwentaryzacji musi być skonfrontowany ze skutkami ustalenia jej daty z odpowiednim wyprzedzeniem w stosunku do dnia bilansowego.
Możliwość wcześniejszego rozpoczęcia inwentaryzacji jest furtką do lepszego zaplanowania związanych z nią czynności w czasie. Trzeba jednak pamiętać o tym, że spis przeprowadzony na inny dzień niż dzień bilansowy powoduje dodatkowy obowiązek analizy ruchów składników majątku między dniem spisu a dniem bilansowym. W zależności od skali wielkości przedsiębiorstwa i jego cyklu produkcyjnego dodatkowe czynności mogą okazać się bardzo czasochłonne. Spółka musi bowiem ustalić, jakie zwiększenia i zmniejszenia stanu aktywów miały miejsce w tym okresie. Co więcej, wskazane jest zgromadzenie dokumentacji potwierdzającej te transakcje. Niestety, w praktyce zdarza się, że ten etap jest pomijany. Warto więc tak zaplanować termin spisu, aby dodatkowe obowiązki nie przysporzyły nieproporcjonalnie więcej pracy.
Innym błędem, który zdarza się w praktyce przeprowadzania inwentaryzacji, a który wpływa na niską jakość tego procesu, jest słaby przepływ informacji w ramach struktur organizacyjnych firmy, które będą zaangażowane w prace przy spisie z natury. Brak odpowiednio wczesnego komunikowania załodze, w jakich dniach będzie przeprowadzana inwentaryzacja i kto będzie w niej uczestniczył, powoduje, że ewentualna absencja tych osób znacznie utrudnia sprawne przeprowadzenie spisu z natury. Przykładem może być kierownik magazynu. Jako osoba odpowiedzialna materialnie za zapasy na danym magazynie, nie może uczestniczyć w spisie jako członek komisji inwentaryzacyjnej. Jednak jego wiedza i rozeznanie w systemie przechowywania zasobów są bardzo pomocne. Odpowiednie nakierowanie na miejsca przechowywania poszczególnych zapasów lub sposób rozszyfrowania współrzędnych lokalizacji, a nawet samych kodów towarów (w zależności od systemu logistycznego), wpłynie na znaczne skrócenie czasu trwania spisu z natury. Warto więc zadbać o odpowiedni przepływ informacji w tym zakresie, tak aby wstrzymanie podstawowej działalności przedsiębiorstwa nie przysporzyło więcej strat niż korzyści.
