W styczniu br. podczas włamania do magazynu spółki zostały z niego skradzione materiały, towary oraz wózek widłowy (wpisany do ewidencji środków trwałych). Sprawa została zgłoszona na policję oraz do firmy ubezpieczeniowej, z którą wcześniej spółka zawarła umowę ubezpieczenia mienia, m.in. od kradzieży z włamaniem. W jaki sposób i kiedy należy rozliczyć skutki tego zdarzenia oraz jak ująć w księgach związane z nim operacje? – pyta czytelnik.

Kradzież składników majątku spółki należy do zdarzeń związanych pośrednio z działalnością gospodarczą jednostki i wpisana jest w ogólne ryzyko związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy o rachunkowości (dalej: uor) skutki kradzieży mienia oraz otrzymane z tego tytułu odszkodowania z zakładu ubezpieczeń będą stanowić odpowiednio pozostałe koszty i przychody operacyjne.

Udokumentowanie zdarzenia

Aby ująć w księgach rachunkowych skutki opisanego przez czytelnika zdarzenia, spółka powinna posiadać odpowiednio udokumentowany i uwiarygodniony przez policję bądź firmę ubezpieczeniową protokół strat (szkód), w którym dokładnie zostały opisane: zdarzenie, miejsce oraz data kradzieży, rodzaj poniesionej szkody, ilość oraz wartość skradzionych składników majątkowych. Protokół powinien być przygotowany na podstawie inwentaryzacji przeprowadzonej w celu identyfikacji strat w majątku trwałym i obrotowym. Na podstawie tak sporządzonego protokołu szkód spółka powinna wyksięgować wartość skradzionego mienia. W przypadku utraconego środka trwałego należy sporządzić również dokument LT będący podstawą do usunięcia skradzionego wózka widłowego z ewidencji środków trwałych.

Środki trwałe...

Rozliczając skutki kradzieży, należy pamiętać, że spółka może uwzględnić ostatni odpis amortyzacyjny od skradzionego środka trwałego za miesiąc, w którym doszło do tego zdarzenia. Tylko niezamortyzowana część wartości utraconego majątku trwałego powinna zostać zaliczona przez spółkę do pozostałych kosztów operacyjnych.

...i zapasy

W przypadku skradzionych materiałów i towarów kosztem będzie ich wartość według rzeczywistych cen zakupu (nabycia). Jeśli zapasy ujmowane są w księgach według cen ewidencyjnych, to konieczne jest również wyksięgowanie odchyleń od cen ewidencyjnych przypadających na te składniki majątku obrotowego. W praktyce bardzo często zakup materiałów ujmowany jest bezpośrednio w ciężar kosztów działalności operacyjnej, mimo że materiały nie zostały jeszcze zużyte. W tej sytuacji spółka powinna wyksięgować równowartość skradzionych materiałów z kosztów zużycia materiałów i energii.

Uwaga! Straty wynikające z kradzieży można zaksięgować w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych dopiero po zakończeniu lub umorzeniu postępowania wyjaśniającego kradzież. Do czasu jego zakończenia wartość skradzionych składników majątku należy ująć na koncie „Rozliczenie niedoborów".

Zniszczenia w obiekcie

W przypadku włamania zazwyczaj mamy do czynienia ze zniszczeniami na nieruchomości. Są to m.in. wybite okna, uszkodzone ogrodzenia, drzwi bądź zamki. W takiej sytuacji koszty związane z likwidacją szkody również powinny być ewidencjonowane na koncie pozostałych kosztów operacyjnych.

Czy wpłyną na podatek

Czy straty poniesione w związku ze skradzionymi składnikami majątku mogą zostać zaliczone przez spółkę do kosztów uzyskania przychodu? Tak. Artykuł 16 ust. 1 ustawy o CIT nie wyklucza zaliczenia strat w majątku spółki do kosztów uzyskania przychodu, pod warunkiem że do kradzieży doszło na skutek zdarzenia, którego nie dało się przewidzieć i któremu trudno było zapobiec. Jeśli zatem do kradzieży doszło w wyniku zaniedbania lub niezachowania należytej staranności, tj. z winy spółki, w tym również osób odpowiedzialnych materialnie, to wartość utraconego mienia bądź też koszty związane z likwidacją szkody nie mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych.

Takie stanowisko zajęła m.in. Izba Skarbowa w Łodzi w interpretacji z 31 sierpnia 2012 r. (IPTPB3/423-200/12-2/PM), twierdząc, że: „(...) Dla celów podatkowych przyjmuje się, iż tylko stratę powstałą na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych, nie do uniknięcia przez racjonalnie działający podmiot można uznać za zdarzenie, które uzasadnia zaliczenie powstałej straty w ciężar kosztów uzyskania przychodów. (...) niezawinione przez spółkę niedobory w towarach powstałe na skutek zagubienia, uszkodzenia lub kradzieży pomimo zachowania należytej staranności spółka będzie mogła zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów (...)".

Autopromocja
Wyjątkowa okazja

Roczny dostęp do treści rp.pl za pół ceny

KUP TERAZ

Wypłacone rekompensaty

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z ryzykiem m.in. utraty mienia w wyniku takich zdarzeń losowych, jak kradzież, pożar czy powódź. Dlatego spółki w celu ochrony bardzo często zawierają umowy ubezpieczenia z firmami ubezpieczeniowymi. W przypadku zgłoszenia przez spółkę do ubezpieczyciela zaistniałego zdarzenia, po spełnieniu określonych warunków zawartych w polisie, zakład ubezpieczeń może zdecydować o wypłacie odszkodowania na rzecz ubezpieczonego. Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 32 uor otrzymane odszkodowania należy zaliczyć do pozostałych przychodów operacyjnych. Kierując się zasadą ostrożności, spółka powinna ująć w księgach rachunkowych przychody z tytułu otrzymanego odszkodowania tylko wtedy, kiedy uznaje się je za niewątpliwe, a decyzja o przyznanym odszkodowaniu wpłynęła do spółki najpóźniej do dnia zamknięcia ksiąg rachunkowych za okres, w którym poniesiono szkodę (art. 7 ust. 2 uor).

Otrzymane odszkodowania stanowią przychód podatkowy. Za moment powstania przychodu podatkowego uznaje się dzień, w którym środki pieniężne z tytułu przyznanego odszkodowania wpłynęły na rachunek bankowy spółki.

Decyzja o przyznaniu odszkodowania może nie zapaść do chwili zamknięcia ksiąg

Marta Gronos, starszy konsultant w Grupie UHY ECA

Ujęcie w księgach rachunkowych strat z tytułu kradzieży i odszkodowań może być niemałym wyzwaniem dla księgowych, jeśli zdarzenia te wystąpiły w różnych okresach sprawozdawczych. Proces przyjęcia zgłoszenia powstałej na skutek kradzieży szkody i wypłaty świadczenia odszkodowawczego może trwać nawet kilka miesięcy i wystąpić na przełomie dwóch okresów sprawozdawczych. Jak należy zaprezentować rozliczenie skutków kradzieży mienia, jeśli na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych spółka nie otrzymała decyzji od firmy ubezpieczeniowej o przyznanym odszkodowaniu? W tej sytuacji należy mieć na uwadze nadrzędne zasady rachunkowości, a w szczególności zasadę ostrożności oraz zasadę współmierności przychodów i kosztów. Zgodnie ze wspomnianą zasadą ostrożności spółka może wykazać tylko przychody z tytułu odszkodowania akceptowalne co do kwoty oraz niebudzące wątpliwości. Jeśli na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych nie dysponuje informacjami w zakresie wysokości oraz terminu przyznania odszkodowania, to aby zachować zasadę współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów, powinna zawiesić straty z tytułu kradzieży mienia jako międzyokresowe rozliczenie kosztów i ująć w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych w następnym roku sprawozdawczym, w momencie otrzymania decyzji o wypłacie odszkodowania.