W styczniu br. podczas włamania do magazynu spółki zostały z niego skradzione materiały, towary oraz wózek widłowy (wpisany do ewidencji środków trwałych). Sprawa została zgłoszona na policję oraz do firmy ubezpieczeniowej, z którą wcześniej spółka zawarła umowę ubezpieczenia mienia, m.in. od kradzieży z włamaniem. W jaki sposób i kiedy należy rozliczyć skutki tego zdarzenia oraz jak ująć w księgach związane z nim operacje? – pyta czytelnik.
Kradzież składników majątku spółki należy do zdarzeń związanych pośrednio z działalnością gospodarczą jednostki i wpisana jest w ogólne ryzyko związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy o rachunkowości (dalej: uor) skutki kradzieży mienia oraz otrzymane z tego tytułu odszkodowania z zakładu ubezpieczeń będą stanowić odpowiednio pozostałe koszty i przychody operacyjne.
Udokumentowanie zdarzenia
Aby ująć w księgach rachunkowych skutki opisanego przez czytelnika zdarzenia, spółka powinna posiadać odpowiednio udokumentowany i uwiarygodniony przez policję bądź firmę ubezpieczeniową protokół strat (szkód), w którym dokładnie zostały opisane: zdarzenie, miejsce oraz data kradzieży, rodzaj poniesionej szkody, ilość oraz wartość skradzionych składników majątkowych. Protokół powinien być przygotowany na podstawie inwentaryzacji przeprowadzonej w celu identyfikacji strat w majątku trwałym i obrotowym. Na podstawie tak sporządzonego protokołu szkód spółka powinna wyksięgować wartość skradzionego mienia. W przypadku utraconego środka trwałego należy sporządzić również dokument LT będący podstawą do usunięcia skradzionego wózka widłowego z ewidencji środków trwałych.
Środki trwałe...
Rozliczając skutki kradzieży, należy pamiętać, że spółka może uwzględnić ostatni odpis amortyzacyjny od skradzionego środka trwałego za miesiąc, w którym doszło do tego zdarzenia. Tylko niezamortyzowana część wartości utraconego majątku trwałego powinna zostać zaliczona przez spółkę do pozostałych kosztów operacyjnych.
...i zapasy
W przypadku skradzionych materiałów i towarów kosztem będzie ich wartość według rzeczywistych cen zakupu (nabycia). Jeśli zapasy ujmowane są w księgach według cen ewidencyjnych, to konieczne jest również wyksięgowanie odchyleń od cen ewidencyjnych przypadających na te składniki majątku obrotowego. W praktyce bardzo często zakup materiałów ujmowany jest bezpośrednio w ciężar kosztów działalności operacyjnej, mimo że materiały nie zostały jeszcze zużyte. W tej sytuacji spółka powinna wyksięgować równowartość skradzionych materiałów z kosztów zużycia materiałów i energii.