Przedsiębiorcy szykują się do nowego systemu faktur

Podatnicy VAT powinni zacząć przygotowania do e-faktur już dziś, zanim ich wystawianie będzie za rok obowiązkowe.

Publikacja: 06.04.2022 18:27

Przedsiębiorcy szykują się do nowego systemu faktur

Foto: Adobe Stock

Na czwartek 7 kwietnia Ministerstwo Finansów zapowiedziało uruchomienie „Aplikacji Podatnika KSeF”. To oprogramowanie ma służyć testom wystawiania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych. To nowy typ faktur, które mają trafiać do administracji skarbowej już w momencie wystawienia i za pośrednictwem tejże administracji będą docierały do odbiorcy. Także na czwartek MF zapowiedziało wirtualne szkolenie dla podatników na ten temat.

Nie tylko elektronika

Uczestnictwo w tym systemie, zwanym Krajowym Systemem e-Faktur, na razie jest dobrowolne, ale już w przyszłym roku będzie on obowiązkowy. Komisja Europejska zgodziła się w ubiegłym tygodniu na wdrożenie takiego obowiązku w początku kwietnia 2023 r. Z nieoficjalnych informacji, jakie uzyskała „Rzeczpospolita”, wynika, że stanie się to raczej w połowie 2023 r.

Jak jednak podkreślają eksperci, zaoferowana przez resort aplikacja, nawet w finalnej wersji, nie zastąpi przygotowań, jakie będą musieli poczynić przedsiębiorcy, zwłaszcza działający na większą skalę. Robert Jaszczuk, partner w SSW Pragmatic Solutions, jest przekonany, że wdrażanie e-faktur to proces idący znacznie dalej niż instalacja systemu informatycznego. Jego zdaniem nawet w niewielkich firmach prowadzących sprzedaż w kilku punktach konieczne może być ustalenie nowego systemu wystawiania i akceptowania faktur.

Czytaj więcej

E-faktury przez platformę Ministerstwa Finansów będą obowiązkowe

– Wynika to z faktu, że w nowym systemie, w odróżnieniu od dzisiejszego, każda zmiana w fakturze będzie widoczna w systemie, a podatnikowi wcale nie musi na tym zależeć. Dla takich podatników być może jednym z rozwiązań jest wdrożenie wewnętrznego systemu akceptacji, który na przykład raz dziennie będzie akceptował faktury i dopiero wtedy formalnie je wysyłał do systemu – przewiduje ekspert. Dodaje, że dziś wysyłane do administracji skarbowej pliki JPK nie uwzględniają ogromnej liczby poprawek w fakturach, niebędących ich formalną korektą. – Niestety, takie rzeczy się zdarzają w biznesowych realiach – przyznaje Jaszczuk.

Inwigilacja i korzyści

Wdrożenie e-faktur wymaga od firm modyfikacji stosowanych systemów fakturowych, księgowych czy magazynowych. Nowy wzór faktur zawiera bowiem wiele elementów dotychczas niewymaganych.

Mogą tam bowiem zostać umieszczone dane dotyczące na przykład warunków dostaw (używane dotychczas raczej w handlu zagranicznym niż krajowym).

Według MF podstawową zaletą nowego systemu będzie większa transparentność i automatyzacja niektórych procesów księgowych. W zamian za permanentną i bieżącą kontrolę operacji wszystkich podatników VAT firmy mają uzyskać kilka korzyści. To m.in. możliwość wystawienia faktury na 60 dni zamiast 30 przed realizacją dostawy lub usługi.

Wśród oficjalnie reklamowanych zalet nowego systemu jest też to, że faktury w formie cyfrowej o nadanych unikatowych numerach usprawnią kontrole skarbowe, które nie będą już w takim stopniu angażować pracowników działów finansowo-księgowych. Przedsiębiorcy przesyłający dokumenty do KSeF zyskają natychmiastową informację, czy dana faktura została poprawnie wystawiona.

Opinia dla „Rzeczpospolitej”
Janina Fornalik, doradca podatkowy, partner w MDDP

Przygotowanie do procesu wdrożenia e-faktur w firmie, zwłaszcza dużej, jest procesem wieloetapowym, dlatego warto zacząć przygotowania już teraz, na rok przed prawdopodobnym terminem, od którego ten system będzie obowiązkowy. To nie jest tylko kwestia systemu informatycznego, ale też gromadzenia danych z różnych miejsc w firmie: magazynów, księgowości, agentów handlowych itd. Dlatego warto powołać zespół wdrożeniowy, który ustali m.in., jak zidentyfikować wszystkie miejsca w firmie, skąd będą pochodziły informacje używane do wypełnienia wszystkich pól w fakturze, które pola e-faktury trzeba wypełnić, a które warto, mimo że nie są obowiązkowe. Należy w związku z tym wprowadzić również zmiany w procedurach wewnętrznych, np. procedurze obiegu dokumentów, weryfikacji faktur przed ich wysyłką do KSeF, weryfikacji faktur odrzuconych przez KSeF. Konieczne będzie też ustalenie, które osoby w firmie otrzymają uprawnienia do wystawiania i odbioru e-faktur, zapewnić procedurę wycofywania tych uprawnień w związku ze zmianami kadrowymi.

Na czwartek 7 kwietnia Ministerstwo Finansów zapowiedziało uruchomienie „Aplikacji Podatnika KSeF”. To oprogramowanie ma służyć testom wystawiania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych. To nowy typ faktur, które mają trafiać do administracji skarbowej już w momencie wystawienia i za pośrednictwem tejże administracji będą docierały do odbiorcy. Także na czwartek MF zapowiedziało wirtualne szkolenie dla podatników na ten temat.

Nie tylko elektronika

Pozostało 90% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Nieruchomości
Sąd Najwyższy: zasiedzenie działki za miedzą nie dla każdego sąsiada
Praca, Emerytury i renty
Krem z filtrem, walizka i autoresponder – co o urlopie powinien wiedzieć pracownik
Zdrowie
Jak uzyskać pieniądze za błędy medyczne. Odpowiadamy na pytania
Nieruchomości
Większe odległości od działki sąsiada. Jakie zmiany się szykują
Materiał Promocyjny
Mazda CX-5 – wszystko, co dobre, ma swój koniec
Za granicą
Wakacje 2024 z biurem podróży. Jakie mam prawa podczas wyjazdu wakacyjnego?
Materiał Promocyjny
Branża bankowa gorszy okres ma za sobą