- nazw operacji gospodarczych;
- nazewnictwa walut.
Obowiązek stosowania języka polskiego ogranicza się wyłącznie do raportów, których zawartość informacyjna pokrywa się z zawartością informacyjną ksiąg rachunkowych. Należą do nich w szczególności:
- dziennik;
- zapisy kont księgi głównej i kont ksiąg pomocniczych;
- zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych;
- inwentarz.
Wymóg stosowania języka polskiego dotyczy zarówno prezentowanych danych, jak i pozostałych elementów raportu, takich jak nazwa księgi głównej, nagłówki i stopki raportu czy też nazwy kolumn i wierszy. Pozostałe raporty, które wykraczają poza minimalne wymogi dotyczące zawartości informacyjnej ksiąg rachunkowych, mogą być traktowane jako dodatkowe i nie muszą być dostępne w języku polskim. Tak więc, generowane z systemu raporty mające charakter raportów wewnętrznych, wykraczających poza katalog raportów, do których jednostki są zobligowane według uor, mogą być w całości sporządzone w języku obcym.
Co więcej, wymóg prowadzenia ksiąg w języku polskim oznacza, że treść zapisów, w szczególności opisy zdarzeń wprowadzonych do systemu księgowego, powinna być wyrażona w języku polskim. KSR dopuszcza jednak możliwość stosowania zapisów w formie kodów, skrótów lub symboli pod warunkiem, że jest dostępna lista dozwolonych i stosowanych kodów, skrótów lub symboli, a kody, skróty lub symbole są opisane w języku polskim.
Również w przypadku dowodów księgowych mających formę zapisów powstających automatycznie w systemie księgowym, zwłaszcza not odsetkowych, naliczenia amortyzacji, itp., treść tych zapisów powinna być dostępna w języku polskim, jeżeli nie ma ona formy kodu, skrótu lub symbolu (tworzonych automatycznie przez system).
Skutki karne
Niezastosowanie się do wymogów w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych ma określone skutki karne wynikające z przepisów uor, ordynacji podatkowej, jak i kodeksu karnego skarbowego.
—Renata Ciesielska jest doradcą podatkowym, starszym konsultantem w PwC
Zdaniem autora
Bartosz Sypniewski, konsultant w PwC
Odpowiedzialność spoczywa na kierowniku
Przekazanie prowadzenia ksiąg zewnętrznej jednostce nie zwalnia kierownika jednostki z odpowiedzialności za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości. Powinien on wykazać się starannym wyborem przedsiębiorcy prowadzącego działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, a także kontrolą odpowiednich zapisów w umowie o usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz dotrzymywania warunków tej umowy.
Zgodnie z KSR, efektywne sprawowanie nadzoru nad usługowo prowadzonymi księgami rachunkowymi wymaga wdrożenia rozwiązań pozwalających kierownikowi jednostki na bieżącą kontrolę i analizę dokonywanych w księgach zapisów, m.in. poprzez dostęp on line, raportowanie okresowe lub na żądanie. Kierownik jednostki powinien również uzyskać informację dotyczącą kwalifikacji osób faktycznie wykonujących te czynności w imieniu przedsiębiorcy (z zastrzeżeniem zasad określonych w ustawie o świadczeniu usług na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz wymogów, jakie powinien spełniać podmiot zajmujący się usługowym prowadzeniem ksiąg) oraz informację dotyczącą posiadania ważnych polis ubezpieczenia OC.
