Sprawozdanie finansowe podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, oraz kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, to wszyscy członkowie tego organu. W przypadku spółki z o.o., obok podpisu osoby sporządzającej sprawozdanie finansowe powinny się znaleźć podpisy wszystkich członków zarządu. Artykuł 52 ustawy o rachunkowości to przepis szczególny i w związku z tym na sprawozdaniu finansowym jednostki powinny się znaleźć podpisy wszystkich członków zarządu. Bez względu na to, jaki sposób reprezentacji jest określony jako właściwy dla spółki. Te same reguły dotyczą sprawozdania z działalności jednostki, jednak na sprawozdaniu tym nie podpisuje się osoba sporządzająca sprawozdanie finansowe. Jeżeli jednostka sporządza sprawozdanie skonsolidowane, to powinno być ono podpisane przez wszystkich członków zarządu jednostki dominującej i przez osobę odpowiedzialną za sporządzenie sprawozdania skonsolidowanego.
Jeśli członek zarządu pełni również funkcję głównego księgowego, odpowiedzialnego za sporządzenie sprawozdania, to osoba taka powinna się podpisać w dwóch miejscach pod sprawozdaniem finansowym:
- jako członek zarządu oraz
- jako osoba odpowiedzialna za sporządzenie sprawozdania.
Zarówno urząd skarbowy, jak i Krajowy Rejestr Sądowy po otrzymaniu sprawozdania finansowego sprawdzają je w pierwszej kolejności pod względem formalnym. Brak podpisu członka zarządu lub osoby odpowiedzialnej będzie skutkował odmową przyjęcia takiego sprawozdania, co narazi spółkę na kłopoty prawno-organizacyjne.
