Rozpoczął się pierwszy etap wdrażania „fakturowego Wielkiego Brata", czyli Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Pozwoli on władzom skarbowym na bieżąco przyglądać się wszystkim wystawianym fakturom VAT i sprawniej ścigać nadużycia w tym podatku. Dla przedsiębiorców może to oznaczać uproszczenia w księgowaniu sprzedaży, ale też – zwłaszcza w większych firmach – spore inwestycje w przebudowę systemów księgowych.

Wysyłka przez centralę

Faktury wystawiane przez KSeF zawierają nieco więcej danych o transakcji niż dotychczas stosowane faktury. To np. dane przewoźnika dostarczającego towar, rodzaj transportu czy kod PKWiU dla towaru lub usługi. Wzór faktury ujednolicono i dlatego nazwano ją fakturą ustrukturyzowaną. Trafiają one do centralnej bazy w Krajowej Administracji Skarbowej i tam każda z nich otrzymuje unikalny numer.

Czytaj więcej

Krajowy System e-Faktur – rewolucja w fakturowaniu

Jeśli nie tylko wystawca, ale i odbiorca takiej faktury korzysta z tego systemu, to faktury nie trzeba dodatkowo wysyłać do odbiorcy (choć taka możliwość pozostanie). Na razie system nie jest obowiązkowy, a te firmy, które się do niego zgłoszą, nie muszą w ten sposób fakturować wszystkich swoich transakcji.

System ma stać się obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT od początku 2023 r. lub później. Zależy to m.in. od pozwolenia Komisji Europejskiej na odstępstwo od zwykłych reguł fakturowania. Gdy już wejdzie w życie, w ogóle znikną faktury papierowe, a także elektroniczne wystawiane dziś.

Ministerstwo Finansów zachęca do stosowania nowego systemu, przypominając w swoich komunikatach, że przyspiesza to zwrot VAT z 60 do 40 dni. Faktury wystawionej w KSeF nie trzeba poza tym przechowywać, bo fiskus zachowa ją przez 10 lat (tj. przez okres o pięć lat przekraczający termin przedawnienia VAT). Poza tym podatnik wystawiający takie faktury nie będzie musiał przesyłać na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA).

Wyzwanie dla dużych

Jak zauważa Robert Jaszczuk, partner w kancelarii SSW Pragmatic Solutions, większe firmy powinny podjąć próbę testowego skorzystania z KSeF już teraz. – Przebudowa systemów księgowych pod kątem korzystania z KSeF może zająć wiele miesięcy. Warto zająć się przy tym nie tylko samą stroną techniczną, ale też wdrożyć procedury akceptacji takich faktur, wysyłania ich zbiorowo i pojedynczo oraz ustalić osoby odpowiedzialne za wystawianie i wysyłkę faktur – radzi ekspert. Zaznacza on, że kreślenie obowiązków może mieć duże znaczenie dla kwestii ewentualnej odpowiedzialności karnoskarbowej za naruszenia obowiązków związanych z KSeF.

Przemysław Skorupa doradca podatkowy w Deloitte

System faktur ustrukturyzowanych jest zupełnie nowym standardem. Gdy za rok stanie się obowiązkowy, wyeliminuje faktury papierowe i ręczne wprowadzanie faktur do systemu. Może być w wielu przypadkach znaczącym ułatwieniem dla wielu firm. Niemniej jest to system inny niż dotychczas stosowane standardy faktur elektronicznych, w tym np. szeroko używane w sieciach handlowych systemy Electronic Data Interchange (EDI). Kto zechce przejść na faktury ustrukturyzowane już teraz, powinien we własnym interesie powiadomić o tym swoich kontrahentów. Jeśli owi kontrahenci nie będą mieli dostępu do KSeF, to należy zadbać o przesyłanie im faktur w dotychczasowej formie. Jeśli do takiego porozumienia między firmami nie dojdzie, to podmiot otrzymujący fakturę może w ogóle nie wiedzieć o jej wystawieniu i nie zapłacić należności za towar czy usługę.