Inwentaryzacja warunkuje prawidłową wycenę aktywów i pasywów. Rozbieżności między dokumentami inwentaryzacyjnymi a księgami rachunkowymi skutkują powstaniem różnic inwentaryzacyjnych. Są one ujmowane w księgach rachunkowych roku obrotowego, na który przypada termin inwentaryzacji (art. 27 ustawy o rachunkowości).
Przed podjęciem działań dotyczących ustalenia przyczyn powstania różnic i obciążenia osób odpowiedzialnych trzeba sprawdzić kompletność i poprawność dokumentacji inwentaryzacyjnej (oświadczenia osób materialnie odpowiedzialnych złożone przed spisem inwentaryzacyjnym i po jego zakończeniu, wypełnione arkusze spisowe wraz z dokumentacją uzupełniającą, sprawozdania komisji spisowej).
Gdy w toku inwentaryzacji stwierdzono różnice inwentaryzacyjne, komisja inwentaryzacyjna podejmuje próby ustalenia ich przyczyn, np. spisując protokół rozmowy z osobami odpowiedzialnymi za powierzone składniki, zbierając dodatkowe informacje wśród pracowników jednostki czy zarządzając ponowną weryfikację określonego fragmentu spisu. Decyzję o sposobie traktowania niedoborów podejmuje kierownik jednostki, przy czym zasady przeprowadzania inwentaryzacji oraz rozliczania różnic inwentaryzacyjnych jednostka powinna opisać w instrukcji inwentaryzacyjnej stanowiącej element swojej polityki rachunkowości.
Różnice z inwentaryzacji zarówno dotyczące nadwyżek, jak i niedoborów spisywanych składników majątku do czasu ustalenia przyczyn ich powstania mogą zostać przeksięgowane na specjalnie wydzielone konta.
Cztery kategorie różnic
Ewidencja księgowa niedoborów i nadwyżek zależy od stwierdzenia z jakiego rodzaju różnicami mamy do czynienia. Najczęściej zalicza się je do następujących kategorii: