- W jaki sposób należy skorygować błąd w rachunkowości danego roku obrotowego zauważony po jego zakończeniu?

Anna Jeschke, biegły rewident, Jeschke Rentflejsz Dasiewicz sp. z o.o.:

Zależy to od tego, kiedy zostanie on dostrzeżony. Jeśli nastąpi to przed zatwierdzeniem sprawozdania, to oczywiście należy w nim uwzględnić prawidłowe dane. Jego celem jest bowiem rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego firmy. W ten sposób należy poprawić zarówno poważne błędy, jak i drobne pomyłki.

W praktyce księgowi rzeczywiście dążą do wyeliminowania wszelkich nieprawidłowości, nawet tych, które nie mają żadnego wpływu na wizerunek firmy w sprawozdaniu, np. gdy wynik zawyżono lub zaniżono o kilkadziesiąt złotych. Trzeba bowiem pamiętać, że na podstawie ksiąg rachunkowych sporządzane są deklaracje podatkowe.

Tymczasem w prawie podatkowym nie obowiązuje zasada istotności. Kwota należna dla urzędu skarbowego musi być więc wyliczona co do złotówki.

Czy jeśli sprawozdanie podlega badaniu przez biegłego rewidenta, to należy go powiadomić o korektach?

Oczywiście. Mogą wystąpić dwie sytuacje. Pierwsza jest prostsza. Jeśli błąd zostanie dostrzeżony przez jednostkę przed sporządzeniem przez audytora opinii i raportu, to nie ma przeszkód, aby uwzględnił on w niej już poprawione dane. Jest więc poprawiany w ramach typowej współpracy jednostki z biegłym.

Większy problem pojawia się, gdy nieprawidłowości zostaną wykryte co prawda przed zatwierdzeniem sprawozdania przez walne zgromadzenie wspólników lub inny uprawniony organ, ale już po wydaniu opinii i sporządzeniu raportu przez biegłego. To dlatego że taka opinia i raport mogły już trafić do użytkowników zewnętrznych. Istnieje więc obawa, że na tej podstawie podejmą oni błędne decyzje.

Z tego powodu ustawodawca nakłada na jednostkę obowiązek powiadomienia audytora o wykrytych nieścisłościach. Następnie biegły rewident anuluje poprzednio wydaną opinię i formułuje nową o zmienionym sprawozdaniu.

Autopromocja
Historia Uważam Rze

Teraz z darmową dostawą i e‑wydaniem gratis!

ZAMÓW

Nowa opinia z przeprowadzonego badania zawiera niezbędne wyjaśnienia dotyczące zaistniałych zmian.

Błąd może zostać wykryty także po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego. Co wtedy się dzieje?

Sposób postępowania zależy od tego, czy jest on poważny.

Co do zasady skutki takich błędów ujmuje się w księgach rachunkowych roku obrotowego, w którym firma otrzymała informacje o zdarzeniach, które mają wpływ na sprawozdanie finansowe. Inaczej jednak traktowane są nieprawidłowości, w następstwie których nie można uznać sprawozdania finansowego za rok lub lata poprzednie za spełniające wymagania określone w art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Chodzi o sytuacje, gdy sprawozdanie nie przedstawia rzetelnie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego. Wtedy kwotę korekty odnosi się na kapitał (fundusz) własny i wykazuje jako „zysk (strata) z lat ubiegłych”

Jak to wygląda w praktyce?

Najczęściej błędy popełnione w poprzednich latach odkryte po  zatwierdzeniu sprawozdania poprawiane są przy  sporządzaniu kolejnego. Księgowi chcą bowiem skonsultować sposób ich ujęcia z audytorem. Nie znaczy to, że nie mają własnego stanowiska. Są to jednak sytuacje nietypowe, kiedy wiedza i doświadczenie biegłego rewidenta są bardzo pomocne.

W takich sprawach istotny jest także głos zarządu, bo to on odpowiada za ostateczny kształt sprawozdania finansowego. Czy osoby tam zasiadające łatwo przyjmują do wiadomości, że w poprzednim sprawozdaniu wystąpiły nieprawidłowości, które mogły wprowadzić odbiorcę w błąd?

Zależy to od kilku czynników. Niewątpliwie członkom zarządu dużo łatwiej jest zgodzić się na korektę przez kapitały, gdy przy sporządzaniu sprawozdania, w którym wystąpiły nieprawidłowości, nie sprawowali jeszcze swojej funkcji. Po prostu łatwiej jest przyznać się do błędu cudzego niż swojego.

Ale jest też inny istotny czynnik. Skorygowanie błędu w ten sposób zwykle obniża wynik z lat poprzednich. Gdyby poprawić go w bieżących księgach, spowodowałoby to zmniejszenie zysku lub podwyższenie straty z danego roku. Dlatego zarządy często wolą odnieść korektę na kapitał własny. Właściciele zwykle większą wagę przykładają bowiem do aktualnych wyników niż ubiegłorocznych.

Bywają jednak także sytuacje, kiedy korekta lat poprzednich powoduje zmniejszenie przychodu roku bieżącego, np. gdy przychody z grudnia uwzględniono w styczniu. Wtedy dyskusja między audytorem a zarządem o konieczności poprawienia błędu przez kapitały zwykle jest dużo trudniejsza.

Jak odróżnić błędy istotne od tych, które należy poprawić w bieżącym sprawozdaniu?

Niestety, nie ma żadnej uniwersalnej odpowiedzi. Zależy to od rodzaju i wielkości spółki oraz jej wyników. Warto pamiętać, że bada się wpływ błędu nie tylko na wynik, ale również na kapitał spółki. Należy przeanalizować również, jakie pozycje sprawozdania zafałszował błąd. Każdą sytuację trzeba badać indywidualnie.

Korygowanie błędów jest przykładem tej części pracy księgowego i biegłego rewidenta, gdzie nie można oprzeć się na prostych schematach postępowania. Konieczne jest wykorzystanie doświadczenia i zadanie sobie pytania, czy nieprawidłowości mogły doprowadzić odbiorcę sprawozdania do podjęcia błędnej decyzji, czy też takiego zagrożenia nie było. Prosta analiza procentowych zmian, np. wyniku, nie zawsze prowadzi do prawidłowych wniosków.

Można sobie bowiem wyobrazić sytuację, gdy duża spółka giełdowa o wielomilionowych obrotach wykazuje w sprawozdaniu tylko 200 zł zysku. Następnie odkrywa pomyłkę, w wyniku której okazuje się on o 400 zł wyższy. Jeśli to jedyna konsekwencja jego poprawienia, to z pewnością nie jest to błąd istotny, mimo że wynik wzrósł trzykrotnie. Taka korekta z pewnością jednak nie wpłynęła na decyzję racjonalnego inwestora o zakupie lub sprzedaży akcji.

Ten prosty przykład pokazuje, że same wskaźniki liczbowe to nie wszystko. Czasem bowiem zmiana o 200 proc. nie ma znaczenia, z kolei w innych wypadkach pozornie niewielkie nieprawidłowości mogły być istotne dla odbiorców sprawozdania.

Jakie sytuacje są najczęściej przyczyną istotnych błędów?

Przede wszystkim należy pamiętać, że nie uznaje się za nie wszelkiego rodzaju szacunków opartych na wiarygodnych przesłankach. Jeśli więc firma nawet dość znacznie pomyli się przy ustalaniu rezerwy na naprawy gwarancyjne, to nie jest to błąd w rozumieniu rachunkowości.

Co do zasady nie jest nim również pomyłka w ustalaniu wysokości odpisów aktualizujących należności. Inaczej będzie jednak, gdy firma nie dołożyła należytej staranności i np. dopiero pod koniec kolejnego roku obrotowego dowiedziała się, że przed dniem bilansowym jej główny odbiorca, który był jej winny znaczną kwotę, został postawiony w stan upadłości. W praktyce to takie właśnie sytuacje powodują konieczność korekt sprawozdania z poprzedniego roku.

Zwykle problemem nie są proste błędy rachunkowe lub nieprawidłowe zastosowanie prawa bilansowego, ale nieuwzględnienie informacji, do których był dostęp, ale jednostka nie zadała sobie trudu, aby je uzyskać.

Zobacz więcej w serwisach:

Podatki i księgi

»

Księgowość

»

Księgi i sprawozdania

»

Księgowania

»

Księgowanie korekt

Podatki i księgi

»

Księgowość

»

Księgi i sprawozdania

»

Sprawozdania finansowe