Nowelizacja ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym (dalej: ustawa o KRS) oraz zmiana ustawy o rachunkowości, których przepisy dotyczące sprawozdań finansowych w formie elektronicznej weszły w życie 15 marca 2018 r., były sporym zaskoczeniem. Członkowie zarządów, biura księgowe, prawnicy byli zdumieni rewolucyjnym charakterem zmian oraz szybkością ich wprowadzenia. Jak dzisiaj, z perspektywy roku funkcjonowania przepisów, postrzegamy te zmiany? Jakie spowodowały konsekwencje? Z jakimi kłopotami musieli bądź ciągle muszą zmagać się przedsiębiorcy, w szczególności obcokrajowcy? Czy wszyscy członkowie zarządów polskich spółek powinni posiadać numery PESEL? Zagadnienia te postaramy się przybliżyć w artykule.
Czytaj także: Łatwiej o PESEL dla cudzoziemca
Tylko wersje elektroniczne
Papierowe sprawozdania finansowe przeszły do lamusa. Od 1 października 2018 r. obowiązuje wyłącznie ich forma elektroniczna. Zmienił się też sposób podpisywania i składania dokumentów finansowych do sądu rejestrowego. Wprowadzone zmiany miały ułatwić i zautomatyzować przekazywanie sprawozdań finansowych do KRS, a tymczasem są kłopotem dla wielu spółek.
Krok pierwszy – to przygotowanie i podpisanie sprawozdania finansowego. Zgodnie z nowym brzmieniem art. 45 ustawy o rachunkowości, sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sporządza się w postaci elektronicznej (strukturze logicznej xml), podpisując dokument kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Sprawozdanie powinno zostać sporządzone w terminie trzech miesięcy od dnia bilansowego. Wyjątek stanowi obecnie sprawozdanie finansowe lub skonsolidowane sprawozdanie finansowe sporządzone zgodnie z międzynarodowymi standardami rachunkowości (MSR), dla których struktura logiczna nie została jeszcze udostępniona w Biuletynie Informacji Publicznej. Dokument ten podpisuje, podając datę podpisu, osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, a następnie wszyscy członkowie zarządu.
Profil zaufany ePUAP
Profil zaufany to zestaw danych, które pozwalają na jednoznaczną identyfikację danej osoby w usługach podmiotów publicznych w internecie. Zgodnie z założeniami, profil zaufany jest tak zabezpieczony, aby nikt — poza jego właścicielem — nie mógł go użyć. Podpisując dokumenty profilem zaufanym, jesteśmy zobowiązani podać login, hasło oraz kod autoryzacyjny, który otrzymamy SMS-em. Kod autoryzacyjny jest wysyłany na nowo do każdej operacji.