Spółka wykazuje w księgach rachunkowych należność od kontrahenta z tytułu dostawy towarów w kwocie 75 tys. zł brutto. Faktura została wystawiona w marcu i przekazana odbiorcy wraz z towarem. Do końca sierpnia kontrahent nie uregulował należności pomimo przesłanych kilkukrotnie wezwań do zapłaty. Czy w tej sytuacji doszło do utraty wartości posiadanego składnika aktywów? Czy spółka powinna utworzyć odpis aktualizujący należność? Jeśli tak, to w jakiej wysokości? – pyta czytelnik.
Należności - bez względu na ich rodzaj - należy wprowadzić do ksiąg rachunkowych na dzień nabycia bądź powstania zgodnie z art. 28 ust. 11 pkt 2 ustawy o rachunkowości (dalej: uor) według wartości nominalnej, która w przedstawionej sytuacji będzie obejmować przychód ze sprzedaży towarów powiększony o podatek od towarów i usług. Natomiast nie rzadziej niż na dzień bilansowy spółka powinna wycenić posiadane aktywa w sposób, jaki nakazuje art. 28 ust. 1 uor. Spółka ma obowiązek wykazać w sprawozdaniu finansowym należności tytułu dostaw i usług według kwoty wymaganej zapłaty, jednak z zachowaniem zasady ostrożności. Co to oznacza?
Zgodnie z zasadą ostrożności
Wycena należności zgodnie z zasadą ostrożności obliguje spółkę do wykazania ich w bilansie w wartości uwzględniającej stopień prawdopodobieństwa utraty przyszłych korzyści ekonomicznych. Spółka powinna ocenić realność zapłaty należności przez dłużnika. Jeśli istnieje wysokie prawdopodobieństwo zagrożenia w spłacie należności, to spółka ma obowiązek przeanalizować konieczność ujęcia odpisu aktualizującego wartość tego składnika aktywów. W tym celu pomocne może być przeprowadzenie inwentaryzacji drogą uzyskania potwierdzeń sald od kontrahentów oraz sporządzenie raportu wiekowania należności od odbiorców. Na tej podstawie spółka ma możliwość uzyskania informacji czy doszło do utraty wartości należności. Utrata wartości uzasadnia konieczność dokonania odpisu aktualizującego.
Co uwzględniać
Przesłanki świadczące o konieczności tworzenia odpisów aktualizujących zostały uregulowane w art. 35b ust. 1 uor. Należy podkreślić, że każdy przypadek „podejrzanej" należności trzeba rozważyć indywidualnie. Spółka powinna przede wszystkim szczegółowo przeanalizować sytuację w jakiej znajduje się dłużnik, tj. jego zdolność płatniczą, oraz ustalić przyczynę zwłoki w zapłacie >patrz tabela.
W jakiej kwocie
Oprócz ustalenia prawdopodobieństwa spłaty należności, w przypadku należności przeterminowanych lub nieprzeterminowanych o wysokim stopniu prawdopodobieństwa nieściągalności spółka musi oszacować wysokość, w jakiej powinien zostać utworzony odpis aktualizujący. Ustawa o rachunkowości nie określa wprost w jakiej kwocie należy tworzyć odpisy aktualizujące, wskazuje jedynie ich górną granicę. W pewnych sytuacjach odpis będzie w pełnej wysokości należności. Dysponując informacjami o dotychczasowym przebiegu współpracy z kontrahentem oraz informacją o jego aktualnej sytuacji finansowej spółka powinna w sposób racjonalny podjąć decyzję o potrzebie i wysokości utworzenia odpisu aktualizującego.