Inwentaryzacja jest jednym z testów kontroli, jakim przedsiębiorstwa muszą być poddane w toku swojej działalności. Obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji wynika bowiem z ustawy o rachunkowości (uor), która w art. 4 ust. 3 wskazuje, że rachunkowość jednostki obejmuje m.in. okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. Dlatego im lepiej zaplanujemy inwentaryzację, tym łatwiej poradzimy sobie z całym procesem fizycznej kontroli.

Sytuacja rzetelna i jasna

Inwentaryzacja jest jednym z elementów składających się na prowadzenie rachunkowości. Obejmuje wszystkie czynności, które pozwalają ustalić faktyczny stan majątku jednostki gospodarczej. Każda jednostka ma obowiązek rzetelnie i jasno przedstawiać swoją sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. W związku z tym, informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym mogą być uznane za wiarygodne tylko wtedy, gdy dane wynikające z ksiąg rachunkowych zostaną zweryfikowane ze stanem faktycznym, a ewentualne różnice inwentaryzacyjne zostaną ujęte w księgach rachunkowych.

Ustawa o rachunkowości zawiera informacje dotyczące terminów, metod oraz częstotliwości przeprowadzania inwentaryzacji, nie zawiera jednak zasad opisujących technik jej przeprowadzania. Dlatego każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe powinna posiadać własne wypracowane uregulowania w zakresie inwentaryzacji, uwzględniające jej wielkość, specyfikę oraz rodzaj posiadanych zasobów.

Obowiązki kierownika

Osobą odpowiedzialną w jednostce za wykonanie obowiązków w zakresie rachunkowości jest kierownik jednostki. Jeżeli jednak obowiązki te zostaną powierzone innej osobie za jej pisemną zgodą, kierownik jednostki odpowiada z tytułu nadzoru. Kierownik jednostki nie może natomiast scedować na osoby trzecie odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury. Świadczy to o podstawowym znaczeniu inwentaryzacji dla prawidłowego ustalenia stanu aktywów i pasywów jednostki. Zapis ustawowy dotyczy zakresu i częstotliwości inwentaryzacji, jednak praktyczna strona zagadnienia nie jest uregulowana przepisami prawa. Powoduje to, że w praktyce można spotkać różne nieprawidłowości związane z przeprowadzeniem inwentaryzacji rocznej. Przepisy nie określają procedur związanych z organizacją inwentaryzacji i w tym przypadku korzysta się z zasad utrwalonych przez powszechną praktykę i zwyczaje. W tym celu można korzystać z dokumentów dostępnych np. na stronie www.pibr.org.pl. Poza tym w lipcu 2016 r. firmy dostały wartościowe narzędzie, które może znacząco pomóc we wszystkich etapach inwentaryzacji zapasów. Chodzi o stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów, materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów, które wyjaśnia problemy merytoryczne i organizacyjne, powstające przy przeprowadzaniu spisu tych składników majątku. ?

Przygotowanie to podstawa

Prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji uzależnione jest od jej właściwego przygotowania. Proces przygotowania inwentaryzacji może obejmować m.in. następujące czynności:

1. Opracowanie planu, zakresu, przedmiotu i harmonogramu inwentaryzacji.

Autopromocja
CFO Strategy & Innovation Summit 2021

To już IV edycja kongresu dla liderów świata finansów

WEŹ UDZIAŁ

2. Powołanie zakładowej komisji inwentaryzacyjnej.

3. Wydanie zarządzenia przez kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji - powinno ono określać m.in. rodzaje składników majątku objętych inwentaryzacją, terminy przeprowadzenia inwentaryzacji, tj. konkretne daty rozpoczęcia i zakończenia (należy mieć na względzie, aby były zgodne z terminami wynikającymi z uor), komisję spisową powołaną do przeprowadzenia inwentaryzacji.

4. Zorganizowanie przedinwentaryzacyjnego szkolenia członkom zespołów spisowych oraz osobom materialnie odpowiedzialnym. Należy pamiętać, że członkami zespołów powinny być osoby kompetentne, bezstronne i obiektywne, którym dobrze jest znana gospodarka magazynowa, przepisy dotyczące inwentaryzacji oraz zasady przeprowadzania spisu z natury. Nie powinno się powoływać osób nieposiadających odpowiednich kwalifikacji oraz niezapewniających bezstronności spisu, osób, które przyjęły odpowiedzialność materialną za powierzone im składniki majątku objęte spisem z natury, a także pracowników księgowości prowadzących ewidencję składników majątkowych objętych inwentaryzacją.

5. Likwidacja zapasów i urządzeń zniszczonych i uzupełnienie dokumentów dotyczących ich eliminacji z ewidencji;

6. Określenie obowiązków i praw osób powołanych do przeprowadzenia spisu z natury.

Sprawne przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji zależy od organizacji działań z nią związanych, a więc wewnętrznych uregulowań. Głównym wewnętrznym dokumentem powinna być instrukcja inwentaryzacyjna, która stanowi podstawę wydania zarządzenia kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji. Niemniej jednak uor nie nakłada na jednostki obowiązku posiadania takiego dokumentu. Instrukcja taka może stanowić odrębny element wewnętrznego prawa każdej jednostki i dodatkowy element dokumentacji opisującej przyjęte przez nią zasady rachunkowości. Instrukcja inwentaryzacyjna powinna zawierać minimum następujące informacje:

1. nazwę obiektu i oznaczenie inwentaryzowanego pomieszczenia;

2. rodzaj inwentaryzowanych składników majątkowych;

3. imię i nazwisko osoby lub osób odpowiedzialnych za spisywane składniki majątku;

4. datę rozpoczęcia i zakończenia spisu z natury;

5. oznaczenie dnia, na który jest ustalany stan składników;

6. skład komisji inwentaryzacyjnej, z wyznaczeniem przewodniczącego;

7. terminarz (harmonogram) czynności spisowych;

8. obieg dokumentów z inwentaryzacji;

9. zasady weryfikacji i rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.

Ważne terminy

Nawet najstaranniej przeprowadzona inwentaryzacja nie spełni swojej funkcji kontrolnej, jeżeli nie zostanie przeprowadzona i rozliczona terminowo. Dlatego istotnym elementem procesu inwentaryzacji jest ustalenie harmonogramu czynności do wykonania i przestrzeganie ich terminowości. Dokumentem uzupełniającym do zarządzenia w sprawie inwentaryzacji wydawanym przez kierownika jednostki jest harmonogram inwentaryzacji. ?

Zdaniem autora

Tomasz Diering, menedżer w Dziale Rewizji Finansowej BDO, biuro w Poznaniu

Kierownik każdej jednostki powinien pamiętać, że inwentaryzacja jest jednym z ważniejszych testów kontroli w jednostkach gospodarczych, do którego należy się rzetelnie przygotować. Właściwie przeprowadzona inwentaryzacja sprzyja urealnianiu i ustaleniu rzeczywistego stanu majątku każdej jednostki. Jest to doskonały czas do oceny przydatności posiadanego majątku przez doprowadzenie stanu ewidencyjnego wynikającego z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym. Niemniej jednak, źle lub niechlujnie przeprowadzona kontrola może zaburzyć nam wizerunek własnej jednostki, wprowadzić wiele nieporozumień i zakłócić normalną pracę służb księgowych. Dlatego należy już teraz rozważyć, czy jednostka dysponuje odpowiednimi zasobami czy w terminie i prawidłowo przeprowadzić wszystkie procedury inwentaryzacyjne.