E-faktury: Minął czas planowania, nadszedł czas aktywnego działania

Ze względu na kilkukrotnie przesuwany przez Ministerstwo Finansów termin wprowadzenia obowiązkowych e-faktur, wiele podmiotów wstrzymywało się z rozpoczęciem przygotowań do nowego wymogu i nie podjęło jeszcze żadnych konkretnych działań w tym kierunku.

Publikacja: 19.04.2023 21:00

Katarzyna Wróblewska Associate Partner w Dziale Doradztwa Podatkowego, EY Polska

Katarzyna Wróblewska Associate Partner w Dziale Doradztwa Podatkowego, EY Polska

Foto: mat. pras.

Materiał Partnera: EY

Tymczasem miesiąc temu opublikowany został nowy projekt ustawy wprowadzającej obowiązkowe e-fakturowanie. I zgodnie z zapewnieniami Ministerstwa Finansów ma on, co do zasady, odzwierciedlać docelowy kształt tego rozwiązania, bo – odwołując się do wypowiedzi przedstawicieli ustawodawcy – nie są przewidywane już inne zmiany, które wymagałyby zmiany ustawy o VAT. Nie oznacza to jednak, że zmian nie będzie. Przeciwnie – nie została jeszcze opublikowana finalna wersja schemy XSD, co otwiera furtkę do wprowadzenia kolejnych zmian – często mniej istotnych, o bardziej technicznym charakterze. Przy czym należy pamiętać jeszcze o planowanych zmianach na szczeblu unijnym, w ramach inicjatywy ViDA.

Nasuwa się jednak pytanie, czy pomimo ryzyka kolejnych zmian przepisów, niepewności co do kształtu finalnej schemy oraz istotnych uwag, zgłoszonych w ramach konsultacji społecznych, ale nieuwzględnionych przez Ministerstwo Finansów, firmy mogą sobie pozwolić na dalsze zwlekanie z przygotowaniami?

W wersji dobrowolnej podatnicy mogą korzystać z e-fakturowania już od początku 2022 roku. Ci, którzy mają już techniczną możliwość wystawiania i odbierania faktur w nowym formacie, najczęściej korzystają z niej sporadycznie, po to, by przetestować to rozwiązanie pod kątem procesowym i biznesowym.

Ponadto wiele środowisk zaczęło wskazywać, że ten relatywnie dość długi okres przejścia od e-faktur fakultatywnych do obowiązkowych może się jednak okazać zbyt krótki, aby wszystkie podmioty dały radę się przygotować – w szczególności te, które dokonują nawet po klika milionów transakcji miesięcznie. W konsekwencji obowiązek korzystania z KSeF przesunięto dla większości podatników na 1 lipca 2024 roku.

Na laury trzeba zaczekać

Obowiązkowe przejście na e-fakturowanie w Polsce jest znaczącą zmianą, do której przedsiębiorstwa muszą się odpowiednio przygotować. W zależności od wielu czynników, tj. m.in. wolumenu transakcji, ich różnorodności, wielkości przedsiębiorstwa, czas niezbędny na przygotowania może się znacząco różnić. W przypadku większości średnich i dużych firm nieodzowne będzie zarezerwowanie od kilku do kilkunastu miesięcy. Na większy komfort mogą liczyć natomiast najmniejsze firmy, których przygotowania powinny zająć dużo krócej.

W zupełnie innej sytuacji są natomiast firmy o największej skali działalności, które już od wielu miesięcy prężnie przygotowują się do obsługi e-faktur. Dla nich każda istotna zmiana merytoryczna i techniczna wprowadzana przez ministerstwo w trakcie ostatnich miesięcy to dodatkowe nakłady pracy na dostosowanie wprowadzonych już zmian.

Mateusz Kisiel manager w Dziale Doradztwa Podatkowego, EY Polska

Mateusz Kisiel manager w Dziale Doradztwa Podatkowego, EY Polska

mat. pras.

Jednak, uśredniając sytuację wszystkich firm objętych tym obowiązkiem, można stwierdzić, że w praktyce większość z nich planuje rozpocząć prace w drugim lub trzecim kwartale 2023 roku. Niezbędnych jest bowiem co najmniej kilka miesięcy na przygotowania – przedsiębiorstwa musiały ocenić różne rozwiązania komercyjne, zaplanować konieczne działania, oszacować potrzebne zasoby ludzkie i finansowe oraz uwzględnić projekt e-fakturowania w swoich planach budżetowych na ten i kolejny rok finansowy. Zadań jest wiele, a ich wykonanie czasochłonne. Przesunięcie terminu wdrożenia obowiązkowego e-fakturowania ucieszy więc pewnie wszystkich, którzy obawiali się, że nie zdążą z przygotowaniami w poprzednio wyznaczonym terminie. Teraz mają realną szansę zdążyć – o ile oczywiście czas dany przez Ministerstwo Finansów zostanie dobrze wykorzystany.

Kosztowne zmiany

Sprawdzają się natomiast obawy podatników, którzy rozpoczęli już prace nad wdrożeniem obowiązkowej e-faktury, że Ministerstwo Finansów wprowadzi istotne zmiany w stosunku do aktualnych wymogów zbyt późno.

Do takich zmian zaliczyć można zmianę w zakresie wystawiania tzw. faktur konsumenckich. Kwestia ta jest od początku istotna dla niektórych podatników, np. telekomów. Przypominamy, że zgodnie z najnowszym projektem faktury konsumenckie (B2C) są wyłączone z zakresu KSeF. Ustawodawca nie pozostawia w tym zakresie możliwości dobrowolnego e-fakturowania poprzez KSeF.

Zmiana wprowadzona jako postulat podatników stanowi na tyle istotną modyfikację funkcjonowania KSeF, że całkowicie wypacza podejście do e-fakturowania – szczególnie u podmiotów, które wystawiają dużo faktur na konsumentów. Wprowadzenie tej zmiany tak późno ma poważne konsekwencje. Po pierwsze, część podmiotów budowała swoje narzędzia do e-fakturowania w oparciu o założenie, że faktury konsumenckie będą objęte obowiązkowym KSeF. Teraz muszą to zmieniać. Po drugie, kluczowym pytaniem jest, czy zakaz wystawiania e-faktur konsumenckich ma charakter stały, czy jest wyłącznie czasowy i zostanie zmieniony w przyszłości. Jeżeli mamy do czynienia z drugą opcją, nakładany jest w istocie obowiązek wdrożenia systemu przejściowego i znowu przyczyni się do powiększenia kosztów.

Kto za to zapłaci

To właśnie koszty stają się istotnym czynnikiem związanym z wdrożeniem e-faktur w Polsce. Jak zakładał minister finansów: „nie oczekuje się, by koszty, jakie podatnicy będą musieli ponieść w celu dostosowania swoich systemów do szczególnego środka, były znaczne, zwłaszcza w porównaniu z korzyściami…”.

Zdaniem ekspertów nie jest to prawda. Dotychczasowe doświadczenia wskazują, że koszty w przypadku większości przedsiębiorców będą znaczne, a część z nich w ogóle nie spodziewa się dodatkowych korzyści związanych z KSeF. Co więcej, działania ministerstwa sprawiają, że koszty te rosną lawinowo. Dobrym rozwiązaniem byłoby rozważenie zmniejszenia obciążenia tymi kosztami przedsiębiorców, np. poprzez wprowadzenie ulgi podatkowej lub innej formy finansowania zewnętrznego.

Pora na konkretne kroki

E-fakturowanie jest nieuniknioną zmianą, która może przynieść przedsiębiorstwom wiele korzyści – pod warunkiem odpowiedniego przygotowania się do niej.

Obecnie moment na podjęcie konkretnych kroków wydaje się tym lepszy, że dopiero co opublikowano najnowszą wersję projektu, a kolejne zmiany, o ile zostaną wprowadzone, powinny mieć z założenia charakter doprecyzowujący. Niezależnie od powyższego warto przy wyborze partnera pomagającego przy implementacji KSeF wziąć pod uwagę gwarancję dostosowania systemu do ewentualnych zmian, jakie może jeszcze zafundować Ministerstwo Finansów.

Materiał Partnera: EY

Materiał Partnera: EY

Tymczasem miesiąc temu opublikowany został nowy projekt ustawy wprowadzającej obowiązkowe e-fakturowanie. I zgodnie z zapewnieniami Ministerstwa Finansów ma on, co do zasady, odzwierciedlać docelowy kształt tego rozwiązania, bo – odwołując się do wypowiedzi przedstawicieli ustawodawcy – nie są przewidywane już inne zmiany, które wymagałyby zmiany ustawy o VAT. Nie oznacza to jednak, że zmian nie będzie. Przeciwnie – nie została jeszcze opublikowana finalna wersja schemy XSD, co otwiera furtkę do wprowadzenia kolejnych zmian – często mniej istotnych, o bardziej technicznym charakterze. Przy czym należy pamiętać jeszcze o planowanych zmianach na szczeblu unijnym, w ramach inicjatywy ViDA.

Pozostało 89% artykułu
Edukacja i wychowanie
Medycyna u Rydzyka z zaświadczeniem od proboszcza. Resort Czarnka: to legalne
Prawo dla Ciebie
Od 1 października zaczyna obowiązywać Konwencja Stambulska
Zawody prawnicze
Egzamin na aplikacje prawnicze nieznacznie łatwiejszy niż rok temu
Prawo drogowe
Egzaminacyjna turystyka ma się dobrze. Gdzie najłatwiej zdać na prawo jazdy
Materiał Promocyjny
SSC/GBS Leadership Program 2023
Prawo dla Ciebie
Jak oddać głos w wyborach do Sejmu i Senatu oraz w referendum. Objaśniamy
Konsumenci
Zamieszanie w sprawach frankowych przez brak uchwały SN