Elektroniczna wersja akt pracowniczych nie taka atrakcyjna

- Od 1 stycznia 2019 r. zaczną obowiązywać nowe przepisy o dokumentacji pracowniczej. Jakie są najważniejsze zmiany?

Do najistotniejszych zaliczyłbym możliwość prowadzenia dokumentacji w wersji elektronicznej oraz ostateczne przesądzenie o okresie ich przechowywania. Co do zasady będzie on trwał 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy z pracownikiem.

Pozostałe zmiany są konsekwencją tych dwóch wymienionych. Nowe przepisy wprowadziła ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (DzU z 2018 r., poz. 357), a wejdą one w życie 1 stycznia 2019 r. Ustawa wskazuje zasady informowania załogi o długości przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości ich odbioru, zarówno po okresie ich 10-letniego przechowywania, jak i wtedy, gdy pracodawca zdecyduje się przejść z wersji papierowej teczek na elektroniczną lub odwrotnie.

Z moich obserwacji wynika, że duży niepokój budzi bezwzględny obowiązek niszczenia akt osobowych po przymusowym okresie ich przechowywania, jeżeli pracownik nie zdecyduje się ich odebrać. Pracodawcy obawiają się o losy tych, których akta zostaną zlikwidowane, a po 10 latach zajdzie potrzeba ich odtworzenia. W takiej sytuacji byłemu pracownikowi zainteresowanemu takim odtworzeniem pozostanie sądowe powództwo ustalające poprzedni okres zatrudnienia.

Okres przechowywania

- Dlaczego ani kodeks pracy, ani inne przepisy z tej dziedziny (poza emerytalnymi) nie wskazują obecnie, jak długo i w jakiej formie pracodawcy muszą trzymać dokumenty pracownicze? Czy dotąd nie było potrzeby, aby to uregulować?

Dotychczas okres, przez który należało przechowywać dokumentację pracowniczą, kojarzył się z 50 latami i wynikał z przepisów emerytalnych oraz tych o archiwizacji zasobów. W praktyce nie było to precyzyjne ustalenie, gdyż pracodawca musiał trzymać przez 50 lat wyłącznie listy płac, karty wynagrodzeń oraz pozostałe dokumenty mające wpływ na ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty. Wymóg tak długiego okresu przetrzymywania dokumentacji płacowej wynikał z wydłużenia czasu, z którego zarobki mogły stanowić podstawę wymiaru świadczeń emerytalno-rentowych, a szczególnie uwzględnienia w ich podstawie zarobków z 20 lat wybranych z całego stażu pracy. Wiedza o okresie zatrudnienia miała właśnie płynąć z archiwizowanych przez 50 lat dokumentów w formie papierowej. Po zmianach w zasadach informowania ZUS o długości okresów stażu oraz osiąganych w tym czasie dochodach wpływających na świadczenia emerytalno-rentowe, dalsze przechowywanie akt przez 50 lat jest zbędne.

Pozostała dokumentacja pracownicza np. harmonogramy, ewidencje czasu pracy czy karty urlopowe były przechowywane zazwyczaj 3 lata, do czasu przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy. Powszechnie obowiązujące prawo pracy nie dawało przy tym precyzyjnych wytycznych w tym zakresie. Wprowadzenie szczegółowych regulacji może zatem w praktyce przyczynić się do większej pewności. Zmniejszy się też ryzyko stawiania zarzutu o posiadanie lub nieposiadanie teczek osobowych, które przecież ze swojej natury są „naszpikowane" danymi osobowymi podlegającymi szczególnej ochronie.

- Jak długo trzeba będzie przechowywać teczki zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r.?

Wprowadzając nowe przepisy o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej, ustawodawca podzielił zatrudnionych na dwie podstawowe grupy. U tych zaangażowanych od 1 stycznia 2019 r. okres przechowywania będzie wynosić 10 lat, a pracodawcy będą przesyłać do ZUS rozszerzone imienne raporty miesięczne pracowników i zleceniobiorców. W raportach znajdą się dane potrzebne do ustalenia wysokości emerytury lub renty (m.in. wysokość przychodu za konkretny okres). Dane te ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego. Dzięki temu pracownicy nie będą musieli udowadniać przed ZUS historii swojego zatrudnienia i uzyskiwać od byłej firmy np. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.

Także u przyjętych od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. pracodawca będzie mógł skrócić do 10 lat okres trzymania papierów. Chodzi o obecnych lub byłych pracowników, którzy zostali zatrudnieni po 1998 r., ale przed 1 stycznia 2019 r. Szef skorzysta z tego rozwiązania, jeżeli złoży w ZUS raport informacyjny, w którym poda informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty konkretnej osoby. Jeżeli tego nie zrobi, będzie musiał przechować dokumentację pracowniczą 50 lat.

W której teczce

- Czy po nowelizacji zmieni się podział i układ teczek personalnych na część A, B i C?

Podział teczki osobowej nie jest jeszcze przesądzony. Resort pracy zamierza znowelizować rozporządzenie o zasadach prowadzenia akt osobowych pracownika. Z przestawionego projektu tych przepisów wykonawczych wynika, że podział dokumentacji pracowniczej zostanie uzupełniony o jedną część. Teczki osobowe będą składać się z części A, B, C i D.

- Czyli część D byłaby tą nowością?

Nie.

Część D byłaby dotychczasową C, a nowością stanie się część C. Pracodawca musiałby w niej trzymać np.: kartę ewidencji czasu pracy, harmonogramy czasu pracy, wnioski dotyczące czasu wolnego za nadgodziny, dokumenty związane z zadaniowym czasem pracy oraz z uprawnieniami dotyczącymi rodzicielstwa.

Już teraz osoby zajmujące się dokumentacją pracowniczą sygnalizują, że proponowana przez resort zmiana spowoduje, że dotychczasowa klasyczna teczka osobowa z dokumentami potwierdzającymi okoliczności związane z zatrudnieniem spuchnie do monstrualnych rozmiarów i co miesiąc będzie zasilana przez nowe papiery. Tę wizję nowych szaf i półek pracodawcy przyjmują bardzo krytycznie. Obecnie większość tych dokumentów prowadzi się co do zasady w wersji elektronicznej i nie umieszcza ich papierowego odpowiednika w teczkach pracowników.

- Co się stanie, gdy teczki osobowe zostaną wypożyczone do sądu pracy do celów prowadzonego postępowania?

Zgodnie z dodanym art. 944 kodeksu pracy, jeżeli przechowywana dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu, a pracodawca jest stroną tego postępowania – przechowuje dokumentację pracowniczą do czasu jego prawomocnego zakończenia, nie krócej jednak niż do upływu 10 lat. Gdy natomiast pracodawca dowiedział się o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej przedłuża się z 10 lat o 12 miesięcy. Po ich upływie zatrudniający zawiadamia w formie papierowej lub elektronicznej byłego pracownika, że może odebrać tę dokumentację. Ten ma na to 30 dni od otrzymania zawiadomienia. Jeśli jej nie odbierze, dokumenty zostaną zniszczone, o czym także pracownik jest uprzedzony.

- Czy i w jaki sposób pracodawcy mają się przygotować do tych nowości? Czy o zmianach muszą informować załogi, odrębnie każdego pracownika?

Po wejściu w życie nowych przepisów, tj. gdy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej będzie wynosił 10 lat, pracodawca będzie miał określone obowiązki przy rozwiązaniu umowy o pracę. Kończąc z nim współpracę i wystawiając mu świadectwo pracy, będzie też wydawał oddzielną pisemną lub elektroniczną informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz o możliwości jej odbioru. Ma to zrobić do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Przekaże także informację o zniszczeniu tych zasobów, gdyby etatowiec ich nie odebrał.

Jeśli zatrudniający nie wyda takiej informacji, ryzykuje przegrany proces o odszkodowanie, gdy zniszczenie dokumentacji spowoduje szkodę u pracownika, który o jej zlikwidowaniu nic nie wiedział.

Dane osobowe

- Czy i jak wejście w życie rozporządzenia RODO wpływa na proponowane zmiany przepisów o dokumentacji pracowniczej?

Nowe przepisy wpisują się w kulturę ochrony danych osób fizycznych promowaną przez rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych; dalej: RODO). Przewiduje ono, że zasadami przetwarzania danych osobowych rządzą takie wytyczne, jak: legalność, przejrzystość, celowość ich przetwarzania adekwatna do konkretnych potrzeb, minimalizacja danych, ograniczenia czasowe, proporcjonalność oraz rozliczalność. Dlatego przepisy wydawane w państwach członkowskich Unii Europejskiej o ochronie danych muszą uwzględniać te reguły. Przygotowana nowelizacja kodeksu pracy jest odpowiedzią polskiego ustawodawcy na takie zapotrzebowanie. Przy aktach osobowych uznał on, że okres 10 lat wychodzi naprzeciw tym zasadom.

- Co z teczkami pracowników, którzy po latach wracają do tego samego pracodawcy?

Na to pytanie precyzyjnie odpowiada dodany art. 945 kodeksu pracy. Gdyby doszło do ponownego nawiązania stosunku pracy z tą samą osobą w okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla niej dotychczasowej dokumentacji. W tej sytuacji okres jej przechowywania liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł.

Czas na decyzję

- Zmieni się też postać prowadzenia dokumentacji pracowniczej – z papierowej na elektroniczną. Czy pracodawca może ją prowadzić w podwójnej formie?

Wchodzące w życie od 1 stycznia 2019 r. nowe przepisy kodeksu pracy nie odpowiadają wprost na to pytanie. Czyni to natomiast projekt rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej. Zgodnie z nim akta osobowe dla tego samego pracownika nie mogą być jednocześnie prowadzone w postaci papierowej i elektronicznej. Na ostateczny kształt przepisów wykonawczych jeszcze jednak czekamy, ale projektowana regulacja już budzi niepokój.

Obecnie wielu pracodawców prowadzi dokumenty pracownicze w formie mieszanej: papierowo-elektronicznej. Przykładowo umowy o pracę sporządza się w formie pisemnej i tak się je przechowuje, natomiast ewidencja czasu pracy ma postać elektroniczną. Wprowadzenie tak kategorycznych postanowień proponowanych przez resort pracy może po 31 grudnia 2018 r. spowodować dylematy trudne do rozstrzygnięcia przez pracodawców. Po tej dacie będą oni musieli zdecydować, w jakiej formie prowadzić dokumentację załogi.

- Czy pracodawca, który postanowi o przejściu na elektroniczne teczki, będzie mógł wrócić do papierowych? W jakich warunkach będzie to dopuszczalne?

Zgodnie z dodanym art. 948 k.p. pracodawca będzie mógł zmieniać postać, w jakiej prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą. Zmiana z formy papierowej na elektroniczną będzie następować przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.

Natomiast modyfikacja postaci dokumentacji w drugą stronę, tj. z elektronicznej na papierową, następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

- Do kiedy pracodawcy muszą zdigitalizować posiadane zasoby pracownicze? Co się stanie, gdy w określonym czasie tego nie zrobią? Co z firmami, które nie zdecydują się na zmianę formy prowadzenia teczek?