Od 1 stycznia 2019 r. obowiązywać będą nowe zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej. Przede wszystkim pracodawcy będą musieli trzymać ją znacznie krócej. Trzeba ją będzie przechowywać przez okres zatrudnienia pracownika oraz przez 10 lat po jego odejściu. Termin ten będzie liczony od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy zostanie rozwiązany lub wygaśnie.
Czytaj także: Dokumentacja pracownicza - koniec papierowych dokumentów
Pięć razy taniej
To znacząca zmiana. Do końca roku pracodawcy muszą bowiem trzymać akta pracownicze przez 50 lat. Tak długi termin generuje dla nich znaczne koszty. Często wynikają one wynajmowania dodatkowych powierzchni lub korzystania z zewnętrznych archiwów.
Okres przejściowy
Skrócony okres przechowywania dokumentacji pracowniczej będzie można stosować wobec pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. W przypadku osób zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. zastosowanie będą miały dotychczasowe zasady, chyba że pracodawca spełni dodatkowe warunki, tj. przekaże do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych:
- oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW) oraz