Wprowadzenie elektronicznej formy zwolnień lekarskich

Wprowadzeniu elektronicznej formy zwolnień lekarskich przyświecał cel, aby obieg zwolnienia – od momentu wystawienia przez lekarza do przekazania dokumentacji pracodawcy lub do ZUS – odbywał się sprawniej, był bardziej wygodny i ograniczał zbędne formalności. Początkowo zmiany miały obowiązywać wszystkich przedsiębiorców od 1 stycznia 2016 r. Ostatecznie jednak uznano, że do 30 listopada 2018 r. elektroniczne ZLA będzie stanowić alternatywę dla papierowych druków zwolnień lekarskich. Po tym terminie, a więc już od 1 grudnia 2018 r., lekarze nie mogą wydawać zwolnień na papierowych drukach.

Czytaj także: e-ZLA: elektroniczne zwolnienia - zasady

Konieczny profil

Elektroniczne zwolnienia są dużym udogodnieniem dla pracowników, jak i pracodawców. Jednak aby korzystać z tego w pełni, należy założyć profil na Platformie Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS). Obowiązkowo muszą go mieć pracodawcy (płatnicy składek), którzy zatrudniają więcej niż 5 osób.

Istotne jest, że zwolnienie lekarskie – poza tym, że jest dowodem usprawiedliwiającym nieobecność w pracy – stanowi również podstawę do wypłaty świadczeń chorobowych. Do 30 listopada 2018 r. ubezpieczony miał obowiązek dostarczyć papierowe zaświadczenie lekarskie nie później niż w ciągu 7 dni od daty jego otrzymania. Gdy nie dotrzymał tego terminu, zasiłek chorobowy lub opiekuńczy ulegał obniżeniu o 25 proc. za okres od ósmego dnia orzeczonej niezdolności do pracy do dnia, w którym zaświadczenie zostało dostarczone. Wyjątkiem była sytuacja, gdy pracownik nie dostarczył zwolnienia w terminie z przyczyn od siebie niezależnych.

Wprowadzone elektroniczne zwolnienia lekarskie odciążą pracowników od obowiązku dostarczania zwolnień pracodawcom. Informacja o wystawionym przez lekarza e-ZLA niemal natychmiast trafi na elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS. Płatnik otrzyma ją na profilu informacyjnym najpóźniej następnego dnia. Wszystko to oczywiście pod warunkiem, że pracodawca posiada profil na PUE ZUS.

Termin już nieważny

W przypadku, gdy firma nie ma takiego profilu (a także na każde życzenie pacjenta), lekarz ma obowiązek sporządzić i przekazać pacjentowi wydruk wystawionego e-ZLA, opatrzony podpisem i pieczątką. W takiej sytuacji pracownik w dalszym ciągu ma obowiązek dostarczyć wydruk zwolnienia pracodawcy.

Jednak z tytułu niedostarczenia pracodawcy wydanego przez lekarza wydruku zaświadczenia lekarskiego w ciągu 7 dni pracownikowi nie grozi już obniżenie wysokości przysługującego mu zasiłku. Zasady dotyczące obniżenia zasiłku chorobowego – uregulowane w art. 62 ustawy zasiłkowej w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2015 r. – nie mają bowiem zastosowania zarówno do wydruku zaświadczenia lekarskiego e-ZLA wystawionego w formie dokumentu elektronicznego, jak i do zaświadczenia wystawionego na formularzu wydrukowanym z systemu teleinformatycznego.

Organizacja pracy...

Dla pracodawcy wymierną korzyścią, jaka płynie z natychmiastowego uzyskania informacji o niezdolności do pracy oraz o długości nieobecności pracownika, jest możliwość podjęcia szybszej reakcji w celu zapewnienia normalnego toku pracy. Powiadomienia o wystawionym przez lekarza zwolnieniu lekarskim pracodawca może otrzymywać nawet przez SMS lub drogą mailową – w zależności od wybranych ustawień na PUE.

... i kontrola

Natychmiastowe uzyskanie wiadomości o wystawionym zwolnieniu lekarskim pozwala również na jego szybszą weryfikację. System udostępniony przez ZUS umożliwia błyskawiczne złożenie wniosku o skontrolowanie zasadności i prawidłowości wykorzystania e-ZLA przez pracownika. Można przypuszczać, że w pierwszej kolejności kontrolom będą podlegać krótkie zwolnienia, które dotychczas pracownicy często dostarczali z opóźnieniem, co utrudniało lub wręcz uniemożliwiało kontrole i pociągnięcie nieuczciwych pracowników (oraz lekarzy) do odpowiedzialności. ?

Zdaniem autorki

Monika Politowska-Bar, adwokat w kancelarii Chajec, Don-Siemion & Żyto

Pracodawca może udzielić uprawnienia do korzystania z firmowego profilu PUE kilku osobom. W takim przypadku powinien jednak zwrócić uwagę na kwestię ochrony danych osobowych pracowników. W systemie udostępnionym przez ZUS nie ma bowiem możliwości wygenerowania różnych poziomów dostępu. Oznacza to, że każda uprawniona przez pracodawcę osoba ma nieograniczony dostęp do danych osób widocznych w systemie. Takim pracownikom należy zatem udzielić szczegółowych upoważnień do przetwarzania tych danych, z których co najmniej część to tzw. szczególne kategorie danych.