Organizacja związkowa ma prawo żądać udzielenia prawie każdej informacji

Prawo domagania się informacji przez organizację związkową zostało uregulowane w art. 28 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (tekst jedn. DzU z 2015 r., poz. 1881 ze zm.). Organizacja związkowa może żądać, a pracodawca ma obowiązek udzielić informacji, które są niezbędne do prowadzenia działalności związkowej. Ustawodawca wskazał, że taki charakter mają przykładowo informacje dotyczące:

1) warunków pracy i zasad wynagradzania,

2) działalności i sytuacji ekonomicznej pracodawcy związanych z zatrudnieniem oraz przewidywanych w tym zakresie zmian,

3) stanu, struktury i przewidywanych zmian zatrudnienia oraz działań mających na celu utrzymanie poziomu zatrudnienia,

4) działań, które mogą powodować istotne zmiany w organizacji pracy lub podstawach zatrudnienia.

Wymienione informacje, jakie pracodawca powinien przekazać organizacji związkowej na jej żądanie, rodzą szereg wątpliwości.

Warunki pracy

Jeśli chodzi o warunki pracy, pojęcie to należy rozumieć szeroko. W konsekwencji trzeba do nich zaliczyć również takie elementy jak środowisko pracy, organizacja pracy, warunki BHP i przeciwpożarowe, wyposażenie zakładu pracy, infrastruktura społeczna w zakładzie, gwarantowana przez pracodawcę dostępność do służby zdrowia, zapewnienie przez pracodawcę dojazdu do pracy, możliwość podnoszenia kwalifikacji i szkoleń, zagadnienia związane z czasem pracy, urlopami czy ochroną trwałości zatrudnienia.

Zasady płacowe

Odnośnie zasad wynagradzania wypowiedział się Sąd Najwyższy w wyroku z 16 lipca 1993 r. (I PZP 28/93). Wskazał, że przez pojęcie „informacji o zasadach wynagradzania" nie można rozumieć tylko informacji o przepisach regulujących kształtowanie wynagrodzeń, które przecież ze swej istoty są jawne i powszechnie dostępne. Informacja o zasadach wynagradzania obejmuje dane o konkretnie występujących w zakładzie pracy zjawiskach gospodarczych, o jego sytuacji finansowej, określonych funduszach, w tym zwłaszcza funduszu płac, czy nawet informacje o wysokości wynagrodzeń określonej grupy zawodowej lub o kształtowaniu się wynagrodzeń na określonych rodzajach stanowisk. Związki zawodowe nie mają natomiast uprawnienia do żądania od pracodawcy udzielenia informacji o wysokości wynagrodzenia pracownika bez jego zgody.

Kondycja firmy

Pod pojęciem działalności i sytuacji ekonomicznej pracodawcy należy z kolei rozumieć całokształt podejmowanych przez pracodawcę działań związanych z prowadzeniem przez niego zakładu pracy, w tym jego sytuację majątkową i finansową, jak też jego pozycję na rynku, na którym działa, wpływającą na sytuację pracowników. Pracodawca jest również zobowiązany do przekazania informacji o zmianach dotyczących jego działalności i sytuacji ekonomicznej. Chodzi o takie zmiany, które potencjalnie mogą mieć wpływ na sytuację pracowników.

Zatrudnienie: stan i plany

Przez stan zatrudnienia należy natomiast rozumieć liczbę osób zatrudnionych zarówno na podstawie umowy o pracę, jak i umów cywilnoprawnych. Ta ostatnia dana ma znaczenie o tyle, że pozwala związkom zawodowym zidentyfikować rzeczywiste potrzeby pracodawcy co do liczby zatrudnionych.

Struktura zatrudnienia odnosi się natomiast do grup zawodowych zatrudnionych przez pracodawcę, podziału pracowników na poszczególne stopnie zaszeregowania, jak też rodzaju umów o pracę, na podstawie których zatrudnieni są pracownicy. W grę mogą wchodzić również dane o strukturze zatrudnienia ze względu na kryterium płci, wieku, wykształcenia lub innych istotnych kryteriów. Pracodawca może być zobowiązany do przekazania informacji o terytorialnej strukturze zatrudnienia, jeśli ma to znaczenie dla sytuacji pracowników.

Przewidywane zmiany zatrudnienia odnoszą się zarówno do planowanego istotnego zwiększenia liczby zatrudnionych, jak i działań skutkujących zmniejszeniem poziomu zatrudnienia. Czasem konieczne może się okazać poinformowanie o zwolnieniach, które nie będą miały przymiotu zwolnień grupowych. Może tak być w przypadku mniejszych pracodawców, w sytuacji rozłożenia procesu zwolnień na okres dłuższy niż 30 dni lub zwolnień, które prowadzą do istotnych zmian w funkcjonowaniu pracodawcy (np. zwolnieniu wszystkich pracowników danego szczebla).

W mojej ocenie pracodawca nie powinien ograniczać się jedynie do podania faktu, iż zmieni się liczba pracowników. Powinien określić choćby przybliżoną liczbę zwalnianych lub zatrudnianych osób, jak też działy lub jednostki wchodzące w struktury pracodawcy, w jakich te zdarzenia będą miały miejsce. Jeśli istotny wpływ na poziom zatrudnienia będzie miała decyzja pracodawcy o nieprzedłużaniu umów zawartych na czas określony, również tę informację powinien przekazać radzie pracowników.

Pracodawca powinien przy tym przekazać informacje obejmujące zarówno fluktuację zatrudnienia w odniesieniu do całości załogi, jak i poszczególnych grup zawodowych.

Zdradzone zamierzenia

Na pracodawcy ciąży również obowiązek informowania związków o działaniach zmierzających do utrzymania poziomu zatrudnienia. W grę mogą tu wchodzić dążenia do zmniejszenia planowanych zwolnień czy przekwalifikowania pracowników. Obowiązkiem informacyjnym mogą być również objęte działania mające na celu jedynie zmniejszenie ryzyka spadku poziomu zatrudnienia. Takimi mogą być organizacja kursów i szkoleń mających podnieść kwalifikacje pracowników.

Wreszcie, pracodawca powinien przekazać – na wniosek związku zawodowego – informacje dotyczące działań, które mogą powodować istotne zmiany w organizacji pracy lub podstawach zatrudnienia. Zmiany organizacji pracy dotyczą zarówno zmian o charakterze strukturalnym, jak i technicznym (np. wprowadzenie nowych urządzeń, technologii czy metod pracy). Są to też przeobrażenia w sposobie wykonywania pracy, np. w zakresie stosowanego systemu pracy, zasad podległości służbowej, wprowadzenie innych niż dotychczasowe godzin rozpoczynania pracy.

Podstawy zatrudnienia odnoszą się zarówno do rodzaju umów o pracę, jakie są zawierane w zakładzie pracy, podstaw zatrudnienia w ramach stosunku pracy, jak i decyzji co do wyboru stosunku pracy lub stosunku cywilnoprawnych jako podstawy zatrudnienia. W mojej ocenie pracodawca powinien poinformować również o podjęciu decyzji o korzystaniu z pracowników tymczasowych lub z pracowników firm zewnętrznych (tzw. outsourcing).

Szeroki zakres

Należy pamiętać, że ustawodawca nie sformułował zamkniętego katalogu informacji, jakie pracodawca ma obowiązek przekazywać związkowi zawodowemu. Organizacja może domagać się również udzielenia innych informacji – jeśli są jej niezbędne do prowadzenia działalności związkowej. Można tu wskazać np. na informacje dotyczące mechanizmów funkcjonowania funduszy zakładowych, mechanizmów regulacji statusu socjalno-bytowego pracowników i emerytów czy informację o pobieraniu przez pracodawcę składki związkowej.

Czytaj także: Od 1 stycznia 2019 związki zawodowe również dla zleceniobiorców i stażystów

Ochrona własnych interesów

Rodzi się pytanie, co z informacjami, które są objęte tajemnicą przedsiębiorstwa?

Sprawa wydaje się jasna, gdy informacje są udzielane w ramach rokowań nad treścią układu zbiorowego pracy. Zgodnie z art. 2414 § 2 kodeksu pracy przedstawiciele związków zawodowych są obowiązani do nieujawniania uzyskanych od pracodawcy informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Brak jest natomiast wyraźnej regulacji uprawniającej pracodawcę do odmowy przekazania czy choćby zakazania ujawniania przez związkowców uzyskanych informacji załodze.

Rozwiązaniem może być zastosowanie, w drodze analogii, rozwiązania przewidzianego w ustawie o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi informacji, która reguluje zasady przekazywania danych będących tajemnicą przedsiębiorstwa radzie pracowników. Oznaczałoby to, że członkowie związku zawodowego byliby zobowiązani do nieujawnienia uzyskanych w związku z pełnioną funkcją, na podstawie art. 28 ustawy o związkach zawodowych, informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, co do których pracodawca zastrzegł obowiązek zachowania ich poufności. Obowiązek nieujawniania uzyskanych informacji istniałby również po zaprzestaniu pełnienia funkcji, lecz nie dłużej niż przez trzy lata.

Analogiczne stosowanie przepisów regulujących udzielanie informacji radzie pracowników pozwoliłoby ponadto pracodawcy, w szczególnie uzasadnionych przypadkach, nie udostępniać związkowi zawodowemu informacji, których ujawnienie mogłoby – według obiektywnych kryteriów – poważnie zakłócić działalność przedsiębiorstwa lub zakładu, których dotyczą, albo narazić je na znaczną szkodę.

Dowolna forma

Ustawa o związkach zawodowych nie wskazuje, w jakiej formie organizacja związkowa powinna wystąpić z wnioskiem o udzielnie informacji. Należy więc dopuścić zarówno formę pisemną, jak i ustną. W tej samej formie pracodawca może udzielić odpowiedzi. Pierwszeństwo należy dać jednak tej, która została wskazana przez wnioskującego.

Moim zdaniem, mimo że w większości sytuacji rzeczywiście forma pisemna jest najwłaściwsza, nie można wykluczyć sytuacji, gdy lepszym rozwiązaniem będzie wykorzystanie innego trybu przekazywania informacji – np. wówczas, kiedy konieczne jest ich szybkie udzielenie, praktyczniejsze może być ustne przekazanie potrzebnych informacji.

30 dni na odpowiedź

Znowelizowane przepisy wskazują termin, w jakim pracodawca powinien przekazać informacje – jest do tego zobowiązany w ciągu 30 dni od dnia otrzymania wniosku. Przekroczenie tego terminu przez pracodawcę może być uznane za utrudnianie wykonywania działalności związkowej. To zaś jest sankcjonowane karą grzywny lub karą ograniczenia wolności.

— Marcin Wujczyk