Od 1 stycznia 2019 r. wprowadzony został nowy sposób podziału akt osobowych. Do tej pory akta pracownicze składały się z trzech części, tj. A, B i C. Rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369) wprowadziło nową część D.
Zmieniony podział
W paragrafie 3 rozporządzenia w sposób precyzyjny i szczegółowy wyliczono, co powinno znaleźć się w poszczególnych częściach. W części A należy przechowywać dokumenty rekrutacyjne kandydata do pracy, np. jego badania wstępne, okresowe z poprzedniego miejsca zatrudnienia. Część B ma stanowić zbiór dokumentów związanych z przebiegiem zatrudnienia pracownika. Chodzi m.in. o umowę o pracę, aneksy do niej, oświadczenie pracownika, że zapoznał się z regulaminem pracy, potwierdzenie poinformowania pracownika o warunkach zatrudnienia, dokumenty związane z przyznaniem podwładnemu nagrody lub wyróżnienia, umowę o zakazie konkurencji w trakcie trwania stosunku pracy (jeśli strony taką zawarły). W części C należy gromadzić dokumenty dotyczące zakończenia stosunku pracy, np. kopię świadectwa pracy, umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy (jeśli została zawarta). Z kolei w nowej części D powinna się znaleźć dokumentacja dotycząca ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary.
Czytaj także: Akta pracownicze - zmiany od 2019 roku
Porządek musi być
Tak jak do tej pory, akta osobowe powinny być prowadzone w sposób chronologiczny, a strony mają być ponumerowane. Do poszczególnych części można tworzyć dalsze foldery, nazywane np. C1, C 2, C 3 itd.
Jeśli chodzi o układ akt, to pracodawca decyduje, jak każda z części będzie urządzona. W zakresie technicznego zorganizowania teczek pracowniczych rozporządzenie nie zawiera bowiem żadnych wymogów, pozostawiając pracodawcy swobodę.