Błędy w aktach osobowych pracowników - jakie grożą kary

Wykroczeniem jest jedynie nieprowadzenie akt osobowych. Pracodawcy, który je prowadzi, nie grozi kara, chyba że robi to wyjątkowo niedbale, co jest równoznaczne z ich brakiem.

Publikacja: 21.03.2019 06:00

Błędy w aktach osobowych pracowników - jakie grożą kary

Foto: Fotolia.com

Od 1 stycznia 2019 r. wprowadzony został nowy sposób podziału akt osobowych. Do tej pory akta pracownicze składały się z trzech części, tj. A, B i C. Rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369) wprowadziło nową część D.

Zmieniony podział

W paragrafie 3 rozporządzenia w sposób precyzyjny i szczegółowy wyliczono, co powinno znaleźć się w poszczególnych częściach. W części A należy przechowywać dokumenty rekrutacyjne kandydata do pracy, np. jego badania wstępne, okresowe z poprzedniego miejsca zatrudnienia. Część B ma stanowić zbiór dokumentów związanych z przebiegiem zatrudnienia pracownika. Chodzi m.in. o umowę o pracę, aneksy do niej, oświadczenie pracownika, że zapoznał się z regulaminem pracy, potwierdzenie poinformowania pracownika o warunkach zatrudnienia, dokumenty związane z przyznaniem podwładnemu nagrody lub wyróżnienia, umowę o zakazie konkurencji w trakcie trwania stosunku pracy (jeśli strony taką zawarły). W części C należy gromadzić dokumenty dotyczące zakończenia stosunku pracy, np. kopię świadectwa pracy, umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy (jeśli została zawarta). Z kolei w nowej części D powinna się znaleźć dokumentacja dotycząca ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary.

Czytaj także: Akta pracownicze - zmiany od 2019 roku

Porządek musi być

Tak jak do tej pory, akta osobowe powinny być prowadzone w sposób chronologiczny, a strony mają być ponumerowane. Do poszczególnych części można tworzyć dalsze foldery, nazywane np. C1, C 2, C 3 itd.

Jeśli chodzi o układ akt, to pracodawca decyduje, jak każda z części będzie urządzona. W zakresie technicznego zorganizowania teczek pracowniczych rozporządzenie nie zawiera bowiem żadnych wymogów, pozostawiając pracodawcy swobodę.

Nowy dokument – nowe zasady

Zmieniony podział akt osobowych obowiązuje w stosunku do pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. Oznacza to, że dokumentację pracowników zatrudnionych przed tą datą można utrzymać w dotychczasowym kształcie.

Jednocześnie § 21 rozporządzenia wskazuje, że pracodawca może dostosować dotychczasowe teczki pracownicze do nowych przepisów. Jest to jednak możliwość, a nie obowiązek. Niemniej w momencie pojawienia się nowego dokumentu dotyczącego pracownika zatrudnionego przed 1 stycznia 2019 r., w jego aktach osobowych należy taką dokumentację zacząć prowadzić już na nowych zasadach. Dla porządku dokumentacji, najlepiej zaznaczyć moment, od którego zaczyna się prowadzenie akt według zmienionych przepisów.

Kategoria przewinienia

Nasuwa się pytanie o sankcje za nieprowadzenie akt osobowych zgodnie z nowymi wymogami. W tym zakresie kodeks pracy jako wykroczenie traktuje jedynie nieprowadzenie akt osobowych. Wydaje się zatem, że nie obejmuje to nienależytego ich prowadzenia.

W skrajnych sytuacjach, w których akta prowadzone są wyjątkowo niedbale i w sposób jawnie sprzeczny z wymogami określonymi w rozporządzeniu, można jednak mówić o naruszeniu obowiązku prowadzenia akt osobowych. Pracodawca dopuszczający się tego procederu powinien liczyć się z tym, że może zostać ukarany grzywną w kwocie od 1 tys. zł do 30 tys. zł.

Klaudia Kamińska-Kiempa radca prawny Kraków Rödl & Partner

Wprowadzenie nowej części D, w której znajdą się informacje na temat odpowiedzialności porządkowej pracownika, jest zmianą, którą należy ocenić pozytywnie. Do tej pory dokumenty dotyczące nałożenia na pracownika kary upomnienia czy nagany dołączano do części B akt osobowych. Strony tych akt są numerowane, a po roku nienagannej pracy (lub wcześniej – z inicjatywy pracodawcy lub zakładowej organizacji związkowej) odpis zawiadomienia o ukaraniu miał być usuwany z akt osobowych. Niejednokrotnie pozostawało w nich jednak wolne miejsce po usuniętym dokumencie albo pojawiały się przekreślenia w numeracji stron. Stało to w oczywistej sprzeczności z ideą, by po karze nie zostawał ślad w aktach.

Od 1 stycznia 2019 r. wprowadzony został nowy sposób podziału akt osobowych. Do tej pory akta pracownicze składały się z trzech części, tj. A, B i C. Rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369) wprowadziło nową część D.

Zmieniony podział

Pozostało 92% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Nieruchomości
Trybunał: nabyli działkę bez zgody ministra, umowa nieważna
Materiał Promocyjny
Wykup samochodu z leasingu – co warto wiedzieć?
Praca, Emerytury i renty
Czy każdy górnik może mieć górniczą emeryturę? Ważny wyrok SN
Prawo karne
Kłopoty żony Macieja Wąsika. "To represje"
Sądy i trybunały
Czy frankowicze doczekają się uchwały Sądu Najwyższego?
Materiał Promocyjny
Jak kupić oszczędnościowe obligacje skarbowe? Sposobów jest kilka
Sądy i trybunały
Łukasz Piebiak wraca do sądu. Afera hejterska nadal nierozliczona