Brak pisemnej formy wypowiedzenia a roszczenia z tytułu niezgodnego z prawem rozwiązania umowy

Wypowiedzenie to normalny, zwykły tryb rozwiązania umowy o pracę. Mimo powszechności tej instytucji, nadal w praktyce pracodawcy popełniają wiele błędów, a przygotowanie i wręczenie wypowiedzenia budzi wątpliwości i pytania.

Czytaj także: Porozumienie o rozwiązaniu umowy o pracę nawet sms-em

Okres i staż

Kodeks pracy reguluje okresy wypowiedzenia umowy o pracę, uzależniając ich długość od zakładowego stażu pracy podwładnego. Okresy te wynoszą:

- 2 tygodnie – przy zatrudnieniu krótszym niż pół roku,

- 1 miesiąc – przy zatrudnieniu krótszym niż 3 lata, oraz

- 3 miesiące – gdy zakładowy staż pracy przekracza 3 lata.

Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może jednak nastręczać trudności. Najczęściej można spotkać się z pytaniami o wliczanie okresu próbnego oraz o określenie odpowiedniej długości okresu wypowiedzenia w przypadku wypowiadania umowy na „przełomie" stażu zakładowego uprawniającego pracownika do dłuższego okresu wypowiedzenia.

Przykład 1

Pan Jan był zatrudniony w firmie na okres próbny od 1 maja do 31 lipca 2018 r. Następnie, od 1 sierpnia 2018 r., został zatrudniony na czas określony dwóch lat. W październiku 2018 r. pracodawca podjął decyzję o wypowiedzeniu mu umowy. Z uwagi na to, że okresu próbnego nie wlicza się do stażu zakładowego, od którego zależy długość okresu wypowiedzenia, pana Jana obowiązywał 2-tygodniowy okres wypowiedzenia.

Przykład 2

Pani Maria została zatrudniona 1 lipca 2018 r. na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony. Pracodawca zdecydował się rozwiązać z nią umowę za wypowiedzeniem pod koniec grudnia 2018 r. Zastosowanie dwutygodniowego okresu wypowiedzenia spowoduje, że zakładowy staż pracy pani Marii będzie dłuższy niż 6 miesięcy, więc pracodawca powinien przyjąć jednomiesięczny okres wypowiedzenia. Umowa uległa zatem rozwiązaniu 31 stycznia 2019 r. Gdyby decyzja została podjęta wcześniej (tak, że cały okres wypowiedzenia upłynąłby do 31 grudnia 2018 r.), obowiązujący byłby 2-tygodniowy okres wypowiedzenia.

Okres próbny pomija się licząc zakładowy staż pracy, nawet jeśli pracownik był zatrudniony w takim charakterze kilkakrotnie. Wlicza się natomiast wcześniejsze zakończone umowy o pracę, nawet gdy była między nimi przerwa.

Przykład 3

Pan Zbigniew we wrześniu 2018 r. rozwiązał umowę o pracę i przeszedł na emeryturę. W firmie pracował ponad 10 lat. W listopadzie 2018 r. został ponownie zatrudniony w tym zakładzie na czas określony 12 miesięcy. W styczniu 2019 r. pracodawca postanowił wypowiedzieć mu umowę o pracę. Mimo że umowa trwała niecałe trzy miesiące, pana Zbigniewa obowiązuje trzymiesięczny okres wypowiedzenia. Jego całkowity staż pracy u tego pracodawcy jest bowiem dłuższy niż trzy lata.

Dopuszczalność i odpowiedni tryb

Zanim pracodawca zacznie obliczać okres wypowiedzenia, powinien sprawdzić, czy w ogóle może wypowiedzieć umowę. Wadliwe będzie wypowiedzenie w przypadku pracowników objętych ogólną lub szczególną ochroną trwałości stosunku pracy. Osoby te będą mogły skutecznie dochodzić roszczeń z tytułu nieprawidłowego rozwiązania umowy. Dotyczy to np. pracowników podczas usprawiedliwionej nieobecności w pracy (na zwolnieniu lekarskim, urlopie), kobiet w ciąży, czy też pracowników w wieku przedemerytalnym.

Drugim krokiem, jaki powinien podjąć pracodawca, gdy zdecyduje się na zakończenie stosunku pracy, jest rozważenie rozwiązania umowy za porozumieniem stron. Bywa, że takie wyjście z sytuacji jest łatwiejsze od wypowiedzenia. Czasami warto przygotować oba warianty i w zależności od przebiegu rozmowy i stanowiska pracownika podpisać porozumienie lub wręczyć wypowiedzenie.

W fazie przygotowawczej nie można także zapomnieć o sprawdzeniu właściwego trybu wypowiedzenia. Pod tym pojęciem może się kryć zarówno obowiązek konsultacji wypowiedzenia ze związkiem zawodowym reprezentującym danego pracownika lub konieczność zastosowania przepisów ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (tzw. ustawy o zwolnieniach grupowych). Wbrew pozorom, pracodawca może być bowiem zmuszony do zastosowania niektórych przepisów tej ustawy (np. w zakresie wypłaty odprawy) nawet w sytuacji, gdy zwolnieniu będzie podlegał wyłącznie jeden pracownik.

Brak konsultacji związkowej to z kolei naruszenie procedury, powodujące wadliwość wypowiedzenia i otwierające pracownikowi drogę do roszczeń z tym związanych.

Wymogi formalne

Przystępując do przygotowania samego wypowiedzenia, należy pamiętać o kilku kwestiach, które decydują o tym, że umowa została wypowiedziana zgodnie z prawem.

Przede wszystkim, wypowiedzenie powinno nastąpić na piśmie. Oświadczenie pracodawcy złożone w jakiekolwiek innej formie (ustnie, mailowo) odniesie swój skutek (zapoczątkuje okres wypowiedzenia) od chwili, kiedy pracownik zapozna się z jego treścią. Niemniej będzie ono wadliwe. Brak zachowania właściwej formy skutkuje możliwością dochodzenia przez pracownika roszczeń w związku z niezgodnym z prawem rozwiązaniem umowy.

W przypadku umowy na czas nieokreślony pracodawca powinien wskazać przyczynę wypowiedzenia. Pełni ona dwojaką rolę. Z jednej strony jest wymogiem formalnym samego oświadczenia o wypowiedzeniu, z drugiej – może podlegać ocenie merytorycznej sądu. Pracodawca powinien zatem wskazać rzeczywiste i konkretne (nie pozorne lub wymyślone) powody rozwiązania umowy, w sposób zrozumiały dla pracownika.

Innymi słowy, z wypowiedzenia powinno wynikać, jakie zachowania/braki pracownika spowodowały negatywną ocenę pracodawcy lub jakie inne przyczyny niedotyczące pracownika powodują konieczność rozwiązania umowy (np. likwidacja stanowiska pracy, zmiany organizacyjne).

Należy także wspomnieć, że trzecim „wymiarem" przyczyny wypowiedzenia jest możliwość stosowania wspomnianej ustawy o zwolnieniach grupowych, jeżeli powody rozwiązania umowy nie dotyczą pracownika i sposobu świadczenia przez niego pracy.

Koniecznym elementem wypowiedzenia jest również pouczenie pracownika o prawie odwołania się do sądu pracy. Niedochowanie tego elementu nie skutkuje roszczeniami pracownika z tytułu niezgodnego z prawem wypowiedzenia. Brak pouczenia może być natomiast przesłanką do przywrócenia terminu do złożenia odwołania, jeżeli pracownik mu uchybił.

W związku ze zwolnieniem, pracodawca powinien pamiętać również o rozliczeniu się z pracownikiem z jego należności (np. wynagrodzenie za pracę, ekwiwalent za niewykorzystany urlop, odprawa) lub przysługujących mu uprawnień (np. udzielenie dni na poszukiwanie nowej pracy, udzielenie urlopu). Wszystkie te elementy mogą być objęte treścią porozumienia.