RODO: działalność socjalna oparta po pierwsze na zaufaniu

Pierwszeństwo oświadczeń, pisemne upoważnienia oraz zobowiązania do zachowania tajemnicy – to kwintesencja zmian w ustawie o zfśs.

Publikacja: 05.05.2019 16:50

RODO: działalność socjalna oparta po pierwsze na zaufaniu

Foto: www.sxc.hu

Powszechnie wiadomo, że świadczenia z funduszu oraz ich wysokość uzależniane są od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracowników oraz innych osób uprawnionych. Szczegółowe zasady i warunki przyznawania takich świadczeń określają regulaminy zfśs przyjęte przez pracodawców w uzgodnieniu ze związkami zawodowymi. Zapisy regulaminowe najczęściej wymagają przedłożenia dokumentów potwierdzających zadeklarowaną sytuację socjalną (w tym medycznych, finansowych, zaświadczeń o dochodach, zeznań rocznych, itd.) dla merytorycznego rozpatrzenia wniosku o świadczenie z funduszu. Ich nieprzedłożenie pracodawcy traktują jako brak formalny, skutkujący najczęściej zwrotem wniosku do uzupełnienia.

Czytaj także: Dane wrażliwie mocniej chronione

Głównie oświadczenia

Taka powszechna praktyka będzie wymagała zmiany po nowelizacji pod kątem weryfikacji, czy dotychczas pobierane dokumenty i informacje są niezbędne do potwierdzenia konkretnych okoliczności, od których zależy przyznanie świadczenia i jego wysokość. Nowelizacja przyznaje prymat oświadczeniom pracowników. W każdym przypadku pracodawca może natomiast żądać ich udokumentowania w niezbędnym zakresie. Tym samym, wszyscy pracodawcy prowadzący zfśs powinni zweryfikować obowiązujące u nich regulaminy, a także praktykę prac komisji socjalnych co do sposobu i zakresu gromadzonych danych.

Upoważnienie pracodawcy

Jednocześnie pracodawcy będą musieli zapewnić, aby wszystkie osoby uczestniczące w przyznawaniu świadczeń socjalnych i mające dostęp do informacji o stanie zdrowia wnioskujących / ich rodziny – w szczególności członkowie komisji socjalnej – posiadały pisemne upoważnienie pracodawcy do przetwarzania takich danych (o wątpliwościach związanych z rozumieniem formy pisemnej znajdą zastosowanie wcześniejsze uwagi). Muszą one zawierać zobowiązanie do zachowania przetwarzanych danych w tajemnicy.

Cykliczne czystki

Kolejnym nowym obowiązkiem pracodawców jest konieczność dokonywania regularnych przeglądów – nie rzadziej niż raz w roku – danych osobowych gromadzonych w związku z działalnością socjalną oraz usuwania danych zbędnych. Przy czym nowelizacja dookreśla czas magazynowania danych związanych z zfśs jako okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z funduszu oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń. W niektórych przypadkach może to obejmować okres nawet trzech lat, przyjmując go jako okres przedawnienia roszczeń o świadczenie z funduszu (przykładowo: wyrok Sądu Najwyższego z 10 kwietnia 2013 r., II PK 272/12).

Katarzyna Klimczak Associate w praktyce prawa własności intelektualnej kancelarii Bird & Bird

Zmiany wprowadzone nowelizacją dotkną właściwie każdego pracodawcę. Warto zapoznać się z nowymi przepisami i odpowiednio do nich przygotować tak, aby znaleźć optymalny sposób ich wdrożenia. Potwierdza się zasada, że przetwarzanie danych osobowych nie jest jednorazowym zabiegiem, lecz procesem wymagającym m.in. śledzenia zmian w prawie i ustawicznego dostosowywania procedur przetwarzania tych danych. Pozostaje mieć nadzieję, że te zmiany przyczynią się do zwiększonej ochrony danych osobowych kandydatów do pracy i pracowników, przy jednoczesnym zachowaniu efektywności funkcjonowania miejsc pracy.

Powszechnie wiadomo, że świadczenia z funduszu oraz ich wysokość uzależniane są od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracowników oraz innych osób uprawnionych. Szczegółowe zasady i warunki przyznawania takich świadczeń określają regulaminy zfśs przyjęte przez pracodawców w uzgodnieniu ze związkami zawodowymi. Zapisy regulaminowe najczęściej wymagają przedłożenia dokumentów potwierdzających zadeklarowaną sytuację socjalną (w tym medycznych, finansowych, zaświadczeń o dochodach, zeznań rocznych, itd.) dla merytorycznego rozpatrzenia wniosku o świadczenie z funduszu. Ich nieprzedłożenie pracodawcy traktują jako brak formalny, skutkujący najczęściej zwrotem wniosku do uzupełnienia.

Pozostało 80% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Nieruchomości
Sąd Najwyższy: zasiedzenie działki za miedzą nie dla każdego sąsiada
Praca, Emerytury i renty
Krem z filtrem, walizka i autoresponder – co o urlopie powinien wiedzieć pracownik
Zdrowie
Jak uzyskać pieniądze za błędy medyczne. Odpowiadamy na pytania
Nieruchomości
Większe odległości od działki sąsiada. Jakie zmiany się szykują
Materiał Promocyjny
Mazda CX-5 – wszystko, co dobre, ma swój koniec
Za granicą
Wakacje 2024 z biurem podróży. Jakie mam prawa podczas wyjazdu wakacyjnego?
Materiał Promocyjny
Branża bankowa gorszy okres ma za sobą