Zatrudnienie choćby tylko jednej osoby, nawet na część etatu, zobowiązuje przedsiębiorcę do prowadzenia dokumentacji związanej z powstałym stosunkiem pracy. Jeśli nie wywiąże się on z tego, może zapłacić karę.

[srodtytul]Teczka rekruta[/srodtytul]

Nie tylko zatrudnieni muszą mieć swoje akta osobowe. Dotyczy to także osób, które zapraszane są do firm na rozmowy rekrutacyjne.

Warto pamiętać, że [b]jeśli przyszły pracownik nieproszony przyniesie dokumenty na potwierdzenie swoich umiejętności i osiągnięć, to przedsiębiorca powinien je przyjąć. [/b]Nie powinien także odmówić przyjęcia świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających wcześniejsze zatrudnienie przypadające przed rokiem kalendarzowym, w którym ktoś ubiega się o zatrudnienie, oraz dokumentów uzasadniających szczególne uprawnienia w zakresie stosunku pracy.

Również sami pracodawcy, umawiając się na rozmowę kwalifikacyjną z kandydatami, proszą, aby przynieśli oni m.in.:

- kwestionariusz osobowy, który zawiera dane osobowe, adres, informacje o wykształceniu, zawodzie, specjalnościach, ukończonych kursach, przebiegu zatrudnienia, o dodatkowych uprawnieniach i umiejętnościach,

- świadectwa ukończenia szkół,

- świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia albo inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia (także za granicą),

- dokumenty potwierdzające wymagane kwalifikacje zawodowe.

Autopromocja
CFO Strategy & Innovation Summit 2021

To już IV edycja kongresu dla liderów świata finansów

WEŹ UDZIAŁ

Odpisy i kopie złożonych przez rekrutowaną osobę dokumentów należy przechowywać w aktach osobowych osoby przyjętej do pracy.

[srodtytul]Zawarcie angażu[/srodtytul]

Niestety, rozporządzenie określające zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej nie jest na tyle precyzyjne, aby można było bez wątpliwości stwierdzić, kiedy przedsiębiorca powinien, czy też może, domagać się od zatrudnianej osoby określonych dokumentów. Nie wiadomo na przykład, czy po podpisaniu umowy o pracę czy wcześniej można zażądać wypełnienia kwestionariusza osobowego pracownika, do czego pracodawca ma prawo w przypadkach wymienionych w art. 22[sup]1[/sup] § 2 k.p., a zatem wtedy, gdy danej osobie przysługują szczególne uprawnienia przewidziane w prawie pracy. Wydaje się, że z takim żądaniem należy wystąpić po nawiązaniu stosunku pracy.

Nie ulega natomiast wątpliwości, że przed dopuszczeniem do pracy najważniejsze jest zawarcie umowy o pracę. Należy ją sporządzić co najmniej w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden trzeba doręczyć pracownikowi, natomiast drugi włączyć do jego akt osobowych.

Przed dopuszczeniem pracownika do pracy należy także uzyskać jego pisemne potwierdzenie dotyczące tego, że zapoznał się z:

- treścią regulaminu pracy,

- informacją dla pracownika o normie czasu pracy, częstotliwości wypłat, długości urlopu wypoczynkowego i okresu wypowiedzenia (jeśli nie ma regulaminu, dodatkowo o porze nocnej, miejscu wypłat, potwierdzaniu obecności, usprawiedliwianiu nieobecności),

- przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy,

- zakresem informacji objętych tajemnicą i z wewnętrznym obwieszczeniem o systemie i rozkładzie czasu pracy. Potwierdzenia te muszą potem znaleźć się w tej części akt osobowych pracownika, która dotyczy nawiązania stosunku pracy.

[srodtytul]Co w części A, B, C[/srodtytul]

Akta osobowe muszą być prowadzone oddzielnie dla każdego pracownika, w firmie teczki personalnej podzielonej na trzy części – A, B i C.

[b]W części A[/b] przechowuje się dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się kandydata o pracę.

[b]Część B[/b] jest przeznaczona na dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika. Tu należy przechowywać zarówno umowę o pracę, jak i kopię zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika, uprzednio zarejestrowanego jako osoba bezrobotna; zaświadczenia o szkoleniach BHP; dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, jak również te odnoszące się do powierzenia pracownikowi mienia. Ponadto oświadczenia o wypowiedzeniu pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie, a także orzeczenia lekarskie po badaniach okresowych i kontrolnych.

[b]W części C[/b] pracodawca gromadzi natomiast dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. Muszą tu być przechowywane m.in.: oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, a także kopia wydanego byłemu pracownikowi świadectwa pracy.

[ramka][b]Przykład[/b]

Przedsiębiorca założył teczki personalne swoim podwładnym. Przechowywał w nich wszystkie wymagane dokumenty. Podczas kontroli inspekcji pracy został jednak ukarany. Powodem był bałagan w aktach. W poszczególnych częściach bowiem nie było wykazu znajdujących się w nich dokumentów.

Te z kolei nie były ułożone w porządku chronologicznym. Inspektor pouczył także pracodawcę, że dokumenty te muszą być numerowane. [/ramka]

[srodtytul]Gdy firma ogłosi upadłość[/srodtytul]

Obowiązki pracodawcy nie kończą się w momencie, gdy zlikwiduje on firmę lub ogłosi upadłość. Jeśli którakolwiek z takich sytuacji miałaby miejsce, przedsiębiorca musi przekazać dokumenty pracownicze podmiotowi, który ma uprawnienia do ich archiwizowania. Tylko jemu. Nie może ich oddać np. do działu kadrowego zaprzyjaźnionego przedsiębiorstwa, który prowadzi działalność pokrewną .

Trzeba ponadto zapewnić na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostanie do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji, liczonego od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy (dla dokumentacji osobowej), a od dnia wytworzenia dla dokumentacji płacowej. Pracodawca podlegający wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego lub do ewidencji działalności gospodarczej może złożyć wniosek o przejęcie akt przez archiwum państwowe. Będzie to możliwe, jeśli sąd rejestrowy stwierdzi u przedsiębiorcy niemożność zapewnienia wspomnianych środków. Wcześniej sąd zasięgnie opinii naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla siedziby pracodawcy o jego stanie majątkowym.

[srodtytul]Dane osobowe[/srodtytul]

Prowadzenie zarówno akt osobowych, jak i szeroko pojętej dokumentacji w sprawach pracowniczych, podlega ochronie danych osobowych.[b] Każdy [/b]pracodawca musi odpowiednio zabezpieczyć dane osobowe swojego personelu. Nie każdy może też mieć wgląd do akt osobowych pracownika. Poza pracodawcą i zatrudnionym mają do tego prawo:

- organy nadzoru i kontroli przestrzegania prawa pracy (państwowi i społeczni inspektorzy pracy),

- organy ścigania i wymiaru sprawiedliwości (policja, prokuratura, sądy),

- organy rentowe (ZUS) oraz

- urzędy pracy.

[i]Podstawa prawna:

– art. 22[sup]1[/sup] [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=76037]kodeksu pracy (tekst jedn. DzU z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.)[/link].

– [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=73963]rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.)[/link]

– art. 6 – 7 [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=166335]ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.)[/link] [/i]

[ramka][b]GPP>uwaga [/b]

Pracodawca przechowuje jedynie kopie lub odpisy dokumentów składanych przez kandydatów do pracy. Nie można przetrzymywać oryginałów.[/ramka]