Rozliczenie dofinansowania na ochronę miejsc pracy: jaki urząd pracy, takie zasady

Na konta pracodawców wpłynęły już pierwsze transze środków na ochronę miejsc pracy wypłacane na podstawie art. 15g ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tekst jedn. DzU poz. 374 ze zm.; dalej: tarcza antykryzysowa). Pracodawcy, który wprowadził te rozwiązania – tj. przestój ekonomiczny albo obniżenie wymiaru czasu pracy – przysługuje dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników ze środków Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych na podstawie umowy podpisanej z wojewódzkim urzędem pracy (WUP). Umowa określa m.in. zasady wykorzystania środków oraz wskazuje na obowiązek rozliczenia się z uzyskanych środków po zakończeniu okresu dofinansowania. Wynika z niej również obowiązek informowania WUP o zmianie okoliczności mających wpływ na wysokość wypłaconych świadczeń. Jak się okazuje, wojewódzkie urzędy pracy różnie interpretują te zapisy.

Utrzymanie w zatrudnieniu

Pierwszym zagadnieniem, z którym muszą zmierzyć się pracodawcy, są dwa różne wzory umów funkcjonujących w obrocie prawnym. Pracodawcy, którzy składali wnioski przed 18 kwietnia 2020 r. (data wejścia w życie tzw. tarczy 2.0, tj. ustawy o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS CoV-2, która zmieniła również tarczę antykryzysową), załączali do wniosku wzór umowy z 1 kwietnia. WUP podpisywał z nimi umowę o takiej treści, nawet jeśli do jej zawarcia i do wypłaty środków doszło już po wejściu w życie przepisów tarczy 2.0. Tymczasem 24 kwietnia 2020 r. – w związku z wejściem w życie przepisów tarczy 2.0 – opublikowano nowy wzór umowy.

Jest to o tyle istotne, że zgodnie z brzmieniem przepisów obowiązujących od 1 do 17 kwietnia 2020 r. pracodawca był zobowiązany do utrzymania w zatrudnieniu pracowników objętych dofinansowaniem przez okres dofinansowania oraz równoważny okres po zakończeniu pobierania dofinansowania. Oznaczało to, że pracodawca, który pobierał dofinansowanie przez trzy miesiące, był zobowiązany zatrudniać pracownika przez te trzy miesiące oraz jeszcze kolejne trzy. W tarczy 2.0 zmodyfikowano ten obowiązek w ten sposób, że pracodawca jest zobowiązany zatrudniać pracownika jedynie przez okres dofinansowania. Zgodnie z przepisami przejściowymi, przepis ten stosuje się również do wniosków złożonych przed dniem wejścia w życie tarczy 2.0, a więc pomiędzy 1 a 17 kwietnia 2020 r.

Pracodawcy, którzy podpisali umowę na pierwotnym wzorze, mają więc wątpliwości, czy muszą zatrudniać pracowników objętych dofinansowaniem jedynie przez okres pobierania dofinansowania, czy również po tym czasie.

Tu sytuacja wydaje się być w miarę jasna. Przepisy tarczy antykryzysowej powinny mieć pierwszeństwo przed zapisami umowy. Oznacza to, że wszyscy pracodawcy korzystający ze wsparcia na ochronę miejsc pracy są zobowiązani do zatrudniania pracowników, których wynagrodzenia są objęte dofinansowaniem, jedynie przez okres pobierania środków z FGŚP. Data złożenia wniosku nie ma znaczenia.

Czytaj także:

Koronawirus: wniosek o dofinansowania do wynagrodzeń i składek pracowników - kogo powinien obejmować

Zakres raportowanych zmian

Umowa stanowi w § 3 ust. 2, że beneficjent jest zobowiązany powiadomić WUP o każdej zmianie okoliczności mających wpływ na wysokość wypłacanych świadczeń w terminie 7 dni roboczych od dnia uzyskania informacji o jej wystąpieniu. Czytając ten przepis wprost oznacza to, że pracodawca powinien poinformować urząd o każdej zmianie, która może wpłynąć na wysokość wypłacanych świadczeń. Do takich zmian należą na przykład:

- rozwiązanie umowy z pracownikiem (niezależnie od przyczyny),

- zwolnienie chorobowe pracownika,

- skorzystanie pracownika z zasiłku opiekuńczego,

- nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy, za którą pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia,

- zmiana wysokości wynagrodzenia w stosunku do tej wskazanej we wniosku, itp.

Jak wynika z treści umowy, o każdej takiej zmianie należy poinformować WUP. Tymczasem część urzędów (np. WUP w Poznaniu) stoi na stanowisku, że obowiązek informacyjny nie dotyczy informacji o absencjach z powodu choroby lub rozwiązaniu umów z kilkoma z wielu pracowników objętych wnioskiem czy odwołaniu z przestoju pracowników na część miesiąca. Zgodnie z tym stanowiskiem, takie informacje przedsiębiorca ma przekazać przy rozliczeniu umowy. Zdaniem tych urzędów, wskazany obowiązek dotyczy jedynie takich okoliczności, jak np. rezygnacja z całości kolejnej transzy dofinansowania.

Z kolei na stronach internetowych innych urzędów (np. WUP w Gdańsku albo WUP w Krakowie) można znaleźć informacje, że pracodawca, w terminie 7 dni, powinien poinformować urząd o takich zdarzeniach, jak:

- rozwiązanie stosunku pracy (niezależnie od przyczyny),

- wypowiedzenie umowy o pracę,

- zmiana treści porozumienia zawartego pomiędzy pracodawcą a pracownikami.

Pierwsze stanowisko wydaje się być bardzo praktyczne. Niewykorzystane środki należy zwrócić w terminie 30 dni od zakończenia okresu dofinansowania (i zwrot ten następuje bez odsetek). Składanie wcześniej informacji o każdorazowej zmianie okoliczności wydaje się być zatem nadmiernym obciążeniem zarówno dla pracodawców, jak i urzędników, którzy powinni zweryfikować zarówno tę informację, jak i wysokość kolejnej transzy wsparcia. Szczególnie, że od jednego pracodawcy takich informacji mogłoby wpływać kilka w miesiącu.

Z kolei drugie stanowisko jest o tyle zasadne, że wynika wprost z literalnego brzmienia umowy.

Pracodawca, który chce się prawidłowo wywiązać z obowiązków wynikających z umowy, powinien więc każdorazowo potwierdzić z właściwym urzędem, jakie zmiany ma raportować i kiedy.

Częstotliwość informacji

Kolejnym zagadnieniem, z którym przychodzi mierzyć się pracodawcom, jest częstotliwość składania informacji o prawidłowym wykorzystaniu środków i utrzymaniu w zatrudnieniu osób, których wynagrodzenia zostały dofinansowane, oraz ich zakres.

Zgodnie z umową, pracodawca składa do właściwego WUP – w terminie do 30 dni po upływie okresu dofinansowania – dokumenty potwierdzające prawidłowość wykorzystania środków, które otrzymał na dofinansowanie wynagrodzeń pracowników, potwierdzające zatrudnienie osób, na które pobrał wsparcie.

To kolejne zagadnienie, nad którym głowią się pracodawcy. Nie wiadomo przede wszystkim, jakimi dokumentami potwierdzić prawidłowość wykorzystania środków. Czy należy przedstawić rozliczenie, w którym przedsiębiorca wykaże, ile środków otrzymał, a ile przeznaczył na wynagrodzenia pracowników objętych wnioskiem? Czy wystarczy to zrobić zbiorczo, czy trzeba rozliczyć indywidualnie każdego pracownika? A jeśli pracodawca ma rozliczyć dofinansowanie otrzymane indywidualnie na każdą osobę, to czy robić to w stosunku do każdej transzy otrzymanego wsparcia, czy do całości?

Nie wiadomo również, jak potwierdzić, że nadal zatrudnia się pracownika, którego wynagrodzenie zostało dofinansowane. Czy wystarczy oświadczenie pracodawcy, czy może to pracownik powinien potwierdzić, że ciągle jest zatrudniony w danej firmie?

Te pytania są o tyle istotne, że niektórzy pracodawcy wnioskowali o dofinansowanie wynagrodzeń tylko za jeden miesiąc (kwiecień), a ten już się skończył. 30-dniowy termin na rozliczenie środków liczony od zakończenia okresu dofinansowania minie z końcem maja.