Plan urlopów co do zasady tworzy się na cały rok z góry. Ostatnimi czasy coraz częstsza jest jednak praktyka planowania na krótsze odcinki czasu (np. kwartał). Nie jest już powszechnie akceptowany pogląd, że od momentu ogłoszenia planu urlopów pracownicy mogą rozpocząć wypoczynek bez dodatkowych formalności. Pracodawca może narzucić zatrudnionym dodatkowe wymogi formalne (np. odrębny wniosek urlopowy), które należy spełnić przed udaniem się na wakacje.
Jeżeli szef nie musi (zgodnie z prawem) tworzyć planu urlopów, wolnego udziela ad hoc, „po porozumieniu" z pracownikiem – czyli zasadniczo w drodze indywidualnych wniosków i decyzji urlopowych.
Wakacje – tak, ale później
Nawet prawidłowo zaplanowany lub udzielony urlop nie zawsze musi się odbyć. W przypadku wystąpienia szczególnych potrzeb pracodawcy, może on przesunąć termin przyszłego wolnego, jeżeli spowodowałoby to poważne zakłócenia toku pracy (art. 164 § 2 k.p.). Ocena, czy ten warunek został spełniony, należy do przełożonego. W przypadku zmian będących efektem pandemii, nie będzie to oczywiście trudne do wykazania.
Choroba pracownika stanowi z kolei przesłankę obligatoryjnego przesunięcia wolnego (art. 165 pkt 1 i 2 k.p.). Ku niezadowoleniu zatrudnionych, przestój ekonomiczny nie rodzi tych samych skutków. Jeżeli strony wcześniej uzgodniły udzielenie wolnego, urlop nie ulega przesunięciu, chyba że pracodawca wyrazi na to zgodę.
Przerwany wypoczynek
Przełożony może wezwać do pracy nawet po rozpoczęciu przez pracownika wakacji, pod warunkiem że nie znał przyczyny odwołania w momencie startu urlopu. Aby skutecznie wezwać pracownika do firmy, szef powinien jednoznacznie poinformować go o konieczności powrotu do pracy. Sama aluzja lub wzmianka podczas rozmowy, że pracownik jest potrzebny w firmie, nie wystarczy (zob. wyrok Sądu Najwyższego z 8 marca 2017 r., II PK 26/16).
Osoba przebywająca na urlopie nie ma obowiązku sprawdzania poczty mailowej (również prywatnej). Nie można jej też zobligować do pozostawania w gotowości do pracy (zob. wyrok SN z 23 marca 2017 r., I PK 130/16). Tym samym, przekazanie wiadomości zatrudnionemu może niekiedy rodzić trudności. Jeżeli jednak szefowi uda się nawiązać kontakt, jego oświadczenie jest poleceniem (art. 100 § 1 k.p.), za którego niewykonanie grożą sankcje, w tym niekiedy zwolnienie dyscyplinarne.