Wystarczy, że prezes powie na początek: „Oświadczam, że na dziś, na godzinę X zostało zwołane zwyczajne/nadzwyczajne zgromadzenie wspólników spółki pod firmą Y sp. z o.o. z siedzibą w Z, z następującym porządkiem obrad…” (należy odczytać porządek obrad).
Wstępne czynności techniczne
Prezes zarządu (lub inna osoba otwierająca zgromadzenie) powinien dokonać wstępnych czynności technicznych w celu dopuszczenia do głosowania nad wyborem przewodniczącego i protokolanta zgromadzenia wspólników. Zwykle odbywa się to w sposób zwyczajowy. Jednak w razie sporów między wspólnikami zasadnicze może się okazać, kto obejmie funkcję przewodniczącego i np. dopuści do głosowania nad konkretną uchwałą.
Poprawnym sposobem, choć rzadko stosowanym, jest następujący schemat:
- sprawdzenie obecności przez osobę otwierającą zgromadzenie, np. prezesa zarządu (należy poprosić o dowody osobiste wspólników/pełnomocników oraz odpis z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), jeżeli wspólnikiem jest podmiot wpisany do rejestru, i zarządzić podpisanie tzw. wstępnej listy obecności (są to czynności wstępne zmierzające do prawidłowego wyłonienia przewodniczącego i protokolanta, bo faktycznego dopuszczenia do udziału w zgromadzeniu wspólników dokonuje przewodniczący);
- ocena pełnomocnictwa;
