- Zatrudniony odmówił wykonania polecenia dotyczącego świadczenia pracy w nadgodzinach. Chcę odnotować to zdarzenie i przedstawić je do oceny zwierzchnikowi. Nie wiem jednak, czy mogę sporządzić taki dokument, a jeśli tak, to gdzie mam go umieścić? – pyta kadrowiec.
Do obowiązków przełożonego należy m.in. prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracownika, w tym w szczególności akt osobowych (art. 94 pkt 9a i 9b k.p.). Konkretyzuje je rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286, dalej rozporządzenie). Przewiduje ono m.in., że w części B akt osobowych należy gromadzić dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia (§ 6 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia). Upoważnia to do sporządzania i zbierania notatek służbowych, utrwalających zdarzenia wpływające na ocenę pracy i osoby podwładnego. Nie tylko pod kątem dalszej współpracy, ale też przy podejmowaniu innych decyzji personalnych, w tym przyznawaniu nagród i awansów. Jeśli nie ma przesłanki bezprawności, nie można uznać takiego postępowania za naruszenie dóbr osobistych pracownika (por. wyrok Sądu Najwyższego z 4 czerwca 2002 r., I PKN 249/01).
Przykład
Właściciel warsztatu samochodowego stwierdził niedobór dużej ilości narzędzi. Pewnego dnia pan Maciej, kierownik działu przeglądów, zobaczył, że jeden z podległych mu mechaników, pan Wojciech, chowa do plecaka komplet kluczy i pospiesznie wychodzi z budynku. Wprawdzie nie zdołał go zatrzymać, ale poszedł do działu kadr i opowiedział o tym zdarzeniu. Tam polecono mu sporządzić notatkę służbową, którą następnie umieszczono w aktach osobowych nielojalnego mechanika. Wkrótce właściciel zwolnił pana Wojciecha bez zachowania okresu wypowiedzenia.
Pełny dostęp
Pracodawca powinien poinformować pracownika o sporządzonych notatkach służbowych i umożliwić mu wgląd do jego akt osobowych, aby zapoznał się z pismami. Podwładny nie może jednak żądać ich usunięcia i zniszczenia. To samo dotyczy zaprzestania tworzenia i gromadzenia takiej dokumentacji. Tu decyzja należy wyłącznie do przełożonego. Niedopuszczalne jest jedynie ustanawianie zamkniętego i niedostępnego zbioru tych danych (por. wyrok SN z 10 października 2003 r., I PK 295/02).
Taka dokumentacja może dotyczyć wyłącznie nawiązania stosunku pracy i przebiegu okresu zatrudnienia. Powinna też odnosić się do zdarzeń doniosłych. Niewłaściwe jest więc tworzenie notatek zarówno na okoliczności nieistotne, jak i niezwiązane z ubieganiem się o etat i wykonywaniem obowiązków służbowych. Ponadto nie muszą one dotyczyć tego, co negatywne i zasługujące na potępienie. Równie dobrze impulsem do tego mogą być zachowania, które stanowią wzór do naśladowania.
