Chcąc zastosować wobec podwładnego karę porządkową, szef musi zachować wymogi określające, w jaki sposób i kiedy można pociągnać go do odpowiedzialności porządkowej. Okoliczności te pracodawcy często zaniedbują. W razie wniesienia przez zatrudnionego pozwu do sądu pracy, może to skutkować uchyleniem wymierzonej sankcji.

Przepisy kodeksu pracy regulujące odpowiedzialność porządkową pracowników mają charakter bezwzględnie obowiązujący. Nie można ich  zatem umownie ograniczyć, rozszerzyć ani wyłączyć. Dotyczy to zarówno rodzaju kar wymierzanych pracownikom, jak i zakresu ich stosowania. Kodeksowe kary porządkowe to: upomnienie, nagana oraz kara pieniężna.

Powód reprymendy

Przy czym zgodnie z art. 108 § 1 i 2 k.p. upomnienie i naganę można nałożyć na pracownika tylko za to, że nie przestrzega:

Natomiast kary pieniężnej wolno użyć wyłącznie wtedy, gdy etatowiec:

Wcześniej rozmowa

Zanim pracodawca zastosuje karę porządkową, musi wysłuchać wyjaśnień pracownika (art. 109 § 2 k.p.). Przepisy nie określają jednak, w jaki sposób ma on je złożyć. Wolno więc przyjąć je w dowolnej postaci, ale ze względów dowodowych najkorzystniejsza byłaby tu forma pisemna, np. sporządzenie protokołu z ustnego złożenia wyjaśnień przez pracownika opatrzonego podpisem jego i pracodawcy. Pozwoli to w przyszłości uniknąć zarzutów co do dokonania tej czynności.

Wysłuchanie powinno wyglądać w ten sposób, że szef najpierw przedstawia pracownikowi zamiar i przyczyny wymierzenia mu kary, a ten przedstawia swoje racje i ustosunkowuje się do podanego mu zamiaru. Wysłuchanie etatowca to konieczny warunek skuteczności wymierzenia sankcji porządkowej. Pracodawca musi umożliwić podwładnemu ustne wypowiedzenie się. Nie może więc ograniczać tego uprawnienia, nakazując mu złożenie wyjaśnień na piśmie. Wskazywał na to Sąd Najwyższy w uzasadnieniu wyroku z 16 czerwca 1999 r. (I PKN 114/99).

Do kiedy wymierzyć

Kodeks ustanawia maksymalne okresy, po upływie których kary nie da rady już skutecznie nałożyć. Wynoszą one: 2 tygodnie od daty uzyskania przez pracodawcę wiadomości o naruszeniu obowiązków pracowniczych oraz 3 miesiące od dnia naruszenia tych obowiązków (art. 109 § 1 k.p.). Przy czym jeżeli pracownik nie może być wysłuchany, bo jest nieobecny w pracy, to 2-tygodniowy termin nie rozpoczyna się, a rozpoczęty zawiesza się do dnia, kiedy stawi się w firmie (art. 109 § 2 i 3 k.p.). Okresy, w których wolno wymierzyć sankcje, powinny być rozpatrywane odrębnie. Jeżeli zatem od otrzymania przez szefa wiadomości o naruszeniu przez etatowca obowiązków, uzasadniającym nałożenie kary, upłynęły ponad 2 tygodnie, nie można jej już zastosować, mimo że od dopuszczenia się tego uchybienia nie minęły jeszcze 3 miesiące. Kary nie wolno też zastosować, gdy od przewinienia pracownika minęły 3 miesiące, choć szef  dowiedział się o tym np. dopiero przed 4 dniami.

Konieczne zawiadomienie

Pracodawca jest zobowiązany zawiadomić pracownika o ukaraniu go. Powinno to nastąpić na piśmie, a odpis tego dokumentu należy umieścić w aktach osobowych etatowca. Pismo zawiadamiające ma zawierać:

Jeśli szef nie zawiadomi pracownika o zastosowanej karze porządkowej lub powiadomi go bez zachowania formy pisemnej (np. poprzez wezwanie i ustne poinformowanie), to decyzja jest wadliwa. Istotne jest jednak, że wymóg zachowania postaci pisemnej dotyczy tylko zawiadomienia o udzieleniu kary porządkowej, a nie samego jej nałożenia. Tak wskazał SN w wyroku z 21 maja 1999 r. (I PKN 70/99).

Autopromocja
Specjalna oferta letnia

Pełen dostęp do treści "Rzeczpospolitej" za 5,90 zł/miesiąc

KUP TERAZ

Autor jest sędzią Sądu Okręgowego w Kielcach