- Po lekturze artykułu „Dokumentów trzeba poszukać w szufladach i u byłych pracodawców" (Prawo i Praktyka z 11 lutego 2013 r.) proszę o radę. W latach 80-tych ubiegłego wieku pracowałem przez 4 lata w jednym z urzędów centralnych. Potem na długie lata wyjechałem za granicę. W międzyczasie moją instytucję zlikwidowano. Próbowałem odnaleźć jakiś jej ślad: w dawnym gmachu, w Internecie, w Archiwum Państwowym Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku. Tam odpowiedziano mi, że nie ma żadnych danych dotyczących losów urzędu. Byli pracodawcy już nie żyją, bądź – przy dzisiejszych zasadach ochrony prywatności – nie ma szans uzyska nia adresu bezpośredniego przełożonego. Do kogo mam zwrócić się o wydanie zaświadczenia niezbęd nego do uzyskania świadczeń emerytalnych?

– pyta czytelnik.

Po ustaleniach okazało się, że papiery pracownicze zlikwidowanego urzędu znajdują się w Archiwum Akt Nowych. Przejmowało ono dokumentację osobową organów administracji ogólnopaństwowej i samorządowej, wymiaru sprawiedliwości, organizacji i zrzeszeń.

Droga do uzyskania tej informacji nie zawsze jest jednak łatwa i nie wszyscy byli zatrudnieni mają tyle szczęścia, co czytelnik.

Państwowe zakłady

Poszukiwania dokumentacji osobowej i płacowej byłego zakładu pracy należy rozpocząć od ustalenia jego pełnej i prawidłowej nazwy oraz adresu, pod którym ostatnio miał siedzibę. Robi się to na podstawie zaświadczeń wystawionych przez zakład, legitymacji ubezpieczeniowej i innych dokumentów wydanych przez pracodawcę. Potem, w zależności od tego, czy był to państwowy zakład, spółka prawa cywilnego lub handlowego, czy np. spółdzielnia mieszkaniowa, należy zwrócić się osobiście lub pisemnie do właściwego archiwum o udzielenie informacji, czy mają dokumentację osobową i płacową byłego zakładu.

Papiery pracowników zlikwidowanych zakładów mógł przejąć:

- następca prawny – np. przedsiębiorstwo powstałe w wyniku zmian organizacyjnych lub przekształceń albo spółka prawa cywilnego, handlowego, która powstała po sprywatyzowaniu przedsiębiorstwa,

- organ założycielski – najczęściej wojewoda,

- organ nadrzędny – np. ministerstwo lub urząd centralny.

Autopromocja
Specjalna oferta letnia

Pełen dostęp do treści "Rzeczpospolitej" za 5,90 zł/miesiąc

KUP TERAZ

Te organy mają obowiązek prawny przejmowania, zabezpieczania i udostępniania dokumentacji pracowniczej po zlikwidowanych lub zniesionych państwowych jednostkach organizacyjnych.

Akta pracownicze mógł też przekazać syndyk lub likwidator, na którym ciąży wymóg zabezpieczenia dokumentacji, do odpłatnego przechowania do Archiwum Państwowego Dokumentacji Osobowej i Płacowej, innego Archiwum Państwowego, Stowarzyszenia Archiwistów Polskich lub od 1994 r. firmie przechowalniczej.

Jeżeli organem założycielskim zlikwidowanego zakładu był minister, informacji, gdzie są jego akta, należy szukać w Archiwum Ministerstwa Gospodarki, adres: Plac Trzech Krzyży 3/5, 00-507 Warszawa, tel. (22) 870-35-38 lub (22) 870-21-96. Ponadto można zwrócić się do Archiwum Akt Nowych, adres: 02-103 Warszawa, ul. Hankiewicza 1, e-mail: sekretariat@aan.gov.pl, tel. (22) 589 31 18. Gromadzi ono m.in. dokumenty administracji ogólnopaństwowej i samorządowej, wymiaru sprawiedliwości, byłych zjednoczeń, organizacji i zrzeszeń. Materiały archiwalne przechowywane w Archiwum Akt Nowych udostępnia się nieodpłatnie i wyłącznie w Pracowni Naukowej oraz Czytelni Materiałów Audiowizualnych Archiwum, tel. (22) 589 31 19.

Gdy organem założycielskim był wojewoda, dokumentacja zlikwidowanego zakładu powinna trafić do archiwów przejściowych przy byłych urzędach wojewódzkich. Ich adresami dysponuje Centralny Ośrodek Informacji Archiwalnej Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, ul. Długa 6, 00-950 Warszawa, tel. (22) 831 32 06, ndap@archiwa.gov.pl. Nie ma jednak żadnej dokumentacji pracowniczej. Może natomiast poinformować o miejscu przechowania akt niektórych zlikwidowanych zakładów.

Ponadto w byłych województwach, według podziału obowiązującego do końca 1998 r., wojewodowie utworzyli archiwa gromadzące teczki pracownicze zlikwidowanych przedsiębiorstw, tzw. rotacyjne. Informacji o adresach, telefonach można szukać na stronach internetowych odpowiednich urzędów wojewódzkich, a także zwrócić się o to do urzędu wojewody.

Jeżeli zlikwidowany zakład był przedsiębiorstwem państwowym, dawny pracownik powinien domagać się wydania dokumentacji płacowej od jego następcy prawnego, tj. utworzonej w wyniku przekształcenia spółki skarbu państwa, spółki prawa cywilnego lub handlowego, które powstały po sprywatyzowaniu przedsiębiorstwa.

Spółki z o.o., prawa cywilnego lub handlowego i firmy prywatne

Likwidowane spółki z o.o., spółki prawa cywilnego i handlowego we własnym zakresie muszą chronić dokumentację pracowniczą. Niektóre przekazały ją do dalszego, odpłatnego przechowywania firmom zajmującym się takimi usługami.

O dokumentację pracowniczą ma także dbać likwidator spółki. Danych o tym, kto był likwidatorem, należy szukać we właściwych terytorialnie rejestrach sądowych, a przy firmach prywatnych – informacje o byłym właścicielu powinny być w rejestrach właściwych terytorialnie sądów gospodarczych lub właściwych wydziałach organów administracji państwowej.

O miejscu przechowywania akt zlikwidowanego przedsiębiorstwa prywatnego, państwowego lub spółdzielczego, likwidator jednostki lub syndyk masy upadłościowej informuje właściwy terytorialnie sąd rejonowy lub inny organ prowadzący rejestr działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy.

Jeżeli był to prywatny zakład, należy dotrzeć do jego właściciela, który być może sam przechowuje dokumentację pracowniczą. Tu należy skontaktować się z właściwym terytorialnie urzędem gminy lub dzielnicy, prowadzącym rejestr ewidencji działalności gospodarczej osób fizycznych.

Spółdzielnie mieszkaniowe

Ich likwidatorzy mieli obowiązek przekazania dokumentacji pracowniczej związkowi rewizyjnemu, w którym te spółdzielnie były zrzeszone, lub jeśli nie ma takiego związku – Krajowej Radzie Spółdzielczej, ul. Jasna 1, 00-013 Warszawa, tel. centrala (22) 596 43 00, sekretariat tel. (22) 827 13 16, e-mail: krs@krs.org.pl. Archiwum KRS mieści się przy ul. Nocznickiego 29 w Warszawie, tel. (22) 835 12 60.

Akta pracownicze mogły też trafić na przechowanie do spółdzielni albo organizacji spółdzielczej wskazanej przez Krajową Radę Spółdzielczą lub do Stowarzyszenia Archiwistów Polskich.

Spółdzielnie pracy

O informację na temat miejsca przechowania dokumentacji załogi zlikwidowanej każdego rodzaju spółdzielni pracy można zwrócić się do Związku Lustracyjnego Spółdzielni Pracy w Warszawie ul. Żurawia 47, 00-680 Warszawa, tel. (22) 628 27 63, e-mail: sekretariat@zlsp.org.pl. Adres Centralnego Archiwum Spółdzielczości Pracy w Krakowie ul. Skośna 16, 30-383 Kraków, tel. (12) 262-01-79. Adresy i telefony kilku terenowych składnic akt znajdują się na stronie internetowej ZLSP.

Państwowe gospodarstwa rolne

Dokumentację osobową i płacową pracowników byłych państwowych przedsiębiorstw gospodarki rolnej, w tym pracowników PGR przejęła i przechowuje Agencja Nieruchomości Rolnych ul. Dolańskiego 2, 00-215 Warszawa, tel. (22) 452-54-00, faks (22) 452-55-91, e-mail: anr@anr.gov.pl. Pisemne wnioski o wydanie potrzebnych zaświadczeń należy kierować bezpośrednio do jej oddziałów terenowych, których adresy znajdują się na stronie internetowej ANR.

Krajowy Rejestr Sądowy

Pisemną informację o losach zlikwidowanego zakładu można też uzyskać w Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego ul. Czerniakowska 100, 00-454 Warszawa, tel. (22) 397 65 15, (22) 397 65 17. Pod tymi numerami telefonów udziela się wyłącznie wiadomości o wydawaniu odpisów, wyciągów i zaświadczeń z rejestru. Nie podaje się natomiast żadnych danych o sprawach toczących się w sądach gospodarczych – wydziałach KRS ani nie udziela porad prawnych.

W tym rejestrze można też dowiedzieć się o tym, kto na mocy decyzji sądu gospodarczego był syndykiem masy upadłości, a także komu zlecił on przejęcie dokumentacji osobowo-płacowej załogi zlikwidowanego zakładu.

Wykaz sądów z takimi rejestrami zamieszcza strona internetowa Ministerstwa Sprawiedliwości (www.ms.gov.pl).

Archiwum wojskowe

Osoby, które mają okresy czynnej służby w wojsku lub zastępczej służby wojskowej, mogą udowodnić okres jej pełnienia wpisem w książeczce wojskowej. Mają też prawo wystąpić o potwierdzenie okresu służby do Wojskowej Komendy Uzupełnień (dawniej WKR). Natomiast ci, którzy mają okresy służby w wojsku, w tym także zawodowej, mogą zgłosić się po dokumenty do Centralnego Archiwum Wojskowego (00-910 Warszawa, ul. Czerwonych Beretów 124). Więcej informacji na stronie www.caw.wp.mil.pl.

ZUS potwierdzi opłacanie składek

Jednym ze sposobów uzyskania danych niezbędnych do uzyskania świadczeń emerytalno-rentowych jest kontakt z ZUS. Na podstawie własnej dokumentacji (deklaracji rozliczeniowych, protokołów z kontroli lub kopii decyzji o podleganiu lub niepodleganiu ubezpieczeniu) potwierdzi on okresy podlegania ubezpieczeniu społecznemu oraz okresy opłacania składek społecznych i wysokość podstawy ich wymiaru osobom, które przed 1 stycznia 1999 r. były imiennie zgłoszone do ubezpieczenia społecznego.

Jednostka organizacyjna ZUS – właściwa ze względu na miejsce wykonywania pracy (siedzibę firmy) – ma akta tych zakładów, które przed 1999 r. rozliczały składki społeczne za zatrudnionych pracowników w deklaracjach imiennych.

Archiwum w Milanówku

Od 1 lipca 2004 r. istnieje Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku pod Warszawą. Do niego mogą zgłaszać się byli pracownicy zlikwidowanych firm i instytucji poszukujący dokumentów do celów emerytalnych i rentowych. Placówka ta administruje ogólnopolską internetową bazą danych o miejscach przechowania dokumentacji osobowej i płacowej.

Pytania o zgromadzone zasoby można kierować osobiście, listownie, faksem, telefonicznie oraz e-mailem. Na stronie internetowej archiwum (www.apdop.gov.pl).

znajduje się formularz zgłoszeniowy z pytaniami, jakie dane są konieczne do rozpoczęcia poszukiwań. Należy podać m.in. pełną nazwę zakładu z adresem, okresem zatrudnienia oraz ewentualnie informację o późniejszych przekształceniach własnościowych.

Osobom szukającym dokumentów do celów emerytalno-rentowych informacji udziela Oddział Informacji i Zasobu Archiwum, 05-822 Milanówek, ul. Stefana Okrzei 1, tel. (22) 724 78 72, e-mail: udostępnianie@.apdop.gov.pl.

8 tys. pozycji w bazie danych

Na podstawie danych przekazanych przez archiwa państwowe, urzędy wojewódzkie, ministerstwa oraz inne urzędy i instytucje centralne ZUS opracował bazę informacyjną wspomagającą poszukiwanie dokumentów zlikwidowanych zakładów. To lista firm z informacją i adresem, gdzie znajdują się ich dokumenty.

W bazie mieści się ponad 8 tys. zlikwidowanych (bądź przekształconych) różnych jednostek organizacyjnych: zakładów pracy, organizacji związkowych i partyjnych, spółdzielni, PGR i innych. Zamieszcza ją internetowa strona ZUS – Baza zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy.