Przy podróży służbowej odbytej za zgodą szefa prywatnym pojazdem pracownika nie obowiązują żadne limity kilometrów. Natomiast wyłączeniem z podstawy wymiaru składek objęta jest cała kwota odpowiadająca iloczynowi przejechanych kilometrów oraz stawki za 1 kilometr, o ile stawka ta nie przekracza maksymalnych wartości.

Musi być zgoda

W pytaniu czytelniczki zabrakło informacji, na jakich zasadach u tego pracodawcy rozliczane są podróże służbowe. Przyjmijmy, że odpowiednie zastosowanie będzie tu miało rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU z 2013 r., poz. 167, dalej rozporządzenie delegacyjne). Zgodnie z jego § 3 ust. 3 na wniosek pracownika szef może zgodzić się na odbycie krajowej lub zagranicznej podróży służbowej samochodem osobowym, motocyklem albo motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.

Gdy pracownik odbywa podróż własnym pojazdem, przysługuje mu zwrot kosztów przejazdu w wysokości odpowiadającej iloczynowi przejechanych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr przebiegu. Rozporządzenie delegacyjne nie wprowadza więc żadnych ograniczeń co do liczby kilometrów, które pracownik przejedzie w delegacji. Może to być 50, jak i 1000 km. Wielkość ta zależy od odległości między startem a miejscem docelowym podróży służbowej. Oczywiście przebieg wykazany przez pracownika w rozliczeniu kosztów delegacji pracodawca powinien sprawdzić i ewentualnie skorygować.

Natomiast wspomniane w pytaniu ograniczenia dotyczą ryczałtów na tzw. jazdy lokalne. Prawo do nich reguluje rozporządzenie ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU nr 27, poz. 271 ze zm.), a nie rozporządzenie delegacyjne. Pracownik z pytania nie odbywa delegacji w zakresie jazd lokalnych, a więc odpowiednio trzeba stosować rozporządzenie delegacyjne, a nie rozporządzenie z 25 marca 2002 r.

Stawki z rozporządzenia

To pracodawca samodzielnie ustala stawki za jeden kilometr przebiegu. Rozporządzenie delegacyjne wprowadza jedynie ich maksymalne wysokości. Nie mogą być one wyższe od tych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 1265 ze zm.), tj. w rozporządzeniu z 25 marca 2002 r. >patrz tabela.

ZUS tylko wyjątkowo

Kwota zwrócona pracownikowi za odbycie podróży pojazdem prywatnym generalnie jest zwolniona z oskładkowania. Wynika to z § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.). Przepis ten wyłącza z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe, a tym samym na pozostałe rodzaje ubezpieczeń, diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika – w tym zwrot kosztów przejazdu. Ale zwolnienie to dotyczy tylko kwot określonych w rozporządzeniu delegacyjnym. Jeżeli więc szef ustali stawkę za jeden kilometr przebiegu wyższą od tej w sferze budżetowej, z podstawy wymiaru składek będzie mógł wyłączyć tylko kwotę obliczoną z zastosowaniem maksymalnych stawek z rozporządzenia z 25 marca 2002 r. Od nadwyżki powinien naliczyć i odprowadzić składki na ogólnych zasadach.

Autopromocja
PRENUMERATA 2022

Znacznie więcej o biznesie, finansach oraz prawie

Zaprenumeruj

Przypomnijmy, że prawo do ustalania wewnętrznych przepisów dotyczących zasad rozliczania podróży służbowych przysługuje tylko pracodawcom spoza sfery budżetowej.

Przykład

Z regulaminu wynagradzania w spółce z o.o. wynika, że pracownikowi, który za zgodą pracodawcy odbył podróż służbową autem prywatnym, przysługuje zwrot kosztów przejazdu liczonych z zastosowaniem stawki wynoszącej 1 zł za 1 km przebiegu – bez względu na pojemność silnika. W grudniu taką podróż odbył własną toyotą o pojemności silnika 1800 cm3 pan Janusz. Z przedłożonego pracodawcy rozliczenia wynika, że w celach służbowych pracownik przejechał 765 km. Jako zwrot kosztów przejazdu przysługuje mu więc 765 zł (765 km x 1 zł). Z podstawy wymiaru składek można jednak wyłączyć tylko kwotę wyliczoną zgodnie z rozporządzeniem delegacyjnym, a więc 639,39 zł (765 km x 0,8358 zł). Różnicę między obu sumami (125,61 zł) należy dodać do pozostałych dochodów pana Janusza i oskładkować na ogólnych zasadach. Jeżeli szef wyłączy z podstawy składek całą wyliczoną kwotę, w przyszłości będzie musiał skorygować ich podstawę, naliczyć i odprowadzić zaległe składki z karnymi odsetkami oraz skorygować dokumenty rozliczeniowe za dany miesiąc.

Inne wydatki

Oprócz popularnej kilometrówki pracownikowi, który odbył podróż służbową prywatnym pojazdem, można zwrócić inne koszty z tym związane, np. opłaty za przejazd płatnymi drogami albo autostradami czy opłaty parkingowe. Takie wydatki też korzystają ze zwolnienia, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego.