Nie bez powodu pracodawcy organizują czasochłonne i kosztowne kilkuetapowe procesy naboru. Rozumieją, że od dobranej kadry zależy dalszy rozwój firmy i warto pozyskać jak najlepiej wykwalifikowane i zaangażowane osoby. Dlatego rekrutacja specjalistyczna jest tym, co za cel stawia sobie większość pracodawców.

Testy i weryfikacja

W czasie naboru kandydatów poddaje się różnym testom. Sprawdza się ich zdolności niezbędne do wykonywania zadań, które mieliby wykonywać. Wiele danych, np. dotychczasowe doświadczenie, edukacja czy umiejętności, osoby te wskazują już w CV czy później w formularzu rekrutacyjnym.

Aby przedstawić się z jak najlepszej strony i dostać wymarzoną pracę, kandydaci posuwają się jednak często do nieuprawnionego podnoszenia posiadanych umiejętności. Niektórzy brną dalej, podają nieprawdziwe informacje o ukończonych studiach czy zdobytym doświadczeniu.

Narzędziem, które pozwala zmniejszyć ryzyko zatrudnienia osoby bez deklarowanych umiejętności czy praktyki, jest background screening. To proces polegający na weryfikacji informacji podanych przez ubiegającego się o pracę. Zarówno sam pracodawca, jeśli ma niezbędne środki i narzędzia, jak i firma zewnętrzna (na podstawie zlecenia pracodawcy) mogą prześwietlić rekrutowaną osobę pod kątem prawdziwości wskazanych przez nią danych.

Podczas weryfikacji najczęściej sprawdza się dotychczasowe zatrudnienie, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, a także posiadane certyfikaty. Często badany jest też czas pracy i zakres zadań ?u poprzednich pracodawców. I to nawet wiele lat wstecz. Ponadto kontrolowane są referencje potencjalnego pracownika. Zdarza się, że weryfikujący prowadzą w tym celu wywiad telefoniczny. Praktykuje się również rozsyłanie pytań do byłych pracodawców, ale są one mniej skuteczne. Nie ma bowiem żadnych gwarancji, że zostaną one w ogóle wypełnione i odesłane.

Przy naborze na wyższe stanowiska normą jest poznawanie opinii o kandydacie wśród konkurentów, współpracowników, analizowanie lat zagranicznej pracy menedżera, sprawdzanie, czy nie był na bakier z prawem. Sporą wiedzę o aplikujących na etat dostarczają też portale społecznościowe, na których szuka się przejawów ich aktywności, informacji o nich, zdjęć. Z wyników przeprowadzonej kontroli sporządza się specjalny raport wskazujący na rezultaty poszukiwań.

Za zgodą i wiedzą

Istotne jest, żeby procedurę background screeningu przeprowadzić za wiedzą i zgodą rekrutowanego. Aprobatę dla podjęcia takich działań przez pracodawcę kandydat do pracy powinien wyrazić na piśmie i nie może być ona dorozumiana. Raz wyrażoną zgodę aplikujący może jednak w każdym czasie cofnąć.

Autopromocja
PRENUMERATA 2022

Znacznie więcej o biznesie, finansach oraz prawie

Zaprenumeruj

Formuła zgody na przetwarzanie danych osobowych powinna stanowić odrębne oświadczenie osoby, której informacje dotyczą. Musi się więc różnić od innych deklaracji i akceptacji. Z jej treści w sposób niebudzący wątpliwości powinno wynikać, w jakim celu, w jakim zakresie i przez kogo dane osobowe będą przetwarzane. Jeżeli pracodawca zamierza zlecić przeprowadzenie weryfikacji firmie zewnętrznej, to jej dane powinny się znaleźć w tym oświadczeniu.

Nielegalne praktyki

Są jednak pracodawcy, którzy sprawdzają kandydatów, ale nie informują ich o tym. Przykładowo dzwonią do poprzedniej firmy pracownika i potwierdzają okres jego zatrudnienia oraz wykonywane zadania czy kontaktują się z uczelnią, którą kończył. W takich wypadkach naruszają przepisy. Zgodnie bowiem z art. 22 1 § 1 k.p. pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

W zakresie nieuregulowanym stosuje się ustawę z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. DzU z 2002 r. nr 101, ?poz. 926 ze zm.). Zgodnie z jej art. 23 ust. 1 pkt 1 wolno zbierać dane, jeśli osoba, której one dotyczą, się na to zgodzi. Zatem jedną z podstawowych przesłanek merytorycznych przetwarzania danych osobowych jest aprobata zainteresowanego, którego informacje dotyczą.

Ochrona danych

Regulacja ta jest pochodną przyznania każdej osobie prawa do ochrony własnych danych osobowych. Wymóg ten można zapewnić wyłącznie poprzez swobodne, nieskrępowane podjęcie decyzji ?i wyrażenie woli w tym zakresie. Kandydatowi należy zatem umożliwić niewymuszone wyrażenie bądź niewyrażenie zgody na podjęcie czynności sprawdzających przez potencjalnego pracodawcę. Niedopuszczalne jest zatem uzależnianie przejścia kandydata do dalszego etapu rekrutacji od tego, czy zgodzi się na przetwarzanie lub weryfikację dodatkowych informacji.

Nie będzie problemu, gdy pracodawca zamierza sprawdzić dane, o których mowa w art. 22 1 k.p. Pojawi się on jednak przy weryfikacji informacji tam niewskazanych. Zgodnie ze stanowiskiem generalnego inspektora danych osobowych, jeśli osoba ubiegająca się o zatrudnienie podaje w CV więcej danych, niż wynika to z przepisów, podstawą prawną do ich przetwarzania przez przyszłego pracodawcę jest zgoda tej osoby (czyli art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych).

Wykryte kłamstwo

Aplikujący na etat musi się liczyć z konsekwencjami kłamstw wykrytych przez pracodawcę przy użyciu background screeningu. Odpowiedzialność, jaką ostatecznie może ponieść kandydat za podanie nieprawdy w trakcie rekrutacji, zależy od jej skutków. Chyba że nie zgodził się na przetwarzanie innych informacji niż wskazane w art. 22 1 k.p., a pracodawca wbrew obowiązkowi sprawdził go pod tym kątem. Działania przyszłego szefa byłyby wtedy bezprawne.

Z całą pewnością kłamstwo, które zostanie wykryte w czasie naboru, przekreślą szansę na zatrudnienie. Natomiast wyjście na jaw krętactwa już po przyjęciu na etat może się stać podstawą wypowiedzenia umowy o pracę. Jego uzasadnieniem będzie zapewne brak kwalifikacji wymaganych na danym stanowisku, jeżeli pracownik skłamał właśnie na ten temat, a dodatkowo utrata zaufania do niego.

Łgarz straci posadę...

Zgodnie z ugruntowanym już stanowiskiem Sądu Najwyższego jest to uzasadniona i wystarczająca przyczyna wypowiedzenia umowy o pracę (wyrok SN z 10 sierpnia 2000 r., I PKN 1/00). Jeżeli chodzi o zwolnienie w tzw. trybie dyscyplinarnym (art. 52 § 1 pkt 1 k.p.), to przepis ten pozwala rozstać się z podwładnym bez wypowiedzenia z jego winy, jeśli naruszył on w sposób ciężki podstawowe obowiązki pracownicze. Natomiast przy kłamstwie w czasie rekrutacji mamy do czynienia z negatywnym zachowaniem kandydata do pracy, a nie pracownika (wyrok SN z 7 kwietnia 1999 r., I PKN 647/98). Jednak niesprostowane kłamstwo udzielone w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej bądź zamieszczone w CV można potraktować jako naruszenie obowiązku dbałości o dobro zakładu i lojalności wobec pracodawcy. To – w zależności od okoliczności konkretnego przypadku – będzie uzasadniało zwolnienie w trybie natychmiastowym.

Przy ocenie, czy zachodzą przesłanki do rozstania z tym, kogo zatrudniono na podstawie podania nieprawidłowych informacji w rekrutacji, znaczenie ma też to, czy szef mógł i starał się zweryfikować informacje przekazane przez kandydata. Nie będą stanowić przyczyny wypowiedzenia okoliczności, które mogły zostać sprawdzone na tym etapie. W szczególności dotyczy to znajomości językowych czy innych weryfikowalnych kompetencji. Mimo takiej możliwości przyszły szef nie dołożył należytej staranności i nie sprawdził informacji ujawnionych przez kandydata w CV.

Pracodawca, który dowiaduje się o kłamstwie zatrudnionej osoby, może niekiedy uchylić się od skutków oświadczenia woli co do zawarcia umowy o pracę na podstawie art. 84 kodeksu cywilnego w zw. z art. 300 k.p. Podana nieprawdziwa informacja musi być jednak na tyle istotna, że gdyby szef nie działał pod wpływem błędu ?i oceniał sprawę rozsądnie, ?nie zawarłby umowy o pracę (błąd istotny). Pracodawca uchylający się od skutków prawnych oświadczenia woli pod wpływem błędu pracownika musi pisemnie przedstawić zawiadomienie o takim fakcie, ale nie później niż przed upływem roku od wykrycia. Po złożeniu tego pisma przyjmuje się, że do zawarcia umowy w ogóle nie doszło.

... a nawet wolność

Jeżeli kandydat posunie się dalej i jego rekrutacyjne kłamstwa będzie chciał uwiarygodnić, np. podrobionym dyplomem ukończenia uczelni, naraża się na grzywnę, a nawet więzienie. Kto w celu użycia za autentyczny podrabia lub przerabia dokument lub takiego dokumentu jako autentycznego używa, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności od trzech miesięcy do pięciu lat. Tak stanowi art. 270 § 1 kodeksu karnego.

Kto natomiast przywłaszcza sobie stanowisko, tytuł lub stopień albo publicznie używa lub nosi odznaczenie, odznakę, strój lub mundur, do których nie ma prawa, naraża się na grzywnę do 1000 zł albo naganę (art. 61 kodeksu wykroczeń).

Autorka jest radcą prawnym w Kancelarii Prawnej Schampera, Dubis, Zając i Wspólnicy sp.k.

Najbardziej skłonni do oszczędnego gospodarowania prawdą

Stosowanie background screeningu sprawdzi się zarówno przy zatrudnieniu specjalistów, kadry kierowniczej, jak i wobec osób angażowanych na niższym szczeblu. Właśnie ta grupa kandydatów na pracowników jest bardziej skłonna do oszczędnego gospodarowania prawdą czy wyolbrzymiania swoich umiejętności, ponieważ liczy na to, że nie zostanie to zweryfikowane. Ostatecznie zakres osób objętych sprawdzeniem będzie zależał od wielkości budżetu, jaki pracodawca może na to przeznaczyć.

Wymierne korzyści

Niewątpliwa zaleta stosowania prześwietlania historii kandydata polega na tym, że unika się negatywnych konsekwencji związanych z zatrudnieniem niewłaściwej osoby oraz skutków zagrażających bezpieczeństwu czy wizerunkowi firmy. Background screening pozwala też wyeliminować nieuczciwość wśród pracowników. Inna korzyść płynąca z takiej weryfikacji to mniej wydatków związanych z nieprawidłową selekcją pracownika i ponowną rekrutacją.