Epidemia koronawirusa przyspieszyła cyfryzację dokumentów pracowniczych. Podstawą są obowiązujące od 2018 r. przepisy przewidujące skrócenie 50-letniego okresu przechowywania archiwów pracowniczych do maksymalnie 10 lat i ich elektronizację.
Konieczność zachowania od kilku miesięcy dystansu społecznego i praca zdalna wymusiły elektroniczny obieg dokumentów w wielu przedsiębiorstwach. Niektóre całkowicie zrezygnowały z papieru.
– Do tej pory wielu przedsiębiorcom brakowało odwagi w pełnej cyfryzacji dokumentów pracowniczych, choć stosowali takie rozwiązania przy zawieraniu kontraktów biznesowych, czy umów z klientami – mówi Małgorzata Kurowska, radca prawny z kancelarii Maruta Wachta. – Są cztery główne przypadki, w których należy stosować dodatkowo płatny kwalifikowany podpis elektroniczny po stronie pracownika. Wyjątki to umowa o zakazie konkurencji, potrącenie z wynagrodzenia, przeniesienie praw autorskich, gdy ustalenia odbiegają od zasad ustawowych, i umowa o odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone. W pozostałych przypadkach wystarczy kwalifikowany podpis elektroniczny po stronie pracodawcy – i wszystkie czynności pomiędzy pracodawcą a pracownikiem, od zatrudnienia do zwolnienia, mogą się odbyć w postaci elektronicznej – dodaje prawniczka.
Nie tylko mailowo, ale także np. na tablecie, na którym pracownicy niekorzystający na co dzień z komputera mogą podpisywać wszystkie dokumenty w godzinach pracy.
Czytaj także: