Jakie więc narzędzia i rozwiązania ma do dyspozycji pracodawca?
Forma elektroniczna
Aby w czasie pandemii doręczyć pracownikowi oświadczenie woli lub zawrzeć umowę o pracę na odległość, najskuteczniejszym rozwiązaniem może się okazać skorzystanie z kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Oświadczenie złożone elektronicznie, które jest opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, spełnia wymóg formy pisemnej na gruncie prawa cywilnego (art. 781 § 1 k.c.). Zgodnie zaś z art. 781 § 2 k.c. oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.
Umowę o pracę można podpisać w ten sposób pod warunkiem, że nowy pracownik również posiada kwalifikowany podpis elektroniczny. Jeśli go nie ma, pozostaje tradycyjna forma pisemna. Można jednak pominąć osobiste spotkanie i przesłać pracownikowi dokumenty do podpisu kurierem z prośbą o odesłanie podpisanych. Nie ma tu takiego zagrożenia, jak przy wypowiadaniu umów, ponieważ data rozpoczęcia obowiązywania umowy o pracę powinna być zawarta w jej treści, a podpisanie dokumentów tylko potwierdza ustalenia stron. Często do podpisu trzeba też doręczyć inne niż umowa o pracę dokumenty payrollowe (kwestionariusz, dane dotyczące członków rodziny itp.).
Przesłanie pracownikowi wypowiedzenia e-mailem lub faksem – jak zostało wspomniane – jest skuteczne, ale wadliwe. Opatrzenie dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez pracodawcę lub osobę przez niego upoważnioną i przesłanie go na służbowy e-mail pracownika jest natomiast równoznaczne ze złożeniem oświadczenia zatrudnionemu w tradycyjnej, pisemnej formie i nie jest opatrzone wadą.
Aby skutecznie doręczyć pracownikowi wypowiedzenie na jego służbowy adres e-mail, należy się upewnić, że w danym dniu jest on aktywny zawodowo (nie jest np. na urlopie, zwolnieniu lekarskim itp.). Jeśli istnieje taka możliwość, pracodawca powinien zaznaczyć prośbę otrzymania powiadomienia o przeczytaniu wiadomości przez adresata. Aby odebrać taki dokument, pracownik nie musi posiadać podpisu elektronicznego.