Jednym z głównych celów nowelizacji z 22 czerwca 2016 r. ustawy Prawo zamówień publicznych była elektronizacja systemu. Ponieważ obecnie zamawiający publiczni w bardzo ograniczonym zakresie korzystają z dobrodziejstw techniki na etapie prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, uznać należy, iż jest to właściwy kierunek zmian.
Unijny ustawodawca wyznacza standardy
Zdaniem autorów unijnych dyrektyw elektroniczne środki komunikacji powinny zagwarantować zwiększenie skuteczności i przejrzystości procesu udzielania zamówień publicznych. Środki te powinny stać się standardowymi środkami komunikacji i wymiany informacji w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego. To dlatego, że jak twierdzą unijny urzędnicy, znacząco zwiększają one możliwość udziału w postępowaniach o udzielenie zamówień na rynku wewnętrznym. W tym celu niezbędne jest przedsięwzięcie i wdrożenie środków, które zagwarantują możliwość posługiwania się elektronicznymi rozwiązaniami na każdym etapie postępowania. Oznacza to, że powinny one umożliwiać przekazywanie ogłoszeń w formie elektronicznej, zagwarantować w pełni elektroniczną komunikację między zamawiającym a wykonawcami oraz zapewnić możliwość składania ofert i wniosków w postaci elektronicznej.
Co istotne – regulacje krajowe winny w tym zakresie wyznaczać obowiązki, a nie uprawnienia dla zamawiających. Elektronizacja jest bowiem obligatoryjna i w takim samym stopniu obowiązywać musi we wszystkich krajach członkowskich.
Jednak, z drugiej strony unijny ustawodawca kładzie duży nacisk na to, aby nowe rozwiązania technologiczne nie generowały dodatkowych barier i utrudnień. Dlatego też środki komunikacji elektronicznej nie mogą być dyskryminujące, muszą być ogólnie dostępne i interoperacyjne z produktami pozostającymi w powszechnym użyciu i które nie ograniczają dostępu wykonawców do postępowania o udzielenie zamówienia. W tym celu zaleca się m. in. standaryzację formatów katalogów, co z jednej strony zagwarantować powinno zwiększenie operacyjności, z drugiej natomiast zmniejszałaby wysiłek ze strony wykonawców.
Jednocześnie dyrektywny unijne zastrzegają, iż obowiązek elektronicznej komunikacji pomiędzy uczestnikami procesu zmierzającego do udzielenia zamówienia publicznego nie może mieć charakteru bezwzględnego. Mogą bowiem zaistnieć wyjątkowe sytuacje, w którym instytucjom zamawiającym należy zezwolić na niestosowanie elektronicznych środków komunikacji, gdy jest to uzasadnione na przykład ochroną szczególnie wrażliwego charakteru informacji.