Pracodawca ma jeszcze szansę wysłać na zaległy urlop, najlepiej po uzgodnieniu jego terminu z pracownikiem. Jeśli nie zrobi tego do 30 września, w razie kontroli Państwowa Inspekcja Pracy ma prawo nałożyć na niego grzywnę.
Graniczna data
W myśl art. 168 kodeksu pracy urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego do końca danego roku należy udzielić pracownikowi najpóźniej do 30 września następnego roku. Tę możliwość wprowadzono od 1 stycznia 2012 r. ustawą z 16 września 2011 r. o redukcji niektórych obowiązków obywateli i przedsiębiorców (DzU z 2011 r. nr 232, poz. 1378), nowelizującą poprzednie brzmienie tego przepisu z kodeksu pracy. Zgodnie z nim pracownik miał obowiązek wybrać urlop za rok poprzedni do końca marca następnego roku. Termin ten często okazywał się za krótki i rodził wiele sporów między pracodawcami i zatrudnionymi, dlatego go wydłużono.
Pracodawca musi udzielić pracownikowi urlopu do końca września nawet wtedy, gdy w danym roku urlop nie był ujęty w planie urlopów ani wcześniej nie uzgodnił jego terminu z pracownikiem.
Do 30 września szef powinien ustalić z podwładnym datę wybrania wakacyjnej zaległości. W praktyce uznaje się, że dla zachowania tego terminu wystarczy rozpocząć urlop tego dnia. Jeżeli jednak pracodawca zgodzi się na rozpoczęcie zaległości po tej dacie, robi to na własne ryzyko. W razie kontroli inspekcji pracy takie działanie może ona uznać za naruszenie prawa, nawet gdy przesunięcie terminu nastąpiło na wyraźną, umotywowaną prośbę pracownika.
Bez zgody pracownika
W praktyce problem pojawia się, gdy pracownik nie chce iść na urlop, choć szef informuje go o tym obowiązku. Kodeks pracy nie przyznaje pracodawcy żadnego środka przymusu. Sytuacja jest o tyle istotna, że za naruszenie obowiązków związanych z wykorzystaniem zaległych urlopów pracodawcy grozi odpowiedzialność.