Wykonywanie pracy zgodnie z ustaloną organizacją i porządkiem jest podstawowym obowiązkiem pracownika. Niewielkie odstępstwa w tym zakresie szef może z nim omówić w nieformalnej rozmowie dyscyplinującej. Natomiast w razie określonych przepisami przewinień porządkowych, może ukarać pracownika upomnieniem, naganą lub karą pieniężną – w zależności od rodzaju naruszenia. Jednak bez względu na to, jakie przewinienie jest podstawą uruchomienia procedury nałożenia kary porządkowej, obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie podwładnemu prawa do obrony. Służy temu tzw. wysłuchanie.

Przepisy nie wskazują bezpośrednio na formę czy formy, w jakich należy przeprowadzić wysłuchanie. Pewne jest tylko to, że musi ono wyprzedzać oficjalne nałożenie kary. Jednak uwzględniając brzmienie słowa „wysłuchanie" należy uznać, iż pracodawca powinien zapewnić warunki, w których pracownik będzie mógł osobiście, ustnie, ustosunkować się do stawianych mu zarzutów. Nie można bowiem mówić o „wysłuchaniu" informacji, która jest przekazywana w formie niepozwalającej na jej odbiór przy pomocy zmysłu słuchu. Wysłuchanie pracownika może nastąpić zarówno w bezpośredniej rozmowie pracownika z szefem „w cztery oczy", ale może to być również rozmowa telefoniczna. Wydaje się, że wysłuchaniem będzie też umożliwienie pracownikowi złożenia wyjaśnień w ramach wideokonferencji.

To, że rolą pracodawcy jest umożliwienie zatrudnionemu złożenia ustnych wyjaśnień, nie oznacza, że pracownik nie może zdecydować się na inną formę ich składania. Przede wszystkim może on w ogóle zrezygnować z prawa do obrony. Jednak ma też prawo skorzystać z alternatywnych form odniesienia się do stawianych mu zarzutów. Może bowiem uznać, że atmosfera podczas bezpośredniej rozmowy w obliczu zagrożenia karą porządkową będzie na tyle stresująca, że nie będzie w stanie w sposób rzeczowy dowodzić swojej niewinności. Dobrym rozwiązaniem może się wówczas okazać złożenie wyjaśnień na piśmie lub drogą elektroniczną. W tym drugim przypadku może to być mail do przełożonego lub osoby wyznaczonej do przeprowadzenia czynności wysłuchania, a nawet sms – jeśli pracownik nie ma zbyt dużo do powiedzenia. Pracownik może też spisać wyjaśnienia odręcznie, zeskanować pismo i przesłać załącznik w mailu.

Ponieważ to na pracodawcy spoczywa obowiązek wysłuchania pracownika, powinien on zadbać o „podkładkę", że podwładny wybrał inną formę składania wyjaśnień, choć mógł to zrobić ustnie. Może to być podpisane przez pracownika oświadczenie o dobrowolnej rezygnacji z bezpośredniej rozmowy z pracodawcą w sprawie stawianych mu zarzutów. Wystarczy również, jeśli zatrudniony uczyni taką wzmiankę, przesyłając swoje wyjaśnienia drogą elektroniczną.

Autor jest prawnikiem, ekspertem prawa pracy