Firma nie może żądać od zatrudnionych informacji na temat ich relacji rodzinnych

Firmy, szczególnie wchodzące w skład zagranicznych koncernów, mają narzucane odgórnie kodeksy etyki i związane z nimi procedury postępowania. W zasadzie te zapisy zwykle są wprowadzane jedynie po przetłumaczeniu na język polski. Tylko nieliczni pracodawcy mają możliwość realnego dopasowania tych zasad do swojej krajowej organizacji. Tymczasem przed przyjęciem takiej procedury warto się zastanowić, czy jej poszczególne postanowienia będą zgodne z polskim prawem. Istotne jest bowiem, żeby nie naruszały nie tylko przepisów kodeksu pracy, ale również zapisów ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. DzU z 2016 r., poz. 922).

Konflikt interesów

Wśród najczęściej spotykanych zasad zapisywanych w kodeksach etyki jest nakaz unikania konfliktów interesów w firmie. Konfliktów pomiędzy dobrem całej firmy a poszczególnych zatrudnionych. Zadaniem pracownika, który dba o interesy pracodawcy, jest bowiem kierowanie się dobrem przedsiębiorstwa przy wykonywanych obowiązkach. Przeciwieństwem jest chęć osiągnięcia osobistych korzyści z wykonywanego zadania.

Z konfliktem interesów mamy do czynienia, gdy finansowe bądź osobiste zależności niewłaściwie wpływają na wykonywanie przez zatrudnionego służbowych zadań. Zasada ta zapisana jest również w przepisach kodeksu pracy. Zgodnie z art. 100 § 2 pkt 4 pracownik jest obowiązany w szczególności dbać o dobro zakładu pracy, chronić jego mienie oraz zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Przepis ten nakazuje właściwe wykonywanie obowiązków polegających na dbaniu o dobre interesy pracodawcy, a co najmniej na unikaniu działań, które w nie godzą, oraz na niewykorzystywaniu pozycji wynikającej z zatrudnienia u pracodawcy dla załatwienia prywatnych interesów (tak też Sąd Najwyższy w wyroku z 5 września 1997 r., I PKN 223/97). Jak z tego wynika, pracownik z mocy ustawy jest obowiązany do lojalnego postępowania względem swojego pracodawcy.

Kwestia priorytetów

Nie ulega wątpliwości, że w niektórych sytuacjach pozostawanie zatrudnionego w bliskich relacjach z innymi pracownikami firmy może skutkować w przyszłości konfliktem interesów, a w konsekwencji negatywnie wpływać na działalność pracodawcy. Dbanie o dobro członków swojej rodziny jest bowiem rzeczą oczywistą i naturalną.

Najczęstszym przykładem w praktyce jest faworyzowanie w pracy swoich krewnych. Przykładowo takim osobom mogą być chętniej przyznawane różnego rodzaju nagrody, premie czy inne dodatki do wynagrodzenia. Istnieje skłonność do ułatwiania, w porównaniu z innymi podwładnymi, rozwoju zawodowego, poprzez finansowanie różnego rodzaju szkoleń, wyjazdów, czy nawet zapewnienie szybszej ścieżki awansu. Zdarza się również, że pomoc spokrewnionego przełożonego skutkuje otrzymywaniem łatwiejszych bądź bardziej intratnych zleceń, ciekawszych projektów. Aby temu zapobiegać, procedury wprowadzane w firmach przewidują konieczność zbierania oświadczeń od zatrudnionych o ich związkach z innymi podwładnymi.

Informacje pod ochroną

Niewątpliwie informacje o relacjach rodzinnych pomiędzy pracownikami stanowią dane osobowe, które podlegają ochronie na podstawie przepisów ustawy o ochronie danych osobowych. Zgodnie z art. 6 ww. ustawy, dane osobowe w jej rozumieniu, to wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Oznacza to, że w powiązaniu z innymi informacjami, jakie ma o podwładnych ich szef, również te dotyczące relacji rodzinnych stanowią dodatkowe dane o każdym z zatrudnionych, pozwalające na ich identyfikację, a tym samym dane osobowe.

Pozyskiwanie, a następnie wykorzystywanie tych informacji przez pracodawcę stanowi przetwarzanie danych osobowych. Zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych, przetwarzaniem danych osobowych są jakiekolwiek operacje na nich wykonywane, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie. Skoro pracodawca miałby najpierw takie informacje o swoich podwładnych zbierać, następnie przechowywać i analizować w celu wyeliminowania konfliktu interesów w firmie, to czynności te – jako wykonywane na danych osobowych – stanowią ich przetwarzanie w rozumieniu ustawy.

Prawo przetwarzania

Jednak nie w każdym przypadku pracodawca jest uprawniony do takiego wykorzystywania danych zatrudnionych u niego osób. Przede wszystkim, aby móc legalnie przetwarzać dane osobowe pracowników, powinien legitymować się przesłanką dopuszczalności ich przetwarzania. Będzie tak np. w przypadku uzyskania od podwładnego na to zgody. Zatrudniający może też wykorzystywać te informacje o pracownikach, których żądanie przez niego jest dozwolone na podstawie przepisów ustawy. W tym przypadku katalog danych, których może się domagać, określa art. 221 k.p. Jest to m.in. imię i nazwisko zatrudnionego, imiona jego rodziców, przebieg jego dotychczasowego zatrudnienia, numer PESEL, ewentualnie inne dane, jeżeli ich podanie jest konieczne dla realizacji uprawnień pracowniczych.

Skoro w tym katalogu brak jest informacji o relacjach pokrewieństwa, to ewentualnie przesłanką dopuszczalności przetwarzania takich danych mogłaby być jedynie zgoda pracownika. Akt wewnątrzkorporacyjny, taki jak kodeks etyki, nie może stanowić samodzielnej podstawy, bez pozyskania zgody podwładnego, do przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych pracowników. Nawet gdyby miało to zagwarantować lepsze funkcjonowanie firmy.

Zgoda nie wystarczy

Co jednak istotne, w relacji zatrudnienia nie zawsze zgoda pracownika powoduje, że szef stanie się uprawniony do wykorzystywania informacji o nim. Warto pamiętać, że przyzwolenie podwładnego na przetwarzanie danych osobowych, w myśl przepisów ustawy o ochronie danych osobowych, może być złożone w każdej formie, nie może być jednak ani domniemane, ani dorozumiane. To oznacza, że zgoda powinna zostać wyartykułowana w sposób wyraźny, a dla możliwości późniejszego wykazania, że rzeczywiście została złożona – najlepiej na piśmie. Równie ważne jest, aby szef mógł legalnie przetwarzać dane swojego podwładnego. Musi być ona także wyrażona w sposób nieskrępowany, swobodny i dobrowolny. W szczególności ta kwestia w stosunku zatrudnienia może już budzić spore wątpliwości.

GIODO, w ślad za orzecznictwem sądów administracyjnych, wyraził stanowisko, że zgoda na przetwarzanie danych osobowych wyrażona przez pracownika na życzenie przełożonego, może naruszać jego prawa i swobodę wyrażenia przez niego woli. Wynika to z tego, że zatrudniony jest zależny od swojego pracodawcy i można się domyślać, że zgodzi się on na wykorzystywanie jego danych tylko dlatego, że będzie się obawiał gorszego traktowania czy utraty pracy.

Brak równowagi w relacjach pomiędzy szefem a podwładnym powoduje, że skuteczność wyrażonej zgody stoi pod znakiem zapytania (tak też: wyrok NSA w Warszawie z 1 grudnia 2009 r., I OSK 249/09). Zatem, zgoda pracownika na przetwarzanie przez firmę jego danych osobowych będzie skuteczna o tyle, o ile rzeczywiście zostanie wyrażona w sposób nieskrępowany, a nie pod presją pracodawcy, czy też z obawy przed poniesieniem przykrych konsekwencji. Koniecznie też jest zapewnienie podwładnemu możliwości odwołania takiej zgody w każdym czasie.

Zakładając więc nawet skuteczność złożonej przez pracownika zgody, przełożony musiałby liczyć się z tym, że jego podwładny swoje przyzwolenie na wykorzystywanie przez szefa danych objętych zgodą, może w każdej chwili odwołać. Pracodawca utraciłby wtedy automatycznie przesłankę do przetwarzania tych danych, a to oznaczałoby, że musiałby je niezwłocznie usunąć i już nie mógłby z tych informacji korzystać.

Adekwatnie do celu

Trzeba też pamiętać, że aby przetwarzanie danych osobowych było legalne, nie wystarczy samo legitymowanie się przez pracodawcę przesłanką dopuszczalności ich przetwarzania, w tym wypadku posiadane pisemnej zgody pracownika. Równie ważne jest to, aby zakres przetwarzania danych był adekwatny i proporcjonalny do celu przetwarzania. Tym samym szef może wykorzystywać tylko te dane podwładnych, które są niezbędne dla osiągnięcia celów zatrudnienia.

W ocenie GIODO uzyskiwanie informacji o relacjach rodzinnych nie jest jednak uzasadnione charakterem stosunku pracy. Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych wyraża przekonanie, że zbieranie przedmiotowych danych nie stanowi właściwego środka do osiągnięcia celu przetwarzania danych (http://www.giodo.gov.pl/348/id_art/2962/j/pl). To oznacza, że uzyskiwanie od zatrudnionych dodatkowych informacji, innych niż wprost dozwolone przepisami prawa, będzie nieproporcjonalne i nieadekwatne do osiągnięcia celu, jakim jest zapewnienie przestrzegania nakazu unikania konfliktu interesów w firmie. Wobec powyższego istotne jest to, że jeśli przestrzeganie wprowadzonej w korporacji zasady unikania konfliktu interesów dałoby się zapewnić w inny sposób niż poprzez zbieranie oświadczeń o związkach pomiędzy podwładnymi, to te metody powinny być stosowane w pierwszej kolejności. Wydaje się, że w tym przypadku innym środkiem do realizacji tego celu może być np. stworzenie przejrzystego systemu premiowania, czytelnej ścieżki awansu uzależnionej od obiektywnych przesłanek, czy też ustalenie obiektywnych zasad wspierania pracowników przy podnoszeniu kwalifikacji zawodowych. ?

Zdaniem autorki

Aleksandra Baranowska-Górecka, radca prawny w Kancelarii Prawnej Schampera, Dubis, Zając (SDZLEGAL SCHINDHELM)

Pracodawca powinien w jak najmniejszym stopniu ingerować w prywatność pracownika, która jest uznawana za jego dobro osobiste. Obowiązek respektowania dóbr osobistych podwładnych nakładają na zatrudniających wprost przepisy kodeksu pracy. Niedostosowanie się przez przełożonego do tego obowiązku może spowodować wystąpienie przeciwko niemu przez zatrudnionego z roszczeniami, również finansowymi. Pracownik mógłby w takiej sytuacji dochodzić od firmy zadośćuczynienia pieniężnego, czy też zasądzenia odpowiedniej sumy pieniężnej na wskazany przez niego cel społeczny.